本記事では2022年1月時点の大学におけるRPA導入事情を紹介します。近年必要性が高まっている業務効率化。その対象として大学などの高等教育機関も例外ではありません。
大学職員の本来の業務は学生や教授の「教育・研究支援」です。しかしながら、大学には紙媒体の資料やデータ、毎日の定型作業、反復作業が溢れており、本来の業務に注力する時間が少ないのが現状です。
RPAなどの自動化ツールで定型作業・反復作業を置き替えてしまえば、大学職員の時間的・精神的な負担を軽減し本来の業務に注力する時間を捻出することができます。本記事では既に導入を完了した大学の事例を3つ紹介します。導入の背景や自動化対象業務を参考にしてみてください。
目次
RPAとは
まずはRPAについて概要を説明していきます。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、ソフトウェアによるロボット化でホワイトカラーの仕事を効率化する業務自動化技術、またはその業務自動化ツールやソフトウェアロボットそのものを意味します。
ロボットというと人型のロボットなどを思い浮かべる人がいますが、PC内やサーバー内で動くソフトウェアだと考えてください。18世紀半ば～19世紀ごろには職人（ブルーカラー）が手作業で行っていた業務が産業機械（ロボット）により代替され生産性が向上したように、現代ではホワイトカラーによる繰り返しの業務をRPAに置き替え、人間はより価値の高い業務に注力しようという風潮が強まっています。
RPAのリーディングカンパニーであるUiPath社の最新調査によると、今後RPAによって不要になる仕事1件につき、新しい仕事が2件創出され、UiPathユーザーがRPAソフトウェアの活用により期待できる経済効果は、2021年の70億ドルから2025年の550億ドルへと非常に速いスピードで増加することが分かりました。
このようなRPAの恩恵である生産性の向上を最大限に享受し、自分にしかできない創造的な業務に集中するためには「RPAを取り扱えること」が必須条件となり、組織内の1人1人のデジタルリテラシーを高めてくことは今や業界問わず急務となっています。
大学がRPAを導入するメリット
既に導入した大学の数も多くなってきましたが、RPAを導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。大学がRPAを導入すべき理由は大きく分けて3つ挙げられます。
業務量が削減される
大学規模が大きくなればなるにつれ扱うデータの量が膨大になり、業務を行うのに手間がかかります。そこでRPAを導入し業務自動化を進めれば、その分だけ職員の業務量を減らすことができます。
業務の質が向上する
人間が業務を行う以上、疲労などによるミスは避けられないものです。一方でRPAは単純な業務を繰り返し行うことに長けており、ヒューマンエラーを起こすことがありません。したがってRPAを導入すると転記ミス等がなくなり、業務の質を向上させることができます。
本来の業務に専念できる
前述の通り、RPAを導入すると職員の抱える業務量やルール化された業務に対するプレッシャーを削減できます。そのため職員に本来の業務に注力する余裕が生まれ、組織全体としてより正確かつ創造的な業務を遂行できるようになります。
大学のRPA導入事例3選
では、RPAは大学のどのような場面で活躍するのでしょうか。実際にRPAを導入した、または導入実験をした大学を3つご紹介します。
三重大学
三重大学では業務の見直しを通じた業務改善を推進するためのツールとしてRPAを導入しました。導入したのはUiPathで、無料で試用しやすく、小規模からのスタートが可能であり、さらにユーザーインターフェースや学習コンテンツが充実していることが主な理由です。
「財務会計システムでの支払伝票作成業務」を筆頭に、三重大学では様々な業務を自動化しています。自動化する業務の選定には
- 単純作業であること
- 処理しなければならない量が膨大なこと
- 繰り返しが多いこと
- 自動化により、教育研究支援に人手を割けるようになること
といった項目が考慮されています。
大学で物品を購入する際、必ず発生する業務が支払伝票処理です。従来は1件ずつ職員が処理していましたが、RPA導入によって職員がデータをExcelに連続入力すれば残りの業務は自動で行えるようになりました。
RPA導入は職員の伝票処理以外の業務に充てる時間を増やし、さらに超過勤務時間の削減にもつながっています。令和2年度は約23,000件の伝票をRPAを活用して処理したことで、約1,150時間の業務時間を削減しました。
