経理業務の効率化を実現する方法10選｜メリットや成功のためのステップも解説

人手不足が深刻化し、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法改正への対応も求められるなか、経理業務の効率化は企業にとって喫緊の課題のひとつです。しかし、いざ改善に向けて取り組もうと考えても、何から手を付けてよいのかわからない方も多いでしょう。

この記事では、経理業務の効率化が難航する理由をはじめ、自動化できる業務の具体例から有効なツール・取り組み、11種のメリットについて解説します。経理業務の負担軽減を図り、より価値の高いコア業務に集中できる環境の構築を実現させましょう。

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経理業務の効率化が難航する理由

多くの企業で経理業務の効率化が叫ばれているものの、なかなかうまく進まない背景には、経理特有の課題が存在します。ここでは効率化を阻む理由について解説します。

紙媒体のやり取りが多い

どの企業の経理業務でも、請求書や領収書、契約書といった紙媒体でのやり取りが今も根強く残っています。紙媒体は保管スペースの確保からファイリング、そして手作業によるデータ入力といったアナログなプロセスが複数存在するため、非効率性を高めている場合が多いです。電子帳簿保存法への対応が遅れる要因も、紙文化が根強く残っていることが挙げられます。

手作業が多い

請求書のデータ入力や会計ソフトへの仕訳入力、入金確認など、経理業務には反復性の高い、いわゆる単純な作業が未だに根強く残っています。業務が停滞するだけでなく、マニュアル作成やフローの見直しが困難になり、根本的な改善策を講じにくくなる点も効率化が難航する理由のひとつです。

属人化

特定の従業員しか業務フローやツールの操作方法を知らないことを指す属人化は、業務のブラックボックス化を招き、効率化を阻む課題のひとつです。従業員の急な欠勤や退職が決まった場合、業務が停滞するリスクがあるだけでなく、マニュアル作成やフローの見直しが難しくなり、抜本的な改善策を講じることが難しくなることがあります。

法制度への対応遅延

電子帳簿保存法やインボイス制度など、経理業務に直結する法制度の改正は比較的頻繁に起こります。最新の制度に向けた対応が遅れたり対応するためのシステム改修や業務フロー変更が滞ったりすると、コンプライアンス違反のリスクが高まるだけでなく、その場しのぎの対応に追われ、根本的な効率化が遠のくことがあります。

作業の見直しが伴う

効率化を進めるためには、従来の業務フローや慣習を根本的に見直す必要があります。業務プロセスの変更は、慣れるまでに一定の時間がかかることが想定されるために、抵抗感を抱く従業員も多いです。企業によっては他部署を巻き込んだ調整を伴うケースも多く、着手までに時間と労力がかかることから、取り組みそのものが頓挫することも少なくありません。

承認プロセスの複雑化により時間がかかる

経費精算や送金業務などにおける承認プロセスが多いことも要因のひとつです。紙書類を回す、押印が伴う、複数の階層を経る必要があるといった承認プロセスの複雑化は、処理に長い時間を要します。これらは各フローごとに根本的な見直しやシステム・ツールの導入が必要になり、効率化を妨げることがあります。

請求処理や各種管理など経理業務で自動化できる業務は多数存在する

経理業務の効率化が進まない理由は、根強く残るアナログタイプのフローや複雑な承認プロセスによる根本的な見直しが必要になることが挙げられます。しかし、こうした業務は定型業務が中心であり、適切なシステム・ツールを活用することで効率化できます。一例としては下表のような業務が挙げられます。

こうした業務は、次項で解説するクラウドツールやRPA、サービスを組み合わせることで大幅な効率化を実現できます。

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経理業務の効率化に有効な取り組み・ツール・サービス10選

ここからは、経理業務の効率化を実現できる取り組み・ツール・サービスについて解説します。自社課題を解決できるものを特定し、検討を進めましょう。

1.ペーパーレス化

請求書や領収書、伝票や稟議書などは電子データで管理することで物理的な保管コストや検索にかかる時間の削減につながることに加えて、リモートワークにも対応できます。ペーパーレス化を図るのであれば電子帳簿保存法対応のシステム導入が効果的です。

2.キャッシュレス化

法人カードやQRコード決済の利用を促進し、現金の取り扱いを減らすことで、小口現金の管理や基調、残高確認といった手動による作業を大幅に削減できます。決済データは会計システムと連携できるため、経費精算の効率化も実現可能です。

3.デュアルディスプレイ

ソフトウェアやシステムの導入には大きなコストがかかりますが、デュアルディスプレイは低いコストで済むことに加えて速効性の高い改善策として注目を集めています。

たとえば、片方の画面で紙のスキャン画像やWeb上の取引明細を確認し、もう一方の画面で会計ソフトやエクセルに入力することで、視線移動と画面の切り替えロスが減り、データ転記の速度と正確性向上に期待できます。

4.ショートカットキーの活用

Excelなどに利用できるショートカットキーは、日々の作業スピードを飛躍的に高めることができます。特に反復作業の多い経理業務では、1つひとつの作業時間の短縮が見込まれるため、年間で大きな時間削減効果に期待できるでしょう。

