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RPAとVBAの違いとは?ツール選択の基準を解説!

少子高齢化で人材不足が見込まれる今、対策として業務効率化を検討している企業が増えています。業務効率化の手段として挙げられるのがRPAとVBAです。RPAとVBAはPCでの作業を自動化し業務の効率化を図れるといった同じ特徴を持っていますが、自動化できる範囲など違った点が多くある為、それらを理解し、それぞれに適したシーンによって使い分けることが必要です。
本記事ではRPA・VBAを知らない方や実際にどちらを導入しようか迷っている方に向けて、RPA・VBAとは?といった基本的なことからどっちを使うべきなのかを判断する方法、それぞれに適した業務といった応用まで紹介します。

RPAとは RPAのロボットを表す画像

RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアによるロボット化でホワイトカラーの仕事を効率化する業務自動化技術、またはその業務自動化ツールやソフトウェアロボットそのものを意味します。

「RPA」という言葉は、グローバルでTOP3のベンダーにRPAソフトウェアベンダーであるBluePrism社が初めて使ったと言われています。
日本語でも「RPA(アールピーエー)」と呼ばれ、「AI→人工知能」のような広く使われる訳語はありません。また、ソフトウェア化されたロボットのことをデジタルレイバー(Digital Labor)と呼ぶこともあります。
ロボットというと、人型のロボットなどを思い浮かべる人がいますが、PC内やサーバー内で動くソフトウェアだと考えてください。

18世紀半ば〜19世紀の産業革命以降、職人(ブルーカラー)が手作業で行なっていた業務が産業機械(ロボット)により代替され生産性が向上してきたように、現代ではRPAを用いたホワイトカラー業務の自動化によって生産性の向上が進んでいます。

▼RPAについて詳しくはこちら▼

VBAとはVBAを使う時に必要なキーボード

VBAとは、「Visual Basic for Applications」の略称で、MicrosoftがMS Officeに含まれるアプリケーションソフトの拡張機能で、複雑な処理の自動化などを行うために提供しているプログラミング言語のことです。
VBAでは簡単なプログラミングを行うことができ、実行することでWordやExcelで行う業務を自動化することができます。
VBAとセットでマクロがよく挙げられますが、マクロはコンピューターの操作を自動化する機能そのものを指します。
「マクロは簡単、VBAは難しい」と誤解されることがありますが、「マクロを作成するための手段の1つがVBA」というのが正解です。

RPA・VBA(マクロ)の特徴

RPAとVBAの概要を知ったところで、次にそれぞれの特徴を紹介します。

RPAの特徴(メリット・デメリット)

メリット

デメリット

・ノーコード・ローコードでの開発

・学習のハードルが低い

・扱うシステムの影響を受け安定稼働しない可能性がある

・費用がかかる場合が多い

・参考情報の量が製品によって違いがある

RPAはノーコード/ローコードで開発ができます。ホワイトカラーが普段行っている業務を自動化することができ、人間が行うとミスをしてしまう定型や反復作業を365日24時間、人間よりも早く正確に行ってくれます。
今回比較するVBAと比べ、ローコードで開発できるため学習ハードルが低く、対応できる業務範囲が広いのが特徴です。
しかしRPAは扱うシステムの仕様変更に左右され、安定稼働しない場合があるのでロボットの開発も重要ですが、開発後の保守運用がRPAをうまく導入するキモとなります。

ロボットの典型例として
・基本システムへの情報入力(出力)
・複数のシステムを跨ぐ事務業務の自動化
が挙げられます。

VBA(マクロ)の特徴

メリット

デメリット

・費用が実質無料

・参考情報が豊富

・業務の対応範囲が狭い

・学習のハードルが高い(プログラミング)

VBAは比較的狭い業務範囲、かつExcelを中心としたOfficeソフトの業務自動化に向いています。RPAはシステムの仕様変更がありますが、VBAは言語のアップデートは止まっており、今後も無いと考えられています。
RPAと比べると費用が実質無料、稼働の安定性が高い、処理速度が速いのが特徴です。
しかし、VBAは大規模な開発には向いません。加えて組織的に保守するインセンティブが弱く、極端に言えば、いずれ属人化することを前提として扱うことが無難といえます。