参考: https://www.nii.ac.jp/event/upload/20210423-06_Mie.pdf
琉球大学
琉球大学では「RPA等を活用した業務改善プロジェクト」としてRPAの実証実験を行いました。業務の高度化・複雑化により業務量が増大する中、単純作業の自動化により企画立案等の比較的高度な業務に集中することが目的です。実験には人気の高いRPAであるUiPathを使用しました。
実験では「支払い承認書の印刷」「学生証の再発行回数データの更新」「採用申請書の内容の人事給与システムへの転記」の3つの業務を自動化しました。
実験の結果、上記の3業務を自動化するだけでも定量的効果として年264時間の業務時間削減が見込まれることがわかりました。また、定性的効果としては
- 業務の標準化
- 正確性の向上
- 業務内容の高度化
といった効果があることがわかりました。
一方で、RPAを本格導入するに当たり「紙ベースのデータをデジタルに移行しなくてはならない」「現行のシステムとの相性がよくない場合がある」等の課題も見つかりました。
大規模な導入の場合、推進体制や開発環境の整備に手間がかかってしまいます。しかし整備は業務自体を見直す良い機会になり、更なる業務効率化につながることが期待されます。
参考: https://www.u-ryukyu.ac.jp/news/12214
帝京大学
帝京大学ではデータ入力業務を自動化するためにRPAを導入しました。帝京大学は学内情報や学習成果の収集・蓄積・分析を行い、大学の意思決定に役立てる「IR（Institute Research）」という取り組みを進めていますが、データを手作業で入力すると膨大な時間がかかることが課題でした。そこで、コスト面も考慮した結果WinActor®を採用しました。
WinActor®の魅力は「標準機能として提供されているパーツを組み合わせてシナリオを開発」できることです。開発期間が短かったにも関わらず膨大な量のシナリオを完成させ、実用化することができたのはこのためだと担当者は振り返ります。
RPAの導入により20％以上の業務量削減効果があり、今後も幅広い業務に展開していく見込みです。
参考: https://winactor.biz/case/teikyo.html
RPA導入時の留意点
これまでRPAの良い面を多くご紹介してきました。ここで、実際にRPAを導入する際に気を付けるべきことをお伝えします。
自動化に囚われすぎない
RPA導入時に業務自動化を目的としてしまうと、本来自動化する必要のない業務にまでRPAを取り入れてしまい、結果的に効果が薄れてしまいます。重要なのは自動化に適する業務と適さない業務の検討です。本末転倒にならないよう、あくまでRPAは業務効率化のための手段と考えましょう。
成果を求めすぎない
導入に人員やコストをかけるほど、RPAの効果を期待してしまいます。しかし最初から大規模な自動化を試み、「業務時間を何千時間削減する」といった大きな成果を求めると失敗しやすくなります。身近にある小さな業務から自動化を進め、少しずつ応用して規模を拡大していきましょう。
RPA専門家とコミュニケーションを取る
RPAを活用する際、社内にRPAに関する知識を持った人材を置く必要があります。RPA専門家は「導入時に失敗することが多い場面」「より効果的に活用する方法」などをよく理解しているため、積極的にコミュニケーションを取ることがRPA導入成功につながります。
RPA導入へ一歩踏み出そう
大学におけるRPAの活用方法についてイメージしていただけたでしょうか。RPAは特徴と仕組みを理解して使いこなせば業務効率化に大きく貢献してくれます。本記事が業務自動化へ一歩踏み出すきっかけになれば幸いです。
RPA HACKでは様々なRPAツールの紹介をしていますのでぜひご覧ください。
RPA専門家が伴走！Robo Runnerの紹介
RPA導入に関する基本的な内容を理解し、いざRPAを導入しようと導入前に入念に準備をしていても、実際にRPAを導入してみると想定外の困難に直面する可能性は十分にあります。Peaceful Morning株式会社が提供する「Robo Runner」はそうしたRPAに関する「困りごと」をオンラインサポーターが即座に解決するサービスです。
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