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5.Excelのマクロ機能

集計やレポート作成といったExcel上で行う反復作業には、マクロ機能がおすすめです。特定の操作を記録・自動実行させる機能で、日々の定型・反復作業を登録すれば、従業員は単純作業から解放されます。ただし、マクロの作成やメンテナンスの知識が属人化しやすいため、導入・運用の際はデジタル人材を確保・育成することをおすすめします。

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6.RPA・AI-OCRの併用

パソコン上で行う定型的な操作は、RPA（Robotic Process Automation）で自動化でき、紙の領収書や請求書は、スキャナーでスキャンしたあと、AI-OCRで読み取ることで書類データを作成できるという特徴があります。

それぞれを併用することで、紙の情報をデータ化し、そのデータをシステムへ転記するといった従来では非効率だった転記作業を完全自動化できます。

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7.経理業務効率化コンサルティング

自社課題が複雑で、何から手を付けていいかわからないといったときは、経理業務を効率化へとつなげる専門家に頼る方法も有効です。現状の業務フローを客観的に分析し、最適な改善策やツールの導入計画を提案してもらうことで、失敗リスクを減らしながら最短での効率化が望めます。

8.経理代行サービス

給与計算や月次決算など、業務の一部を外注に委託するサービスのことで、コア業務に集中できる、専門知識を活用できるなどのメリットがあります。人手不足が深刻化する企業や繁忙期に人手を集めたいといったときは経理代行サービスの活用が有効です。

9.クラウド会計ソフト

インターネット経由で利用可能なクラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードとの自動連携や自動仕訳機能、電子帳簿保存法、インボイス制度に対応しているといったメリットがあります。リアルタイムでの情報共有もスムーズに行えるため、経理部門全体の生産性向上に期待できます。

10.アウトソーシング

税務申告などの専門性の高い業務や記帳代行をはじめとする定型業務を外注に委託することで、社内リソースをコア業務に集中できる環境を構築可能です。業務プロセス自体を外部の知見によって最適化してもらうことで、組織のスリム化とコスト構造の改善を実現できます。

経理業務の効率化による11のメリット

経理業務の効率化は、企業経営全体に多くのメリットをもたらします。具体的には下記の通りです。

1.多様な働き方に順応

ペーパーレス化やクラウドツールの導入によって効率化が進むことで、従業員は自身にとって働きやすい場所で業務できるようになります。その結果、経理部門でも在宅勤務やフレックスタイム制といった多様な働き方を実現できます。育児・介護と仕事の両立がしやすくなり、ワーク・ライフ・バランスが改善されるため、既存の優秀な人材の離職防止にも期待できます。

また、働き方の選択肢が広がることは、地理的な制約なく優秀な人材を採用できるメリットもあり、企業の持続的な成長を支える柔軟な組織体制の構築にも寄与するでしょう。

2.リアルタイムでの情報把握が可能

データ入力や集計作業の自動化が実現すると、財務データが常に最新の状態に保たれます。従来は膨大な時間がかかっていた月次決算の早期化も可能になり、経営層はリアルタイムで正確な業績を把握できるようになります。

自動化・効率化によってスピード感が向上すれば、市場の変化に迅速に対応する際に必要な迅速な経営判断につながります。その結果、企業の競争力強化にも貢献し、経営部門は経営戦略を支える重要な情報提供部門という役割に切り替えることもできるでしょう。

3.ミスの削減

システムやツール導入によって手作業でのデータ入力や転記作業が自動化できれば、人的ミスリスクの大幅削減につながります。単純な入力ミスに限らず、二重請求や支払漏れといった重大なトラブルを未然に防ぐことにもつながるため、経理情報の正確性向上が見込めます。

4.属人化の解消

経理業務がシステム・ツールによって効率化・自動化することで、特定の従業員に依存していた暗黙知が不要になります。その結果、業務プロセスが標準化され、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようになります。

従業員の急な欠勤や異動や退職が発生しても、業務が滞るリスクを回避でき、安定した事業経営を実現できます。また、知識やノウハウが組織全体で共有されやすくなるため、業務改善のアイデアも従業員ごとに生まれやすくなるでしょう。

5.心理的負担の軽減

毎月の締切に追われる精神的なプレッシャーやミスを避けたいという過度な緊張感から従業員を解放できる点もメリットです。反復的で単調な入力・転記作業を自動化できれば、より健全な労働環境が実現できます。また、時間に余裕が生まれることで突発的なトラブルや質問にも冷静に対応できるようになるため、結果的に従業員の満足度向上にも貢献します。

6.コスト削減

経理業務の効率化は、さまざまな面でコスト削減効果をもたらします。たとえばペーパーレス化によって、印刷費や郵送費、書類保管スペースのレンタル料の削減に期待できます。また、定型業務の自動化や簡素化による残業代も削減可能です。

人的ミスが減ればミスの修正にかかる時間や労力という見えにくいコストも削減できることから、複合的なコストダウンによって企業の利益率改善にも貢献するでしょう。

7.コア業務に注力できる

単調な事務作業の自動化によって時間が創出されれば、経理部門は未来志向の業務に集中できるようになります。具体的には、過去のデータの集計ではなく、経営分析や予実管理の強化、事業部門へのコンサルティングなどです。

