いきなりですが、ビジネスプロセス管理をご存知でしょうか。
ビジネスプロセス管理を英語に直すとBusiness Process Management（略称：BPM）、経営目標を実現するために一連の業務を工程ごとに分解し、最適化に向かって継続的にアプローチするマネジメントの手法のことです。
この手法を取ることで今まで見えていなかった業務工程を可視化し課題が浮き彫りになったり、部署間の壁を取り除き、連携をスムーズにしたりすることが可能になり、業務効率化を着実に進めることが出来ます。
しかしながら、BPMとは先ほど述べた通り継続的な手法であり即効薬ではありません。BPMに含まれる可視化やシステムの構築を全て手作業で行えばかえって業務の工数が増えてしまい逆効果になりかねません。
このような場合に有効活用したいのが今回ご紹介するBPMツールです。
ツールによって機能の差はあるものの、BPMツールを活用することで、各工程の洗い出し、業務の可視化、システム構築、タスク進捗状況の把握などを行い効率化を図ることが出来ます。
目次
BPMツールの基本概要
BPMツールの3つの機能
BPMツールには主に3つの機能があります。
現在の業務プロセスを分析して可視化、改善された業務プロセスを設計する「モデリング機能」
モデリング機能によって設計された業務プロセスを実行した場合の結果を検証を行う「シュミレーション機能」
そして新たな業務プロセスの稼働状況を監視する「モニタリング機能」です。
既にお気づきの方もいらっしゃるかもしれませんが、この流れはPDCAサイクルに当てはめることができます。「モニタリング機能」で新たに問題点を発見すれば再度分析して可視化、新たな業務プロセスを設計といったようにBPMツールの力を借りて理想の業務プロセスを構築することが可能です。冒頭で継続的を強調したことはこれに起因しており、BPMはPDCAのフェーズに乗っ取って循環を繰り返していく手法なのです。
ワークフローシステムとの違い
BPMツール導入を検討するにあたり、いずれ浮かび上がる疑問を本記事では先に解消して置きたいと思います。
その疑問とは「BPMツールとワークフローシステムの違いは何？」というものです。
どちらも業務の効率化を目的としている為、BPMツールやワークフローシステムのイメージがはっきりしないうちは「結局どういった違いがあるの？」や「自分の求めているものは一体どちらなの？」といった疑問が付きまといます。
この記事は「BPMツールが気になっているけど名前以外分からない」という方を対象としているので、まずは「規模の違い」を抑えて頂きたいと思います。
ワークフローシステムもBPMツールと同じく業務を効率化するツールであり、この点は共通していますが、一方でワークフローシステムはBPMツールと違い「申請業務」に特化していることが特徴です。
組織で働く以上、様々な過程において「申請→承認→決済」という申請業務が発生し、そこには「申請書類の管理」「決済まで時間がかかる」「申請を行ってからの進歩状況が不明瞭」といった幾つもの課題が存在します。
「一連の申請業務を書類ではなくシステム上で行うことでこれらの煩雑さから解放されよう」という目的で作られたものがワークフローシステムです。
それに対して申請業務といったある特定の業務を効率化するのではなく、業務全体の課題を発見し、可視化、改善を重ねていくという機能を持っているのがBPMツールです。上で紹介したBPMツールの3つの機能は独自の機能であり、普通ワークフローシステムには搭載されていません。
あなたが効率化したい業務が申請業務であれば、最適解はBPMツールではなくワークフローシステムの可能性があります。
BPMツール導入のメリット
違いを踏まえてBPMツールが適していると判断された方へ、次は導入のメリットをお伝えします。
メリット①：業務プロセスの可視化
BPMツールの1番のメリットはやはり目的でもある「業務プロセスの可視化」です。組織が大きくなればなるほど、他の人がどの様な業務を行っているのか、進捗状況はどのようになっているのか把握することが困難になります。こういった状況がBPMツールの導入により可視化され、従業員間で業務内容や進捗を共有することにより、お互いがフォローし合えるような環境が形成されます。
メリット②：環境の変化に柔軟に対応
ビジネス環境は刻一刻と変化していくものです。BPMツールでは業務プロセスの追加・変更が可能なため、ビジネス環境が導入当初と変わってしまっても適宜対応することが出来ます。そこに重点を置く場合は導入時にBPMツールの中でも業務プロセスへの変更対応に優れているツールを選ぶことも有効です。
BPMツール選定のポイント
ポイント①：機能の選定
まずは、自社がどの様な機能を必要としているかを見極めます。ただ単に高額で多くの機能を搭載したツールを導入しても業務効率化が大幅に進むわけではありません。費用対効果を上げるためにも、自社に必要な機能は何かを洗い出して検討し、それに応じた規模のツールを選ぶべきです。
ポイント②：操作性
全てのツールに言えることですが、操作が難しいとシステムが稼働しない恐れがあります。社内エンジニアのいない会社ではプログラミングなしでシステムを構築できるツールを選ぶなど、自社に合った操作性のツールを選定してください。
ポイント③：柔軟性
先ほどメリットとして述べた柔軟な対応に関わってくる部分です。業務プロセスを改善するために、変更はつきものです。変更対応は早いか、コストはどれほどかかるか、既存システムと連携は可能か等を検討材料に加えましょう。
おすすめBPMツール
Pega systems
画像は公式HPより引用：https://www.pega.com/ja
米ソフトウェアベンダーのPega systemsのソリューションは
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- マネジメント
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の機能を有した統合プラットフォームです。
アプリケーション作成時にプログラミングを要し、効率化を妨げていた従来のBPMツールとは違い、ローコードにこだわっており、思考の流れと同じように業務の全範囲を補い操作できるようになっています。
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appian
画像は公式HPより引用：https://appian.com/jp.html
appianのBPMツールでは
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最適なBPMツールに巡り合えますように
いかがでしたでしょうか。BPMツールとワークフローシステムの違い、導入メリットや選定のポイントを抑えて頂けましたか？これらのポイントを踏まえて、あなたの会社が最適なBPMツールに巡り合い、業務効率化を達成されることを願っています。
BPMツール以外にも沢山の効率化ツールが存在します。興味のある方は以下のリンクより理解を深めてみてはいかがでしょうか。
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