働き方改革に伴って、生産性の向上や業務効率化が叫ばれている事もあり、ITツールを導入する企業が増えている中「あれ…思ってたのと違うかも」「ツールが多くてどれを選んだらいいか分からない」という声もよく聞こえてきます。
自社の課題に合わせた適切なツールを選ばないと、想像していた効果を発揮する事ができずにせっかく導入したツールが無駄になってしまいます。そんな状況を少しでも減らすために、ツール選びのポイントや課題の洗い出し方など、私たちと一緒に確認をしていきましょう。
目次
気を付けないと逆効果に…？働き方改革・業務効率化失敗の要因。
「生産性向上」「人手不足解消」など様々なポジティブ効果をもたらしてくれると言われている業務効率化ツール。
働き方改革が叫ばれていたり、リモート業務なども増えてきたりしている今、
こんな期待を抱きつつ導入を検討している方も少なくないと思います。
勿論、業務効率化ツールによって成功した企業は数多くあります。
しかし、みなさんは自社の課題や既に導入しているツールとの相性を考えないと逆効果をもたらしてしまう可能性もあるのはご存じでしょうか。
働き方改革や業務効率化が失敗してしまう大きな要因の一つとして挙げられるのが、制度や導入が先行してしまって、社内風土や実際の業務フローに混乱が生じ、結局ムリ・ムダなどが増えてしまうケースです。
例えば、残業の撤廃やリモートワークの推進。
生産性・業務効率化を高める取り組みの一環として、残業を撤廃したり、リモートワークを推進したりする企業は多くありますが、その大半は見切り発車で行ってしまっていませんか？
残業の撤廃やリモートワークも、業務が効率的に行われる体制が確定し、それに伴うインフラが整備されて初めて実現する事です。
しかし、残業を撤廃することを先に決めてしまった事で、時間外に社外や自宅で仕事を行うケースを増やしてしまっていませんか？
これでは、本当の意味での働き方改革・業務効率化が行われていないだけでなく、情報管理などのセキュリティー面にも問題が出てきてしまう事で生産性を下げてしまう要因にもかねません。
もう一度、“本当にもたらしたかった結果”になっているのか見直してみませんか？
業務効率化ツールの種類
ひと口に業務効率化ツールと言ってもその種類は多岐にわたります。
ここでは主なツールをいくつか紹介していきます。
下記に課題の抽出方法を載せているので、それを元に行った自社の分析に基づいてどういったツールを導入すべきか検討しましょう。
・コミュニケーションツール
社内のコミュニケーションの簡素化・活性化をする事でスムーズなやり取りが出来るように。
・ペーパーレス化ツール
契約書業務など、紙で行われていた煩雑な手続きをクラウド上でできるサービスです。
・RPA
データ集計・統計や簡単なバックオフィス業務などの単純作業を自動化する事が出来ます。
・タスク管理ツール
プロジェクトメンバーが抱えるタスクを可視化・共有することで、タスク漏れ防止や、円滑なプロジェクト進行をサポートしてくれます。
現在の労働環境を理解する
数多く種類がある業務効率化ツールの中から自社にあった製品を選ぶためには、自分たちがどのような課題を抱えていて、どのような効果をもたらしたいのかを明確にする必要があります。
ここではまず、社内の課題を見つけていく為のステップを確認して行きましょう。
現状整理
まずは、いきなり「どんなツールがあるんだろう」と調べるのではなく、自社にどんな課題があるのかを整理する必要があります。
そこで重要になってくるのが社内の現場の事情をよく理解する事です。
どのような業務が行われているのか、全体像を把握するためにもエクセルなどで業務を棚卸するフォーマットを作成し、漏れの無いように業務を洗い出していきます。
最初はタスクの大小などは気にせずに、とにかくタスクを洗い出してみましょう。その後でカテゴリ分けを行っていく事によって漏れなくタスクを洗い出すことができると思います。
この時、業務について一番詳しい従業員にヒアリングを行う事で、より正確な情報を得る事が出来るので現場の声に耳を傾けるように意識してみましょう。
タスクの洗い出しが完了した後は、それぞれのタスクの工数と発生頻度を入力していきます。
工数が大きいタスクでも、滅多に発生しないような業務だった場合ツールの導入には不向きな可能性があるのでしっかりと整理していきましょう。
現在の課題を洗い出した上で、どうすればその課題を解決できるのか、ツールを導入するならばどのようなツールが必要となってくるのかを検討することにより、ツールが無駄になってしまうリスクを軽減する事が出来ます。
原因の解析と課題の抽出
業務内容と業務量が可視化できた後は、大幅に時間を必要とする作業や繰り返し行われることによって負担が大きくなってしまっている業務を見極める作業に移っていきます。
また、課題を抽出する時には「なぜ」を繰り返してみる事も重要になってきます。
