RPA導入時に知っておきたい！流れやツール選びのコツを徹底解説

「RPAが気になっているけれど、何を調べればよいのかわからない…」というお悩みはありませんか？RPAはきちんと理解して活用すれば多くの恩恵を受けられますが、準備が不十分だとかえって逆効果になってしまいます。

本記事では、RPAの導入を検討している方が「はじめの一歩」として知っておきたい情報をまとめました。

RPAとは

RPAは「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアロボットを用いてホワイトカラーの仕事を効率化する業務自動化技術、またはそのための業務自動化ツールやソフトウェアロボットそのものを指します。比較的新しい言葉で、「AI」と「人工知能」のような対応する日本語はありません。

ただしロボットと言ってもいわゆる人型のものではなく、PCやサーバー内で動くソフトウェアのことをいいます。このソフトウェア化されたロボットのことを「デジタルレイバー（Digital labor）」と呼ぶことがあります。

RPAはルール化された定型業務やルーティン業務を速く正確に行うことに長けており、業務効率化だけでなくヒューマンエラー防止にも効果的です。

18世紀後半の産業革命以降、ブルーカラー（職人）が手作業で行っていた業務の機械化により生産性が向上してきました。現代ではホワイトカラーの業務をRPAで自動化することにより、更なる生産性の向上が進んでいます。

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RPAの3つの分類

引用: https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html

RPAと一口に言っても、実は3つの種類が存在します。それぞれの特徴を見ていきましょう。

分類① RPA（Robotic Process Automation）

狭義の意味でのRPAです。指定したルールに基づいて、定型業務を正確に実行します。アプリケーションの連携も可能で、事務作業や経理処理などに用いられています。

分類② EPA（Enhanced Process Automation）

決められたルールに基づき、自立して動くことができます。データ収集・分析を得意としており、自由記述式アンケートの集計などやや複雑な作業を行えます。

分類③ CA（Cognitive Automation）

狭義のRPAにAIのような機能を持たせたもので、業務の全工程を自動化できます。より複雑な業務に対応しており、データ分析結果を踏まえた経営改善などに用いられています。

RPAと類似ツールとの違い

RPAと似たツールで、ExcelマクロやAI、botを思い浮かべた方は多いのではないでしょうか。RPAとの機能や用途の違いは以下の図の通りです。

このように、主に学習機能の有無・汎用性に違いがあります。RPAは「指示されたことを確実に実行する作業代行システム」と言えるでしょう。

RPAの4つの代表的なメリット

業務を効率化できる

人間が作業をする以上、疲労などによるミスが発生することは避けられません。ミスが発生すると余計に労力が必要になり、本来の業務が圧迫されてしまうでしょう。

一方RPAは、単純な業務を速く正確にこなすことが得意です。ルールに基づいた作業をヒューマンエラーなしで行えるRPAを導入すれば、全体として業務効率の向上が期待できます。

「ずっとやりたかった仕事」「自分にしかできない仕事」に専念できる

定型業務に追われ、「こんなことに取り組んでみたい、けれど時間がない」と諦めていたことはないでしょうか。RPAを導入すれば、日々の単純作業による拘束時間を大幅に削減できます。そのため、これまで後回しになっていた業務や時間の都合で諦めていた業務にゆとりを持って取り組めるようになります。

業務見直しの機会になる

業務を自動化するには、業務フローを確立する必要があります。業務フロー作成を通して現状を細部まで把握・整理することができ、これまで無意識に行っていた非効率的な工程を見つけられるでしょう。そのため、RPA導入をきっかけに業務そのものを見直し、より効率化を図ることができます。

従業員のITリテラシー向上につながる

従業員が日頃からRPAを利用することで、組織の中にIT関係の経験や知識が蓄えられていきます。すると従業員全体のITリテラシー水準も向上し、ITに強い人材の育成につながるでしょう。

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RPAが人気な理由

RPAの注目度は近年急激に高まっていますが、どういった背景があるのでしょうか。単なるトレンドであれば急いで導入する必要はないでしょう。ここではRPAの普及の背景と将来性について解説します。

RPAが普及する2つの背景

RPAの需要が高まっている理由は、主に「少子高齢化による労働力の減少」と「働き方改革の推進」の2つがあります。

少子高齢化による労働力不足

総務省のデータによると、日本の人口は年々減少しています。この流れは将来にわたって続く見込みで、今後は生産年齢人口の減少による労働力不足がさらに深刻化していくでしょう。人材不足の解消にあたり、RPAは非常に大きな助けとなります。

引用: https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h30/html/nd101100.html

働き方改革・DXの推進

長時間労働の解消や生産性向上を掲げる働き方改革の推進にあたり、業務の効率化は大きな課題となっています。RPAを用いれば従業員の負担を軽減でき、働き方を改善できることが普及の主な理由の1つです。

RPAの将来的な見込み

2020年に行われた矢野経済研究所のRPA市場に関する調査によると、2019年度から2020年度にかけてRPA関連サービス・製品の売上合計額は大幅に増加しています。さらに、2023年度の同売上合計額は2019年度の3倍近くになると予測されています。

普及の背景と合わせて考えても、RPAは単なる一過性のトレンドではなく、今後さらに人気が高まるものと考えられます。

参考: https://www.yano.co.jp/press-release/show/press_id/2599

RPA導入の流れ

では、実際にRPAを導入するにはどうすればよいのでしょうか。ステップごとに解説していきます。

①ルール整備など、導入する環境を整える

RPAは突然システム障害が生じることや、システム更新に伴いロボットのメンテナンスが必要になることがあります。迅速に対応できるよう、ガイドラインや対応マニュアルを作成しておきましょう。