従業員が企業成長に有効な付加価値の高い業務にリソースを集中できるようになれば、経営への参画意識向上にも期待できるでしょう。

8.スキルアップ・キャリアアップ

単純作業から解放され、コア業務に従事できる機会が増えることで、従業員は財務分析やデータ活用、経営戦略立案といった市場価値の高いスキルを習得できます。新たなスキルを身につけることは自己成長を実感できるきっかけにもなるため、モチベーションを向上させるだけでなく、専門性の高いキャリアアップを実現する動機づけにもなります。

結果として、企業は高度なスキルを持った人材を育成・確保できるようになり、企業競争力の持続的な強化と変化に強い経営基盤の構築につながるでしょう。

9.承認スピードの促進

ワークフローシステムなどを通じて電子化できれば、場所や時間を選ばずに迅速な承認が可能になります。その結果、経費精算や支払申請、稟議などの処理にかかる時間が大幅に短縮され、業務全体の停滞を防ぐことにつながります。特にリモートワークでは承認スピードの向上によって、事業活動の円滑化に期待できます。

10.コンプライアンス強化の実現

システムによる自動チェック機能や電子帳簿保存法に対応したデータ管理体制が構築されれば、法令を遵守した業務遂行が実現します。また、アクセス権限の設定や操作ログの自動記録によって不正会計や情報漏洩のリスクを低減し、内部統制を強化できます。

11.従業員・顧客双方の満足度向上

経費精算や支払申請などの手続きがスムーズになるため、経理部門に留まらず、全従業員の利便性向上にも期待できます。また、取引先への請求や支払処理が迅速かつ正確になるため、取引先からの信頼性向上にもつながります。従業員と顧客の双方にとってメリットのある環境を構築することは、企業価値全体の向上に寄与するでしょう。

経理業務の効率化に向けて｜実現成功へと導くステップ

経理業務の効率化におけるメリットを得るべく、ここからは成功へと導く方法について解説します。

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業務フローの洗い出し

まずは現状の経理業務におけるすべての作業とプロセスを細かく可視化しましょう。「誰が」「何を」「どれくらいの時間をかけて」「どのような手順で行っているのか」といった各項目を漏れなく棚卸し、無駄や非効率の温床となっているボトルネックを特定します。具体的に特定することで、後述する施策の優先順位付けがしやすくなります。

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自動化できる業務を特定する

次に、洗い出した業務フローのなかから、定型性が高いもの、反復回数が多いもの、あるいは手作業によって人的ミスが起きやすいものを自動化の候補として特定します。特にデータ入力や転記、突合、請求書の発行・送付作業はRPAやAI-OCR、クラウドサービス導入による費用対効果が高いため、優先順位を高く付けることをおすすめします。

適切なツール・サービスの利用

次に、効率化の候補業務に対し、クラウド会計ソフトやRPA、経費精算システムなど、有効なツール・サービスのなかから自社の規模や予算、解決したい課題に適しているものを選択・導入します。

このとき、既存システム（基幹システム）との連携性や従業員にとっての利便性を重視することで、スムーズな移行が実現し、現場内の混乱を最小限に抑えることができます。

効果測定・改善

ツール導入や新たな業務フローへの変更が終わった後は、効果測定を行いましょう。導入前後で月次決算にかかる作業時間が何時間削減されたか、ミスの発生率はどの程度に下がったかなど、具体的な指標を設定することでツール・サービスの投資対効果を客観的に判断できます。

仮に改善点が見つかれば新たな課題に設定し、継続的なPDCAサイクルを回しながら効率化のレベルを維持・向上させましょう。

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経理業務の効率化には、業務フローや非効率な業務の特定や自社課題に適したツール・サービスの選定、効果測定などさまざまな工程を順にクリアする必要があります。しかし、日常業務と並行してこれらを達成するためには、デジタル人材やDX推進部門の設置などが伴い、速やかな効率化につながらないことも少なくありません。

Peaceful Morningでは、業務の効率化を実現するためのさまざまなプロセスを要所要所で解決へと導くサービスを複数提供しています。ここでは経理業務の効率化・自動化を実現する上で有効なPeaceful Morningのサービスについて解説します。

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まとめ

経理業務の効率化は、紙文化と手作業の多さ、属人化など、さまざまな課題を1つひとつ乗り越える必要があります。しかし、こうした作業は定型・反復業務であることが多く、最適なツール・システムを導入することで効率化あるいは自動化が可能です。

効率化によって得られるメリットは、コスト削減だけでなく、ミスの削減やリアルタイムな情報把握、コア業務への注力など多岐にわたり、企業経営の強化に直結するものばかりです。

まずは業務フローを洗い出し、自動化できる部分からスモールスタートでツール導入を検討してみましょう。業務フローの洗い出しやDX人材の確保を課題とする企業担当者の方は、お気軽にPeaceful Morningまでお問い合わせください。