「なぜ」を繰り返すことによって問題を具体化する事が出来る為、根本的な課題の解決に近づく可能性が高まります。問題を具体化した後は、取り組むべき課題の優先順位を付けていきましょう。
課題を洗い出すときに意識をすべき確認ポイント
優先順位を付ける際に、これらのポイントに着目して課題を仕分けしていくとやりやすいかと思います。
運用イメージと得たい効果を明確に
ツールを運用する事でどのような効果を与えてくれるかの見通しを、できるだけ具体的に数値化してみましょう。
この時点でしっかりと計画を立てておくことにより、問題を解決する方法を少しずつ実践する中で効果的だったか否かを判断しやすくなるため、PDCAサイクルを素早く回すことが出来ます。
こうする事で、現状よりもよい解決策、改善に向かって軌道修正しながら継続的に業務の効率化を進められるようになっていくのです！
また、これらを関係者間で共有することによって見落としや新たな発見が出てくることもあるため、ツール導入成功の確率が上がりやすくなります。
セキュリティ対策を意識する
ITツール導入には、セキュリティ対策が必要不可欠です。
多くの企業が導入しているツールや、名の知れた企業によって作られたツールであれば万全なセキュリティ対策を施しているだろうと考えられますが、ここで注意すべきポイントは、導入ツールだけでなく自社のセキュリティ規約や個人情報の保護方針などの関連ルールとの整合性を意識する事です。
自社のセキュリティ規約や、すでに導入しているツールの規約を照らし合わせてみると、中には利用できないものが出てきてしまう可能性があります。
ツールそのもののセキュリティ対策を確認する事は勿論の事、自社のセキュリティ規約等との整合性も確認をするようにしましょう。
簡単・手軽に使いこなせるツールか確認
業務効率化ツールは、それ自体の使い方が簡単なものがベストです。
無駄を省くために導入したツールの設定に時間が掛かってしまっては本末転倒になってしまうので、簡単に操作が出来るか等をよく確認するように気を付けましょう。
無料で利用できるツールも多く提供されているため、まずは実際の操作性を試験的に確認してから長く使っていけるツールを選んで導入しましょう。
サポートツールの紹介
無料で利用できたり、扱いやすいツールを選ぶ方がいいという事はわかった、けど…
このように感じている方も少なくないと思います。
そこで、業務効率化ツールの一つである、RPAに関するサポートサービスを紹介させて頂きます。
RPAってそもそも何？という方はこちらから
弊社では企業のRPA担当者に伴走し、RPAツールに関するさまざまな困りごとをオンラインで解決するサービス「Robo Runner（ロボランナー）」というサービスを展開しています。
・月9.5万円からのサポート
・チャットで気軽に相談
・オンラインで困りごとを解決
画面共有などを利用しつつ、導入から運用までの幅広い相談に応じてもらえます。
・経験豊富なサポーター
このような特徴があります！
企業が抱えるこのような困りごとにRobo Runnerは応えていきます！
フリーランスやプログラミング、エンジニア初心者の方が抱える悩み
これまで主流であった、エンジニアが1日8時間、週5日常駐するサービスに比べ、オンラインによる1日1時間、週1日だけのサービスはコスト面で手軽であり、場所を選びません。
RPAは今後地方の企業でも導入が検討されるようになるでしょう。しかし、優秀なエンジニアを地方で見つけるのは決して簡単ではありません。オンラインであれば住んでいる場所に関わらず、質の高いサービスが受けられます。
サポーターチームが担当者と伴走しながら、RPA導入後のさまざまな困りごとをオンラインで解決する「Robo Runner」のゴールは担当者がサービスを必要としなくなった時だそうです。担当者が納得するまでは、1年でも2年でもサポートを続けてもらえます。
担当者の立場に立ち、担当者の気持ちに寄り添って誕生した「Robo Runner」。RPAを導入したものの、思うように活用できていない企業の救世主となるかもしれません。
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まとめ
企業を発展させていこうとする際に、業務効率化は欠かすことが出来ません。
しっかりと現場の労働環境を理解した上で、業務効率化ツールを選択する事によって大きな効果を発揮し、働き方改革にも一役買ってくれることでしょう。
その中で人材育成にも効果を発揮するような業務効率化ツールは、どのような企業にとっても有用な選択肢だといえます。
本当に自社にあっているツールなのか、もう一度見直してみてはいかがですか？
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