またスムーズな導入と運用のため、RPA専門チームを組み、必要に応じてコンサルティングサービスを準備しておくと良いでしょう。

②自動化する業務を洗い出す

RPAを導入する際、むやみに自動化を進めても逆効果になってしまいます。従業員から吸い上げた「自動化したい業務」から「自動化すべき業務」を抽出し、優先順位を決めてから自動化を進めましょう。

自動化すべき業務の3つの条件は

• 簡単で、PCで作業する業務
• 平準化されている業務
• 反復が多い業務

です。以上の3つを踏まえ、適切な業務を選定しましょう。

また、本サイトから無料でダウンロードできる「業務スコアリングシート」では、自動化する業務の選び方についてより詳しく解説しています。ぜひ活用してくださいね。

③導入するRPAツールを選定する

RPAツールは様々なメーカーが提供しており、その機能や操作性は様々です。導入の規模や自動化する業務、価格・サポート体制などを考慮してツールを選定しましょう。

多くのツールは無料トライアルを提供しているため、本格導入前に使用感を確認できます。上手に活用して、本格導入後に「意外と使いづらかった」とならないようにしましょう。

おすすめRPAツールの比較はこちら

④本格的に導入する

準備が整ったらいよいよ本格導入です。まずは小規模な業務をロボットに任せ、効果や使い勝手などを確認しましょう。導入後に規模を拡張することもできるため、まずはスモールスタートから入ることをおすすめします。

また、RPAは導入したら終わりではありません。継続的に効果検証・見直しを行うことで、RPAの恩恵を最大限受けることができます。

RPA導入の4つの注意点

必要なコストをきちんと把握する

RPAの運用には、主に3種類のコストがかかります。これらをきちんと把握し、想定よりもコストが膨らむことのないようにしましょう。

①ライセンス費用

RPAツール本体の価格のことで、数十万円〜数百万円/年とツールによって様々です。メーカーによって月額・年額など契約方式も異なるため、ツール選定時に確認しておきましょう。

②開発費用

RPAツールは購入するだけでは使えず、業務ごとにロボットを開発する必要があります。自社の従業員が開発する「内製」と外部のエンジニアに委託する「外注」の2種類があり、コストにも違いがあります。

③運用・保守費用

ロボットが稼働開始した後も、トラブル発生などでメンテナンスが必要な場面があります。ロボットの運用・保守も外注する場合はコストがかかります。金額は業者によってかなり差がありますが、5,000円/時間 程度を目安とすると良いでしょう。

自動化に囚われすぎない

RPA導入時に「業務を自動化すること」と目的としてしまうと、本来必要のない業務まで自動化してしまい、結果的にRPAの効果が薄れてしまいます。重要なのは、自動化に適する業務と適さない業務を判別することです。あくまでRPAは業務効率化のための手段と捉え、本末転倒にならないよう気をつけましょう。

成果を求めすぎない

導入に人員やコストをかけるほど、RPAの効果を期待してしまいます。しかし最初から大規模な業務自動化を試み、大きな成果を求めると失敗しやすくなります。身近にある小さな業務から自動化を進め、少しずつ応用して規模を拡張していきましょう。

RPA専門家とコミュニケーションを取る

RPAを活用する際、RPAに関する知識を持った人材を確保する必要があります。RPA専門家は「失敗が多い場面」「RPAをより効果的に活用する方法」などをよく理解しているため、積極的にコミュニケーションを取ることでRPA導入成功に繋がります。

RPAの導入事例

ここまで導入の方法やポイントをご紹介してきましたが、RPAは実際どのような場面で活用されているのでしょうか。最後に有名企業の活用事例を参考に見ていきましょう。

株式会社サイバーエージェント

メディア、ゲーム、広告等のインターネット関連事業で存在感を高める株式会社サイバーエージェントは、顧客への新しいサービス提供など、従業員の創造性が必要な業務に集中するため「UiPath」というRPAツールを導入しました。月間9,000時間以上に相当する作業を自動化できた上、24時間365日業務の質を一定に保っています。また当初は自動化に懐疑的だった従業員も、徐々にRPAの恩恵を受け、積極的に自動化を求めるようになりました。

参考: https://www.uipath.com/ja/solutions/case-study/cyberagent

UiPath活用事例について詳しくはこちら

楽天カード株式会社

楽天グループの中で金融サービスの中心となっている楽天カード株式会社は、サービスを効率的に維持するため「WinActor」というRPAツールを導入しました。これまで手作業で行っていた業務を自動化することで、作業時間を導入前の1/4に短縮することに成功しました。

また作業時間の短縮により分析するログの範囲を広げられ、より高精度なデータ分析が可能になりました。

参考: https://winactor.com/case/winactoruse/866/

金融業界のRPA導入事例について詳しくはこちら

RPAを導入し、働き方を変えよう

RPAの導入について、少しイメージできたでしょうか。導入前に知っておくべきこと・準備すべきことは多いですが、RPAが現状の働き方を大きく改革することは確かです。

RPAについてきちんと知り、最大限活用して働き方をより良くしていきましょう！

RPA専門家が伴走！Robo Runnerの紹介

RPA導入に関する基本的な内容を理解し、いざRPAを導入しようと導入前に入念に準備をしていても、実際にRPAを導入してみると想定外の困難に直面する可能性は十分にあります。Peaceful Morning株式会社が提供する「Robo Runner」はそうしたRPAに関する「困りごと」をオンラインサポーターが即座に解決するサービスです。

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