本記事ではRPA導入前に取り組むべきBPR(業務改革)を紹介します。
まずRPAとは「Robotic Prrocess Automation」の略称で、ソフトウェアによるロボット化で日常業務を自動化します。業務を自動化するためにまずはRPA化する業務の選定をおこなわなければなりません。業務改革をせずに既存の業務からRPA化するものを選定し、RPAを導入するということは散らかっていて、段差のある部屋にお掃除ロボットを導入している状態と同じようなものです。この状態を回避するためにBPR(業務改革)はとても重要です。
そんなRPA導入前にやらなくてはならないBPR(業務改革)とは一体どういったものなのでしょうか。
目次
BPR(業務改革)とは
BPRとはBusiness Process Re-engineering(ビジネスプロセス・リエンジニアリング)のことで、現在の社内の業務内容やフロー、戦略、組織の構造などを根本的に見直し、再設計することです。
リエンジニアリングとは再構築するという意味があり、BPRは、現在の業務をよりよくする業務改善とは違い、現在の業務を根本的に見直しビジネスで成功するためのプロセスをつくりあげる業務改革です。
BPR(業務改革)と業務改善の違い
BPR(業務改革)と業務改善は言葉が似ているため違いを明確にできていない方が多いですが、これら2つは業務へのアプローチの仕方が大きく異なります。
BPR(業務改革)の特徴
BPRの特徴として
・業務の抜本的な見直し
・業務の最適化
・デジタルソリューションの積極的な活用
が挙げられます。
業務へのアプローチとしてその業務がそもそもあるべきなのかという根本的なところから始まります。BPRは部分的な改善ではなく、既存ビジネスを根本的に見直し、再構築することを指します。
業務改善の特徴
業務改善の特徴として
・今あるものをより良くする
・業務上に存在する「ムリ・ムダ・ムラ」を省く
・効率化するための施策を検討
が挙げられます。
業務改善は業務改革と違い、その業務はあるべきものとして扱います。既存のフローを部分的に見直すことで既存ビジネスをブラッシュアップします。
BPR(業務改革)と業務改善は上記の違いがあり、BPR(業務改革)は既存ビジネスのプロセスそのものを見直し一気に改善するのに対し、業務改善は部分的に改善し、既存の業務を効率化します。どちらが良いというものではなく、双方の意識して使い分けることが重要です。
BPR（業務改革）時に抑えるべき3つのアプローチ
BPR(業務改革)を行うためには既存の業務を分析する必要があります。分析時には下記3つのアプローチを抑えておきましょう。
根本的
1つ目のアプローチである根本的はなぜその業務をやっているのか？無くなってしまったらなぜ困る？といった「ゼロベース」での問いかけです。
前任者から引き継いだレポート作成業務を毎月多くの時間をかけて作成していたが、社内共有後の反応は特にないのでRPAで自動化する予定を立てていたという場面があったとします。
ここに根本的なアプローチをすると、レポート作成をやめてしまったら誰が困るのか？誰のためにやっているのか？どんな効果があるからやっているのか？といった視点からこの業務は本当に必要なのかどうかを見直します。その結果、現在の社内環境では需要がないことが判明し、対象業務のRPA化検討は一旦停止し、他の優先度の高い業務から開始するといった判断ができます。
抜本的
2つ目のアプローチである抜本的は、決まりだから、慣れているから、といった古くなった要素を思い切って捨てた「客観的な検討」です。
台帳をExcelで作成していて毎回メールの添付ファイルで受け渡し。書き込みや修正頻度が多い時には何往復もし、どれが最新版なのか分かりづらいためRPAでメールの管理を行い楽にしようという場面があったとします。
ここに抜本的なアプローチをすると、どんな目的でやっているのか？今のやり方以外に方法はないのか？他のアプリケーションでもできないのか？といった視点で最適な方法を探します。その結果、関係者が好きなときに入力し、変更点も分かる台帳が必要ということを整理ができたことで、グループウェアを活用することが決定しグループウェアの機能を使って効率化ができたのでRPA対象から外すという判断ができます。
プロセス
3つ目のアプローチであるプロセスは複数の要素をプロセスに取り込んで「新たな価値」を伴うものに変えます。
Aチームでは、発注データリストを作成する業務をRPAにより効率化した。Bチームでは、発注案件に対して検収が済んでいるかいないかをチェックする業務をRPA化により効率化しようとしている場面があったとします。
ここにプロセスからアプローチすると、チームは違うが扱っている案件が同じなのでAチームが使っているロボットを活かしてBチームでも扱っている同じ業務を効率化ができないかを検討します。
その結果Aチームで使っているRPAの機能を拡大させ、一気通貫で稼働できるフローを生み出すことができます。同じ案件にも関わらず、それぞれのチームで業務の効率化の差があるだけでなく同じ作業をそれぞれにRPAで効率化すると重複状態になりロボットが多くなり運用管理や改修管理が難しくなるというデメリットも生まれるのでプロセスの面からのアプローチはとても重要です。
やるべき仕事とやらなく良い仕事を分ける為の業務分析ポイント
BPR(業務改革)では既存のフローを根本的に見直すため、やるべき仕事とやらなくていい仕事を分ける必要があります。今までやっていた仕事の中で排除するものを見つけることは簡単ではありません。まずはやるべき仕事を洗い出し、それ以外の仕事を排除の対象とすることがおすすめです。やるべき仕事を導くためには下記3つのポイントをおさえてください。
１.業務分析担当者だけでなく、上長も含めてAS-IS業務フローをチェックする
AS-IS業務フローはビジネスプロセスを可視化したものです。AS-IS業務フローをチェックすることで目的や他チームでの同一業務の実施など、担当者のみでは気づかないポイントが見えてくることもあります。
２.「その業務をやらない選択は？」を投げかける
まずは周りにその業務をやる必要があるのか？やらない選択はできないのか？という疑問を投げかけ考えてみましょう。引き継ぎの時にはその業務があったから今も行っているなどやらないといけない理由をしっかりと説明できる方は多くないかもしれません。
３．RPAのみに捉われない
RPAで直接的にすべてを解決しようと描かずに、Excel、Access、グループウェア、AIなど、様々なソリューションを活用して解決することを描きましょう。
業務改善に重要なこと
BPR(業務改革)を行うときはゴールを明確化することが重要です。ゴールを明確化せずにBPRを(業務改革)を行うと、分析や検討の段階でなにを中心に進めるべきか曖昧になり業務の見直しが難しくなります。業務改善とは違い部分的に取り組むのではなく根本的な業務の見直しに取り組むので失敗しないためにもゴールを明確にし業務の効率化を図りましょう。
RPAHACKではRPAに関する記事だけではなく本記事のような業務の効率化のために役立つ記事を多数掲載しているのでぜひご覧ください。
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