事務系職種の中でも専門性が高い経理部門は、企業規模や業種に問わず必要とされます。
企業を運営するうえで必須の仕事ですが、仕訳処理や請求書の確認業務など、人が行うと時間がかかる反復作業を多く抱えています。
その問題を解決するツールとしておすすめしたいのがRPAです。
本記事では、経理部門にRPAを導入するメリットや活用事例、導入する際の注意点を紹介します。経理の業務に悩まされている方は、ぜひご参考にしてください。
目次
なぜ経理部門にRPAをオススメするのか
経理部門にRPAを勧める理由は、経理部門の仕事とRPAは相性がよく、自動化できる業務が多いからです。
経理部門では伝票への記入や入金に関するデータ管理、仕訳作業といった定型業務が多く存在します。
定型業務とはいえ、ミスが許されない大切な業務のため、膨大な時間と集中力を必要とします。しかし、人の手で行われる以上、ミスを0にすることはとても困難です。
RPAは、定型業務の処理が得意なツールです。
そのため、経理部門の負担を減らしたい、自動化したいと考える方に、RPAの導入がおすすめなのです。
RPAとは
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアによるロボット化でホワイトカラーの仕事を効率化する業務自動化技術、またはその業務自動化ツールやソフトウェアロボットそのものを意味します。
「RPA」という言葉は、グローバルでTOP3のベンダーにRPAソフトウェアベンダーであるBluePrism社が初めて使ったと言われています。
日本語でも「RPA（アールピーエー）」と呼ばれ、「AI→人工知能」のように広く使われる訳語はありません。また、ソフトウェア化されたロボットのことをデジタルレイバー（Digital Labor）と呼ぶこともあります。
ロボットというと、人型のロボットなどを思い浮かべる人がいますが、PC内やサーバー内で動くソフトウェアだと考えてください。
18世紀半ば〜19世紀の産業革命以降、職人（ブルーカラー）が手作業で行なっていた業務が産業機械（ロボット）により代替され生産性が向上してきたように、現代ではRPAを用いたホワイトカラー業務の自動化によって生産性の向上が進んでいます。
経理部門の主な業務
経理の仕事は、会社のお金の流れを数値化し、管理することです。
経理部門が数値化した資料をもとに、経営陣が次の判断や改善案を考えるため、非常に重要な役割を担っています。
上記の画像にも記載されていますが、経理部門は主に1日単位・月次単位・年単位と3つの業務に分類されます。
経理部門でRPAを活用する5つのメリット
では、経理部門にRPAを導入した場合の、5つのメリットをご紹介します。
定型業務を自動化可能
RPAを導入して定型業務を自動化できれば、大幅に作業量を削減できます。
1つ1つの作業量が少なくても、経理部門には大量に業務が発生します。
同じ作業を繰り返し、終わったころには気力も時間も残らず、計数をもとに分析するなどの経理担当が本来やるべき知的業務に力を入れられないことが多いでしょう。
しかし、RPAで定型業務を自動化できれば、繰り返し作業で消耗していた気力と時間を、他の業務に充てられます。
経理部門の負担が減っているため、経営陣との会議にも積極的に参加が可能になったりと、他の業務に取り組むことができます。
作業ミスをなくせる
定型業務を大量に行う場合、人の手ではどうしてもミスは付き物です。
複数人で念入りな確認をすれば限りなく作業ミスは減らせますが、それでは経理部門への負担はとても大きくなります。
RPAは単純作業を速く、正確にこなします。
初めにマニュアル化さえすれば、ヒューマンエラーなく実施でき、業務効率の向上が見込めます。
従業員の負担軽減
定型業務をRPAに任せることで、経理・会計業務が軽減され、人手不足の解消や業務の質の向上につながります。
RPA化した結果として経理部門に「人にしかできない業務」を新たに担当してもらうことが可能となります。また、RPAは定型業務の自動化だけでなく、人にしかできない業務の効率化にも役立ちます。
従業員の負担軽減とともに、生産性の向上を図れることが、RPAの大きな強みです。
業務改善のきっかけになる
RPAを導入する前に、業務全体の流れを把握し、業務フローを作成することが必要です。
業務フローを作成するなかで業務の非効率な部分を洗い出すことが可能です。
