業務効率化ツールとは?種類やポイント、特徴を簡単に紹介!

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働き方改革に関する法改正に伴い業務効率化や生産性向上の必要性が高まってきた他、昨今のコロナウイルスの影響で更に働き方の見直しが迫られるようになりました。

そんな時に役立つのがITツールです。

上手く活用することによって大幅な業務効率化につなげる事が出来ますが

こんな状態に陥っている方も多いのではないでしょうか?

この記事では、業務効率化にお役立て出来るツールを紹介していきます。

業務効率化ツールとは?種類やポイント、特徴を簡単に紹介!

生産性向上につながる業務効率化ツールの選び方とポイント

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業務効率化に大きく力を貸してくれるITツールですが、やみくもに導入してしまうと「思ってたのと違う…」「逆に負担が増えた」なんてことにもなりかねません。

そうならないためにも必要なのは、しっかりと自社の労働環境や課題を理解する事です。

現場の声に耳を傾け、実際に業務に従事してる方の意見を取り入れながら業務の洗い出しや、カテゴリ分けをしていきましょう。

その後、

・効率化すべきポイントの特定(課題の洗い出し)

・自社の組織体制やルールを理解する

・セキュリティ対策がしっかりしているツールか確認

・簡単に扱えるか、お試しをする事が出来るかを確認

 

このようなステップを踏むことで、せっかく導入したツールが無駄になってしまう可能性を減らすことができると思います。

導入前後のギャップを無くすためにも、導入前に抑えるべきポイントを理解しておきましょう。

業務効率化ツールの種類

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業務効率化ツールといっても、その種類は多岐にわたります。

自社が抱える課題に合わせてどのようなツールを導入すべきか考えていきましょう。

コミュニケーションツール

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コミュニケーションツールとは、意思疎通や情報共有などを行う際に利用されるツールの総称を指します。

会社の情報をストックしておくグループウェアなどもコミュニケーションツールに含まれます。

導入した企業では、業務に関する連絡や情報共有にかかる時間が大幅に短縮されたり、動画・写真による状況報告もできるためコミュニケーションをスムーズにとる事が出来るというメリットがあったそうです。

従業員が多い企業だと特に他の部署が何をしているのか全く分からない・組織としての一体感や帰属意識が薄いなどといったコミュニケーションに関する課題が生まれる事が少なくありません。

そこで、コミュニケーションツールを導入する事によって、スタンプなども利用したコミュニケーションを行う事で業務連絡から気軽な発信まで簡単に行う事ができ、組織の雰囲気が良くなる効果も期待できます。

代表的なツール:Slack(スラック)、Chatwork(チャットワーク)、Microsoft Teams(チームス)

ファイル共有ツール、クラウドストレージ

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ファイル共有ツールとは、1つのファイルを複数のコンピューター(ユーザー)で利用出来る仕組みの事をいいます。
これまでは、社内ネットワークでファイルを共有していく形でしたが、クラウド上に保管できるようになるためインターネット環境があれば、社外でも許可された人なら誰でも共有ファイルにアクセスする事ができます!

また、アクセスするだけでなく共同編集もできるツールも多くあるため、作業場所や時間に固定されることなく必要なファイルにアクセスしたり編集をする事が出来ます。

アクセス権限の付与も可能なため、社外とのファイルのやり取りにも活用する事が出来ます。

コロナ禍でリモートワークが増えてきている今、とても役に立つツールですね!

代表的なツール:Dropbox(ドロップボックス)、Google Drive(グーグルドライブ)

RPA

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RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション(Robotic Process Automation)」の略語で、ロボットによる業務の自動化を意味しています。「仮想知的労働者」「デジタルレイバー(Digital Labor)」と言われる事もあります。

「人間が行っていた業務」をソフトウェアに組み込まれたロボットが代行して行ってくれるもので、処理手順を登録するだけで、単純な事務作業を自動化し、業務の効率化、スピードアップ、コスト削減を実現します。

これにより、労働力不足の解消と残業の減少を促進できることから働き方改革を推進する事が出来ます!

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RPAという言葉は2016年ごろから使われており、大幅な業務の効率化が実現できることから、多くの企業が関心を持ち導入が急激に増えつつあります。

AI(人工知能)と混ざってしまう方も多いかと思いますが、間違えた認識をしたまま導入を進めてしまうと「思っていたのと違う…」といった結果になりかねないのでしっかりと違いを理解しましょう。

AIとRPAの違いについてはこちらの記事を参照ください。

代表的なツール:UiPath(ユーアイパス)、WinActor(ウィンアクター)、BizRobo!(ビズロボ)

 

ペーパーレス化ツール

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ペーパーレス化ツールとは、今まで紙で行われていた契約書や請求書など、文書による一連の手続きをクラウド上で行う事ができるツールです。

電子契約システム経費精算システムといったクラウドツールなどがあり、電子帳簿保存法やe-文書法に対応したソフトを利用することで、社内文書の効率的な管理・共有につながります。

また、電子化をすることによって紛失・盗難や災害時に失滅してしまうリスクを抑える事が出来ます。情報漏洩は、企業にとって大きな信頼の損失に繋がってしまうため、ビジネスに大きな影響を与えます。

また、2020年10月の税制改正により、キャッシュレス決済の経費精算において紙の領収書が不要になるなど行政の施策も進んでいることから、ペーパーレス化はさらに加速していくと考えられます。

また近年、AI-OCRというテクノロジーが注目されており、DX Suiteなどの手書きの申込書などの紙書類をテキストデータ化するテクノロジーが普及しています。

代表的なツール:クラウドサイン(電子契約)、楽々経費精算(経費精算)、DX Suite(AI-OCR)

タスク・プロジェクト管理ツール

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タスク・プロジェクト管理ツールとは期日の管理や把握をする機能を有したツールの事で、残業時間削減、営業会議のための交通費削減、印刷コストの削減などに貢献します。

スマホアプリで利用するタイプとウェブ上で利用するタイプ。個人管理に適しているもの、チーム・プロジェクト等の大人数に適しているものなどさまざまあります。

使う環境や管理する人数・規模に応じてこれらを使い分ける事で業務の効率化だけでなく、情報共有の徹底を図る事ができるため、違いをよく理解した上で導入する事が重要になっていきます。

代表的なツール:Trello、Backlog

まとめ:無料トライアルなど試しに使ってみることが大切

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今回は、業務効率化ツールを導入する際に気を付けるポイントと、各ツールの種類を紹介させていただきました。

一口に業務効率化ツールと言っても機能や特徴はさまざまなので、違いをよく理解した上でツールの選定を行っていきましょう。

また、各ツールが自社にあっているかを正しく見定める為にも、無料トライアルや、低コストでトライできるツールを実際に自分の手で触ってみる事をお勧めします。それにより、周囲の方も便利さに気づくことで導入に対して前向きな気持ちになり、生産性の向上や、働き方改革を進める事が出来るかもしれません。

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