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簡単!RPA導入のステップについて解説!特徴・費用・注意点についてもご紹介!

働き方改革に欠かせないツールといわれているのが「RPA」。いまや大企業だけが利用するものではありません。実際にRPAを導入したいけどどのように行っていけばよいか分からず導入に中々手が出しにくい方に向けて本記事では、実際にRPAの導入をする際のメリット・デメリット・導入ステップ・コスト・注意点について紹介していきます。

RPAとは?

RPAは「Robotic Process Automation」の略称を指し、ソフトウェアを活用したロボット化によりPC上で行う定型作業を自動処理してくれる業務自動化ツールやソフトウェアロボットそのものです。RPAはロボットですのでで365日24時間働いてくれる上、ミスもおこしません。RPAを用いた定型作業の自動化により生産性の向上が進んでいます。RPAの導入が進むのはいまや金融業界だけではなく、製造業やその他の業種、官公庁などにも広がりを見せています。

▼RPAについて詳しくはこちら▼
RPAとは?簡単にわかるまとめ!特徴~導入ポイントまで幅広く解説

RPAの特徴

メリット

・人手不足解消
RPAの導入により、今まで人が行なっていたデータ入力作業や転記作業などの定型作業が迅速に処理され、手動により起こるミスからも解放されるようになります。人材不足が課題とされている企業の方もRPAの導入により人材不足が解消され、定型作業以外のクリエイティビティな仕事などにリソースを割くことができるのです。

デメリット

・セキュリティ面
RPAを使用する際にアプリやデータベースへログインするために必要なIDやパスワードをRPAに教える必要があります。もし、RPAに教えたパスワード等の機密情報が第三者に漏洩してしまえば、結果的に企業データへ不正アクセスが行われてしまいます。RPAを導入する際は、業務効率化が達成できるというメリットだけを考えるのではなく、セキュリティ対策の面も意識する必要があります。

RPAの自動化に向いている業務

こちらでは、RPAの自動化に向いている業務について紹介します。RPAの自動化に向いている業務は、大きく分けて以下の3つです。

1.PCで作業する業務
(Excelから業務システムへの入力などの簡単なデータ入力)

2.平準化された業務
(定型業務のように人や状況に左右されず、業務フローが決まっている業務)

3.反復する業務
(請求書作成メール送信、注文書のシステム入力など)

上記3つから、自動化するべき業務が大まかに絞れたのではないでしょうか。「他の企業はどのような業務を自動化しているのだろう」「もっと詳しく自動化した業務を知りたい」、まだ導入に踏み切れていない方におすすめしたいのが「RPA活用辞典_全100事例一覧表」です。こちらは、大企業から中小企業までの幅広いクライアントに対して、RPA導入後の活用サポートを行ってきた弊社が、2020年12月に公開したものです。

今までの実績を基に、各部署ごと(営業、経理、人事、総務、マーケティング、広報、情報システム)のRPA化しやすい業務を100事例集め、レポートにまとめました。無料でダウンロードできますので、一度ご覧になってみて下さい。

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RPAの導入ステップ

こちらでは、実際にRPAを導入するまでの手順を6段階に分けて説明していきます。RPA専門部署(情報システム部門)と現場の部門が、どのようにして業務の自動化を進めていくのかについて解説していきます。

①業務の洗い出し

まず初めに、自動化できそうな業務を考えます。一つの業務に対して、「PC業務であるか」「業務の手順が決まっているか」などの項目を上記の画像のようにYesか No で判断することにより、RPAを導入すべき業務を洗い出します。しかし、すべての業務をこのように仕分けるのは難しく、挫折してしまうところでもあります。

もう一つの判断方法として自動化を検討している業務が「PCで行なっている単純作業で時間がかかっている、繰り返しのある面倒くさい作業」に当てはめていくという判断方法もあります。これに当てはめていくと、多くの企業が自動化する業務として「あるデータをシステムに入力する作業(転記)」「web上の多くの情報をまとめてレポートを作る作業」に絞ることができると思います。すべての業務を洗い出そうとするのではなく、まずはやってみるという姿勢が大事です。