最終的にRPAを導入しない判断をした場合でも、経理の業務自体を見直し、改善するきっかけになります。
自力でロボットを開発できる
RPAの大きな魅力の1つとして、ローコード/ノーコードでロボットを開発できる点があります。つまり、RPAツールはプログラミング知識が少なくても操作可能で、経理・会計業務を行う人自身でロボットを作成できます。
エンジニアや外部に依頼する必要がないため、必要と感じたタイミングに最適な機能を搭載したロボットを用意できます。
経理部門での3つのRPA活用事例
では、経理部にRPAを導入した場合に自動化できる業務を紹介します。
交通費の入力を自動化
経理部門は、従業員が申請した交通費が正しいか確認する必要があります。
手作業で行う場合、ネットで1つ1つ調べなければいけません。
従業員が多い企業では膨大な手間がかかります。
しかし、RPAはネットから情報を検索・収集ができます。
そのため、
・移動区間に通勤定期の区間が含まれていないか
・消費税の計算を間違えていないか
・目的地に最安経路で向かっているか
・申請金額と検索結果金額は正しいか
といった業務を、RPAにより自動化できます。
伝票入力を自動化
多くの商品や顧客と関わる伝票のデータ入力は必須の業務です。
従来は、提出された紙の清算書を会計ソフトに転記する方法やExcelデータをコピペして伝票入力していました。
しかしこの方法では、金額・概要欄の転記ミスや別の項目にデータを張り付けてしまうなどのミスが発生する課題があります。
ですが、RPAなら提出された清算書をすべて自動で伝票に入力できます。
結果、転記作業に費やしていた時間と労力を、大幅に削減する効果が見込めます。
帳票出力を自動化
経理部は、取引が実際に行われたことを示す証跡として、企業の活動内容を示す帳票を作成します。
ですが帳票は100種類以上あり、適切な帳票とデータをまとめる作業だけで長時間必要とします。
RPAなら、帳票の作成を全面的に自動化できます。
例として、
・請求書、領収書などの金銭取引
・電気、ガスなどの使用料
・従業員の勤怠履歴
などが挙げられます。
RPAを導入するときの3つの注意点
RPA導入は時間削減による業務効率化の可能性が大きい一方で、見切り発車で導入してしまった事による問題も多く存在しています。
せっかく導入したにもかかわらずブラックボックス化してしまえば、問題解決に多大な労力が必要となります。
そうならないためにも、RPAの導入において意識すべき3つのポイントを紹介します。
初めから大きな結果を求めない
RPA導入の初期においては、大きな効果を求め過ぎないことが大切です。
大幅な時間削減が可能な業務は自動化が複雑になるケースが多いです。
そのため、RPA導入の第一歩においては、時間削減効果は大きくないが単純で自動化がしやすく、担当者が熟知している業務から始めてみましょう。
念入りに導入形態を確認する
RPAによる業務自動化は、RPAエンジニアやRPAコンサルなどの外部業者に開発を委託する外注と、企業の担当社員が開発を行う内製との2つの形態があります。
それぞれのメリットとデメリットを比較した上で、自社に合った適切な導入形態を採用しましょう。
◆内製
メリット：RPAロボットの修正が容易であり、細かい変更にも対応しやすい。
デメリット：内部開発人材の確保が必要。
◆外注
メリット：専門家が開発を行うため、確実性・信頼性に優れている。
デメリット：委託コスト。発注側と受注側の認識の相違。
現状の業務を洗い出す
RPAを導入する上で大きなカギとなってくるのが、経理部門が抱える業務や存在している非効率、自動化の需要や作業量を適切に把握することです。
実際にRPAを使うのは経理部門の人達です。
一方的なトップダウンで効率化を行うのではなく、しっかりと現場の状況を理解する事で理想状態とのギャップを組織全体で共有しましょう。
そして、明確な目標設定をしてから導入に着手していきましょう。
まとめ：経理部門とRPAは相性がいい！
経理部門にRPAがおすすめできる要因について、詳しく解説してきました。
経理の業務のように正確性が求められ反復の多い業務はRPAと相性がいいのは間違いありません。
社内の生産性を高めるとともに、経理担当者の負担を減らすためにRPAの導入を考えてみましょう。
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