【RPA導入の失敗原因】よくある失敗と成功へのカギとは

働き方改革の風潮が高まるにつれ、WebニュースやテレビCMなどでもRPAという単語を耳にする機会が増えました。ホワイトカラーの仕事を効率化する便利な自動化ツールという印象を抱いている方が多いのではないでしょうか。

実際に、RPAは毎日の定型業務から人間を解放し、生産性の高い業務に集中させてくれる画期的なツールです。しかし、決して万能ではありません。そのため「RPA＝万能ツール」というイメージを抱いて受け身な姿勢で導入してしまうと、「思っていた効果が得られない…」という事態に陥りかねません。

本記事ではよくある失敗例を挙げ、その原因と防ぐために何をすべきかを併せてご紹介します。RPAの導入を考えている方は是非参考にしてください。

1 RPA導入前には準備が必要
2 RPA導入の失敗原因
3 まとめ

RPA導入前には準備が必要

よくある失敗の根本的な原因は、RPA導入を手段ではなく目的として捉えてしまっていることにあります。RPA導入を目的化してしまうと、いくつもある業務改善の段階の中で導入以外の部分を意識できません。

RPAの導入はなぜ必要なのか、RPAを導入して何を実現したいのか、導入前にじっくりと考え準備をすることが大切です。

準備の過程で何をどのように想定すべきか、失敗パターンとセットで学んでいきましょう。

RPA導入の失敗原因

失敗原因①：導入目的が明確でない

明確な導入目的を持たずに流行っているからとRPAを導入してしまうのはよくある失敗の原因です。

目的が曖昧であるにも関わらず闇雲にRPAを導入すれば、かえって工数を増やしてしまい逆効果になりかねません。特性や目的の説明のないまま上層部の意向で説明なくRPAというよく知らないツールが導入されても、現場の社員にとっては不信感が募るだけになってしまいます。

解決策①：目的について組織で共通認識を持つ

課題①の解決策として「目的について組織で共通認識を持つ」ことが大切です。

まず、導入前にはヒアリングを行うなどして既存の業務の把握を行います。こうして現場の業務を洗い出していくことで「データ入力などの単純業務が大部分を占めている」や「定型業務の繰り返しに社員がやりがいを失っている」などの課題が見つかるはずです。

こうして課題を浮き彫りにしたうえで明確な目的を設定します。目的はツール選定や稼働頻度、この後で説明する目標設定にも関係してくるので一番に着手しましょう。

目的が明確になった後は現場社員に共有することも忘れないでください。RPA導入後、それを活用するのは現場社員であることを導入前から強く意識しましょう。

失敗原因②：導入目標が明確でない

目的と目標は異なります。目的が明確になり組織で共通認識を持てたとしても、目標が具体的に定まらないままでは逆算して今すべきことを割り出すこともプロジェクトの進捗を確認することも出来ません。目標は定性的な観点と定量的な観点の両方から定めることが望ましいです。

解決策②：明確な目標設定を行う

この失敗を防ぐために行うべきことは言わずもがな目標を設定することが必要です。但し、どのような目標でも構わないというわけではありません。ゴールに導いてくれる目標を設定するために活用できる考え方としてジョージ・T・ドラン氏が提唱した「SMARTの法則」をご紹介します。

SMARTの法則とは

Specific：具体的、分かりやすい
Measurable：測定可能な
Assignable：割り当て可能な
Realistic：現実味のある
Time-related：期限が明確

の頭文字から名づけられた目標設定のフレームワークです。いくつかバージョンがあり、RがResult-Based（成果に基づいている）やRelevant（関連性のある）などに変わる場合もあります。

例えばRPA導入時の目標を考えるとします。目標を設定する際にSMARTの法則に沿って考えていくと「導入とはどこからどこまでを範囲とするのか」（具体的に）、「担当者はだれなのか」（割り当て可能な）、「いつまでに終わらせるのか」（期限が明確）といった風に、具体的な行動に移しやすい目標に仕上がります。