②自動化業務の選定

選定の際の注意点は、欲張って30分~1時間かかるような仕事を自動化しないことです。理由としてはこれらの作業を自動化すると、ロボットの設計が複雑になり、エラーが発生しやすくなります。エラーによって開発し直す作業が続くと、導入の挫折にも繋がります。そのため最初は5分以内の仕事を自動化していきましょう。短いと思われるかもしれませんが、1日に何度も発生する仕事など頻度が多いものは効果が出やすいので、そのような仕事から自動化に取り組んでいきましょう。

③業務のヒアリング

RPA専門部署(情報システム部門)が、業務担当者にRPAで自動化する業務の詳細をヒアリングします。RPAが導入される部署として、経理や人事労務、営業が多く挙げられます。
RPA専門部署(情報システム部門)の方は現場の方が手動で実際どのように業務を進めているかをヒアリングし、その業務をロボットに置き換えた場合どのような業務フローになるのかイメージする必要があります。イメージする際、現場の方と齟齬がおきないよう、実際に業務を行っている風景を動画に撮ったり、開発を担当するRPA専門部署の方が自動化する業務を試しにやってみるなどしてみると上手くいきやすいです。

④トライアルを活用

洗い出した業務の中でRPAで自動化できそうなものを実際に自動化していきます。RPA は、個人のPC1台から始めることができ、また多くのRPAツールには無料トライアルが用意されています。自動化したい業務のある部署で実際にRPAツールの無料トライアルを使ってみて、どんなことができるのか、どんな成果がでるのかを体験してみましょう。実際にロボットを作ってみることで、足りない機能があるか、自動化しづらい業務があるかどうか(例:自社の基幹システムをRPAツールがうまく認識しないなど)を知ることができます。また、気づいていなかった業務フローを見つけることができたり、現場の人のRPAツールに対しての反応も見ることができます。

⑤効果検証

トライアルの自動化により、得られた効果を検証していきます。ロボットを作成することによって、業務時間が削減できたというような「定量的な効果」と、間違えられない入力をロボットに任せられることで精神的に楽になったというような「定性的な効果」を得られたかどうかを振り返ります。効果の検証に加えて、RPAツールの検証を行います。最も自動化が必要な業務システムにトライアルのRPAツールが適応しているかを確認しましょう。

⑥有償ツール購入

①から⑤までの行程を経て、十分な効果が確認できた場合、有償ライセンスの購入に移ります。無料トライアルでは使用できなかった機能を有償ライセンスではご利用いただけるので、それらを駆使しながら別の業務にも自動化を適用していきましょう。

RPA導入時のコスト

RPA導入時のコストは、大きく分けて3つあります。

①RPAツールのライセンス費用、②RPAツールを使ってロボットを開発する際にかかる開発費用、③RPAロボットを定期的にチェックしたり円滑に動かす際にかかる運用・保守費用です。

ライセンス費用

まずRPA導入コストとして考えておくべきなのが、RPAツール自体の価格であるライセンス費用です。多くのRPAツールのライセンス費用は年額制で、RPAツールの種類や導入方法によって違いがあります。最近はRPAの普及率が上がり、RPAツールのライセンス価格も低くなりつつあります。
費用:数10万円〜200万円以上/年くらいまで様々

開発費用

RPAツールを購入しただけで満足してはいけません。業務の自動化のためには、RPAツールを使いロボットを開発する必要があります。その際に必要なコストがRPAの開発費用です。そしてこの開発費用は、自社の現場の社員がロボットを開発する「内製」の場合と、外部のエンジニアや業者に委託して開発を進める「外注」の場合とで違いがあります。

内製

RPAを内製する場合、自社の社員がロボット開発をすることになるので、外注するよりもコストが抑えられます。しかし、プログラミング未経験の社員がRPAツールを使いこなすには、きちんとトレーニングや研修を受ける必要があります。内製の場合にはそのトレーニングコストがかかります。

費用:10万円前後 / トレーニング1回8時間のハンズオントレーニング

外注

ロボット開発を外注する場合は、社内に外部のRPAエンジニアを常駐させて開発を進めてもらう、もしくは開発が必要になった時のみ外部に受託開発してもらう、という2つのケースがあります。

