現在、製造業や金融業といった様々な業界において、RPAが取り入れられ業務効率化が推進されています。その中、冠婚葬祭業界においても徐々にRPAが導入されてきています。
また冠婚葬祭業界は新型コロナウイルスの影響で通常の執り行いや業務から大きな変化が求められています。そんな新たな業務フローを効率的なものにするためにもRPAは極めて重要な存在です。
冠婚葬祭業界においてRPAはどのように役立つのでしょうか。
本記事では、RPAの導入によってどのように業務を効率化させることができるのかについて解説していきます。
目次
RPAとは？
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアによるロボット化でホワイトカラーの仕事を効率化する業務自動化技術、またはその業務自動化ツールやソフトウェアロボットそのものを意味します。
ロボットというと、人型のロボットなどを思い浮かべる人がいますが、PC内やサーバー内で動くソフトウェアだと考えてください。
RPAの注目度が高まっている現状には①生産年齢人口減による労働力不足への対応、②働き方改革の実現といった社会的背景があります。
コロナ禍によって業績が悪化してしまった企業においてはコスト削減ニーズとして、需要が増加した企業においては従来通りの人員で迅速な業務対応を進めるためにRPAの導入が有効とされています。
RPAは、365日24時間、人間よりも早いスピードで黙々と正確な仕事をしてくれます。上手に使いこなすことができれば、人々を単純作業から解放し、やりたいことやイノベーティブなことに没頭できる状態を作る素晴らしいテクノロジーです。
▼RPAについて詳しく知りたい方はこちら▼
参考：RPAとは何か？簡単にわかるまとめ！特徴～導入ポイントまで幅広く解説 | RPA HACK
【冠婚葬祭×RPA】冠婚葬祭業界の課題
葬儀社は斎場の予約や親類への訃報などといった多くの書類準備や処理、お花や棺などの商品の発注などといった事務作業を多く抱えています。
またブライダル業界においても、紙台帳やFAXで受発注といったアナログ業務が多すぎるという現状があります。
これらの業務のうち、どういった作業がRPAの活用により自動化させることができるのか次に見ていきましょう。
【冠婚葬祭×RPA】RPAで自動化できる業務
冠婚葬祭業界においてRPAを適用できる業務は大きく分けて２点あります。
１．データ入力業務
1つ目はデータ入力業務です。冠婚葬祭業界においてはエクセルなどにデータを入力しなければならない場合が多いです。
データ入力は長時間の反復作業が多いため、入力ミスが起こる可能性があります。そこでRPAを導入して作業を自動化させれば、入力ミスを完璧に防ぐことができ、加えて作業時間も大きく短縮させることができます。
具体例：結婚式の会場見学予約の顧客情報を基幹システムへ入力する業務
２．資料作成業務
2つ目は資料作成業務です。冠婚葬祭に関わる資料の多くはフォーマットが統一されている場合が多いです。RPAは画面上の処理であれば複数のアプリケーションを横断して業務を自動化させることができるため、データベースから必要なデータを出力し、定型のフォーマットに入力、書類を作成し印刷するという一連の業務フローを全て自動化することも可能です。
具体例：インターネット受付情報印刷業務
参考：自治体におけるRPA導入の現状とは？事例・課題・注意点も合わせて解説！ | RPA HACK
テイクアンドギヴ・ニーズ様：4人で対応していたデータ転記をRPAで代替しこだわりの結婚式を具現化する顧客対応に注力 ｜ 株式会社デリバリーコンサルティング (deliv.co.jp)
【冠婚葬祭×RPA】導入事例
【事例①】株式会社ナウエル
株式会社ナウエルは山形県米沢市を中心に、葬祭および結婚式場やホテルの運営を行う企業です。労働人口の減少や働き方改革などといった外部影響を受けたことをきっかけに、業務を効率化させる施策を模索していました。そこで互助会加入申込書の処理業務に着目しました。この処理業務は３人体制で全て手作業でデータ入力していたため、業務の負担を軽減させることを目指しました。
そのためにRPAツールのUiPathとAI OCRサービスのTegakiを導入し、AI OCRサービス Tegakiにより加入申込書を高い精度で読み取り、RPAツール UiPathによりデータをシステムに自動登録するという連携ソリューションを取り入れました。それにより加入申込書の処理業務の約2割、16時間の効率化に成功しました。
参考：UiPathとTegakiの連携ソリューションを活用し、加入申込書の処理業務を約2割効率化
【事例②】株式会社テイクアンドギヴ・ニーズ
株式会社テイクアンドギヴ・ニーズは独自で印象深い結婚式を演出する「ハウスウェディング」を強みとするブライダル企業です。同企業は複数のシステムにまたがったデータの転記や再入力といった事務作業を多く抱えていました。そのため顧客の不安や希望を聞き入れることに十分な時間を費やすことができておらず、各式場への具体的な商談にスムーズに繋ぐことができていませんでした。
そこでRPAに着目し、2018年6月からデリバリーコンサルティングの「ipaSロボ（アイパスロボ）」の導入を始めました。
それにより、新規の予約や問い合わせに関する顧客のデータを基幹システムの画面に速く正確に自動入力されるようになりました。結果、同社の社員は顧客に向き合うという人にしかできないコア業務により注力できるようになりました。
参考：株式会社テイクアンドギヴ・ニーズ様：4人で対応していたデータ転記をRPAで代替しこだわりの結婚式を具現化する顧客対応に注力 ｜ 株式会社デリバリーコンサルティング (deliv.co.jp)
【冠婚葬祭×RPA】導入時に意識するべきポイント
RPA導入は時間削減による業務効率化の可能性が大きい一方で、見切り発車で導入してしまった事による問題も多く存在しています。
せっかく導入したにもかかわらず、定着させることが出来なければ意味のない状態になってしまいます。
そうならないためにも、ここで簡単に、RPAの導入において意識すべき3つのポイントを紹介します。
ポイント１：スモールスタート
RPA導入の初期においては、大きな効果を求め過ぎないことが大切です。