失敗原因③：担当者がいない

先に述べた2つの失敗原因から想像が容易ですが、「とりあえずRPAを導入しよう」という風潮は危険です。その理由の1つに担当者確保の難しさがあります。

最近ではローコード、ノーコードのRPAツールが増えており手軽な印象を受けますが、ロボットの開発だけでなく、継続的にRPAのメンテナンスや他部門への推進を行うには、一定水準のITスキルが求められます。そのため、現場主導で業務改善を行っていくのであれば社内人材を育成する必要があります。

社内にIT人材が不足している場合でも、外部業者にRPA導入を任せる外注モデルやIT人材のキャリア採用、派遣社員やフリーランスの活用など様々な方法がありますが、継続的に発生するコストや将来的に自社にノウハウが蓄積されないなどの課題を考慮すると、社内人材の育成には見劣りしてしまいます。

解決策③：外部のサービスを上手に取り入れる

上記の理由から社内にRPA人材を確保したいけど、自社で育成を行う自信がないという方には育成部分で外部のサービスを取り入れることを推奨します。

先ほど外部委託や外部人材の採用は好ましくないと伝えた後なので「育成部分ではなぜいいの？」と疑問に思われるかもしれません。これらの違いは社内人材をベースにしているかどうかにあります。

社内の人材をベースにして育成部分で外部サービスを活用すると、外部委託や外部人材の採用と違って社内に知識を蓄積することができます。更に、元々その業務を担当していた人がRPA開発に取り組むことになるため、認識のズレが生じることなく現場視点を取り入れた最適なロボットを作成することができます。

例えば、RPA HACKを運営するPeaceful Morningの提供するRobo RunnerはRPA開発から保守までのあらゆる課題を伴走型で解決するサービスです。Webミーティングやチャットを通して経験豊富なエンジニアに相談することで、知識を蓄積しながら課題を迅速に解決することができます。料金も月額10万円～なので外部委託や外部人材の採用に比べると安価で済ませることが可能です。このように「時間をお金で買う」という意識で外部サービスを上手に活用してください。

失敗原因④：そもそもRPAが効果的なアプローチではない

あなたはRPAの特性を理解していますか。いくら便利なツールといえども、万能ではない、つまり対象業務の向き不向きがある以上、それが自社で行う業務と相性が悪いのであればRPA導入は業務改善への回り道です。

RPA導入には様々な準備が必要であり、費用も掛かります。もちろん十分な効果を得られればそれは有意義な出費と考えられますが、そう感じるためには導入前に再度RPAが効果的なアプローチなのかどうか考えてみてください。

解決策④：RPAが効果的なアプローチなのか検討する

新しいツールを導入することだけが業務改善ではありません。極端な例として、全てRPAに当てはめて自動化するよりも、その過程で不必要な業務を見つけ撤廃するほうが真の業務効率化と言えます。

実際にマイクロソフトでテクニカルスペシャリスト（技術営業）として活動されている川端さんはインタビュー内のRPA導入時の注意点としてこう述べています。

川端さん：RPA導入検討のみに限られた話ではありませんが、DXを推進する上で「RPA」ではなく広い意味での「プロセス自動化」という軸に沿って行動することが大切です。RPAが万能なイメージで捉えられてしまっている日本において、RPA単体ではなく「周辺のローコードツールとの連携をうまく行ったり、利用できるAPIを最大限有効活用すること」を重視する必要性を伝えていくことが求められます。引用：マイクロソフト川端さんに聞く「Power Automate Desktop導入の進め方」 | RPA HACK

RPAを特別視しない姿勢を意識して、回り道することなく業務改善を成し遂げてください。

まとめ

いかがだったでしょうか。RPA導入時によくある失敗から導入前に何をすべきか学ぶことができましたか。

導入前の準備をポイントを押さえて行えば、RPAが業務改善に役立つツールになることは間違いありません。正しく活用して自動化の恩恵を手に入れてください。

RPA HACKでは様々な企業のRPA導入事例をご紹介しています。自社と似ているケースを見つけて、導入時の参考にしてみてください。

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