ロボットの典型例として

・大量データの集計
・Outlookメールの一斉作成(送信)
・簡単なWebスクレイピング
が挙げられます。

RPA・VBA(マクロ)が適している業務

RPAに向いている業務

RPAは、大量のデータの処理が必要な業務や転記作業、レポート作業やメールの送信作業といった作業に向いています。
具体的には、人事が社員に入力・提出する勤務表の集計と管理が統一されておらず、各部署の管理表をの作成に工数がかかっているので削減したいといった場合に、提出された勤務表から特定のデータを抽出、Excelの様式に合わせて情報整理と集計を行い、部署毎の管理表の作成までをRPAで解決することができます。
他にもリサーチ作業やチェック作業などがあります。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

VBA(マクロ)に向いている業務

VBAはマイクロソフト製品のみで完結する定型業務が向いています。例えば、Outlookからメールを送信する、決まった請求書を自動発行・印刷、自社の売上を集計しグラフにするなど、大量のデータを扱わない業務に最適です。
またVBAはExcelやマイクロソフト製品があれば追加コストがかからないため、費用を抑えて業務の自動化ができます。

RPAかVBA(マクロ)かを決める判断軸

これまではRPAとVBAの概要・特徴について紹介しました。これまでの内容を踏まえた上で実際どっちを使ったらいいのかと迷う方にRPAを使うべき業務なのか、VBAを使うべき業務なのかを判断する3つの軸を紹介します。残念ながら導入する組織の規模や状況によって左右されるためRPAが良いのか、VBAが良いのかを決める決定的な判断材料はなく、この場合はRPAが良い、ここだけ考えればVBAだといった判断はできません。そこでこれから紹介する3つの軸を元に判断することをおすすめします。

既存/新規

1つ目は既に作成済みのマクロがあるのか否かで判断します。
既存のマクロがある場合、マクロの改修や自動化範囲の拡張の際にマクロが属人化する可能性が高ければ、このタイミングでRPAの移行を検討します。また、まずRPA部分の開発を優先し、マクロを一旦使い続けて段階的にRPAに移行することも可能です。
新規でマクロを作成しようとする場合2つ目、3つ目の判断軸として紹介する業務特性・VBAのスキルで判断します。

業務特性

2つ目は業務範囲がマクロで完結するか否かで判断します。
業務範囲がマクロで完結しない場合、RPAとマクロを合わせてフローをつくることも可能ですが保守コストが上がることに注意が必要です。そのため、まずRPAのみで構築することを検討し、難しい場合にマクロとRPAを組み合わて使う検討をします。
業務範囲が概ねマクロで完結する場合、3つ目の判断軸であるVBAのスキル次第ではありますがマクロでの開発を検討します。

VBAスキル

3つ目は担当部署(担当者)のVBAスキルが高いか否かで判断します。ここでのVBAスキルとは組織的にVBAを保守運用をし続けられることを指します。

担当部署のVBAスキルが高い場合、この場合に限りマクロの活用を積極的に検討します。
担当部署のVBAスキルが高くない場合、簡単なマクロの場合でなければマクロはいつか属人化すると見なし、計画的にRPAに移行することを検討します。

以上3つの判断軸をかけ合わせて、RPAなのかVBAなのかそれぞれの状況に適したものを導入してください。

まとめ

RPAとVBA(マクロ)との違いは理解できたでしょうか?どちらにもメリット・デメリットがあるため本記事を参考にどちらを導入するのかを検討してみてください。
またRPAのデメリットとして挙げられていた仕様変更によって左右され安定稼働しない場合があるということがありましたが、このような課題はサポートサービスを使うことで解決できます。サポートサービスを使うことによってロボットを上手く開発できない、開発できたけど保守運用が上手くできるのかといった不安や課題をなくすことができます。

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