社内に、RPAエンジニアを常駐させ開発を進めてもらうケース
費用:70万円〜150万円/月

ロボット1本単位で受託開発をしてもらうケース
費用:50万円〜/ロボット1体

運用・保守費用

自動化のロボットが完成し動かしてみたはいいものの、トラブルが発生したり、メンテナンスが必要だと感じる場面があるでしょう。RPAロボットを正常に動かし、会社全体で活用していくには、ロボットの運用・保守が必須になってきます。開発と同じように、外部にこの運用・保守を委託するとなると、その分コストが必要となってきます。

運用・保守にかかるコストは委託する会社によって違いがありますが、作業時間ベースで費用が変わってくることが多いです。目安として以下の費用をご参考ください。
費用:5000円〜 / 時間

RPA導入時の注意点

自動化に囚われすぎない

RPA導入時にすべての業務を自動化することを目的としてしまうと、RPA化を強行して不必要な業務にもRPAを取り入れてしまい結果的に導入効果が薄くなり導入の意味が無くなってしまいます。あくまでRPA導入は目的ではなく手段として考えてください。何故なら業務内容によってはRPA化をしない方が良い業務もあるからです。

成果を求め過ぎない

人員やコストをかけた分だけ、RPAの効果を期待してしまいます。しかし、最初から「業務時間を何千時間減らす」という大きな成果を求めてしまうと失敗に繋がります。RPAは何でも自動化可能な万能ツールでは無いことを前提に身近にある業務で小さなものからRPAで自動化を進めていくことが非常に重要となってきます。1つの業務の自動化・効率化を成功体験とすることで社内の他の業務でも同じように自動化出来るものはないか、少し応用すればもっと大規模な業務を自動化出来るのではないか、というように社内にRPAでの自動化を広めましょう。このプロセスを経ることで、結果的に大きな効果が見込めます。

RPA専門家とコミュニケーションを取る

先ほどRPA導入におけるコストを説明しましたが、RPAを導入する際には外注と内製の2つの場合があります。外注の場合はRPAの専門家を採用し、社内に常駐してもらいますが、中小企業などはコスト面で外注が難しく内製のケースが多いです。内製の場合は、他の業務と兼業する形でRPAの担当者を決めますが、ほとんどがRPAに関する知識が乏しく、社内で育成していくことが必要になります。その際に大事なのがRPA専門家を上手く活用していくことです。RPA専門家は、RPA導入においてどんな場面で失敗することが多く、どのようなRPA導入をすれば効果が高く活用できるかをよく理解しています。大企業とは違って社内に常駐のRPA専門家を置けない分、上手く外部のRPA専門家を活用していくことがRPA導入を成功させていく秘訣になります。

「RPA活用辞典_全100事例一覧表」の紹介

先ほど軽くご紹介をした「RPA活用辞典_全100事例一覧表」。こちらは、大企業から中小企業までの幅広いクライアントに対して、RPA導入後の活用サポートを行ってきた弊社が、2020年12月に公開したものです。どのような業務を自動化すればよよいのか、いまいちピンと来ていない方にぜひ読んでいただきたいです。

この活用辞典では、今までの実績を基に、各部署ごと(営業、経理、人事、総務、マーケティング、広報、情報システム)のRPA化しやすい業務を100事例集め、レポートにまとめています。企業の課題ごとに、RPAでどのように自動化したのかも詳しく書いてあります。100事例もあるので、あなたの会社に当てはまる事例もいくつか見つかるはずです。ダウンロード無料ですので、是非一度ご覧になってみて下さい。

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RPAの導入を前向きに考えてみよう

RPA導入と聞くと難しそうというイメージが強いかもしれませんが、導入時のサポートを行ってくれる企業があるため、一人で抱え込まなくても大丈夫です。毎日繰り返して行うデータ入力作業やメール送信などの仕事を自動化することができれば時間を作ることができ、新しい業務にチャレンジすることも可能になります。新しい働き方が見つかるかもしれません。

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