大幅な時間削減が可能な業務は自動化が複雑になるケースが多いです。
そのため、RPA導入の第一歩においては、時間削減効果は大きくないが単純で自動化がしやすい、かつ担当者が熟知している業務から始めてみましょう。
そして、そこで得られたRPAの特性や、費用対効果などの知見を活かしつつ自動化の対象範囲を広げていきましょう。
ポイント２：内製/外注の選択
RPAによる業務自動化は、RPAベンダーやRPAコンサルなどの外部業者に開発を委託する外注と、企業の担当職員が開発を行う内製との2つの形態があります。
それぞれのメリットとデメリットを比較した上で、自社に合った適切な導入形態を採用しましょう。
「内製」
メリット：RPAロボットの修正が容易であり、細かい変更にも対応しやすい。
デメリット：内部開発人材の確保が必要。
「外注」
メリット：専門者が開発を行うため、確実性・信頼性に優れている。
デメリット：委託コスト。発注側と受注側の認識の相違。
ポイント３：現状把握
RPAを導入する上で大きなカギとなってくるのが、自社が抱える業務やそこに存在している非効率、自動化の需要や現場担当者の作業量を適切に把握することです。
実際にRPAを使うのは現場の人達です。
一方的なトップダウンで効率化作業を行うのではなく、しっかりと現場の状況を理解する事で理想状態とのギャップを組織全体で共有しましょう。
そして、明確な目標設定をしてから導入に着手していきましょう。
参考：自治体におけるRPA導入の現状とは？事例・課題・注意点も合わせて解説！ | RPA HACK
RPAの種類
１．UiPath
引用元：https://www.uipath.com/ja/
米国のニューヨークに本社を構えるUiPath社が提供しているRPAソフトの事で、「世界３大RPAソフト」の1つとして絶大な人気と信頼を得ています。
「世界３大RPAソフト」と謳われるRPA製品は全て外国製ですが、その中でもUiPathは「日経コンピュータ 顧客満足度調査 2020-2021」のRPAソフト／サービス部門において2年連続となる1位を獲得しました。
参照元：https://www.uipath.com/ja/newsroom/2019-08-19
2019年には既に導入をしたグローバル企業が5,000社を超え、FortuneGlobal500企業のトップ50社の50％が顧客と、世界の大手企業からの信頼を得ている他、第３者機関からも高い評価を得ています。
UiPathでは、ドラッグ＆ドロップでロボットのアクティビティという動作を指定していき、作業や業務を自動化するロボットを開発していくので、説明書を熟読しなくても、直感的に操作できる点が特徴です！
また、始めは必要最低限からスタートして、少しずつプランを拡大していく事も可能なので、不必要な機能を無駄に取り入れることもありません。
また、2017年から日本法人も設立し、日本語の動画やサイトが充実していることや、一定の条件で無料試用ができるなど、そのハードルの低さから利用企業が多い点も特徴の１つです。
参考：UiPathとは？特徴、価格〜勉強方法まで詳しく解説！ | RPA HACK
２．Power Automate
Power Automateは、アプリケーションとサービス間の自動ワークフローを作成し、ファイルの同期、通知の受信、データ収集などを行うサービスです。Microsoft製品を含む様々なアプリケーションと連携してタスク自動化を実現します。
現在連携できるコネクタの数は335種類もあり（2020年4月時点）、
Office 365といったマイクロソフト社製のクラウドサービスはもちろんのこと、Slackなどのコミュニケーションツール、FacebookやTwitterなどのSNS、BoxやSalesforceなどビジネスで一般的に利用されているサービスとも連携する事ができます。
また、Power Automateは組織としての業務の自動化はもちろん、個人の細々としたタスクも自動化出来ます。どこにいてもボタン1つで細々したタスクを実行したり、必要な情報を通知してくれる「Power Automate」は、仕事と生活をサポートしてくれるアシスタントのような印象が受けられます。
Power AutimateにはAndroid、iOS、Windows Phone用のモバイルアプリケーションが用意されています。
アプリケーションを使用することで、場所にとらわれずアクティビティの監視やフローの管理、フローの作成などが可能です。
PowerAutimateには、様々なフローのテンプレートが用意されているため、テンプレートを使用することで、より簡単・スピーディにフローの作成が可能です。
また、直感的に操作を行う事が出来るので、エンドユーザー、開発者、IT管理者など、誰でも使えるようにデザインされています。
RPAの導入をしてみたものの、上手く活用する事ができる人が居ない状況に陥ってしまうという不安も少なく導入する事が出来ます。
参考：Power Automateとは？ 特徴～勉強方法まで解説！ | RPA HACK
RPAの導入を検討している方にオススメ
これから自社にRPAを導入することをご検討のRPA導入担当者におすすめの自社サービスを紹介します。導入前に入念に準備をしていても、実際にRPAを導入してみると想定外の困難に直面する可能性はあります。Peaceful Morning株式会社が提供する「Robo Runner」はそうしたRPAに関する「困りごと」をオンラインサポーターが即座に解決するサービスです。
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冠婚葬祭業界でもRPAは大活躍！
冠婚葬祭業界においてもRPAの活用事例は増加しており、主にデータ入力業務、資料作成業務において効率化に成功しています。そのため今後もRPAを導入する企業が増加していくことが見込まれます。その際、自社の状況に応じて適切なRPAツールを選択することが大切です。また導入時に想定外の困難に直面した際は「Robo Runner」によるサポートもご検討ください。
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