近年、業務改善という言葉に注目がされつつあります。読者の方にも「業務改善という言葉は聞いたことがあるものの何から始めていいかわからない」という方がいらっしゃると思います。そこで今回は業務効率化の第一歩として企業が業務改善をする際に用いているマニュアル作成ツールについて紹介していきたいと思います。
目次
マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールは誰でも簡単に分かりやすいマニュアルを作成できるツールです。
マニュアルは19世紀以降後半業務効率化の推進を図るため紙などにマニュアルを書いていました。現在のマニュアル作成は電子媒体化が進んでいます。近年デジタル化が進んだこともあり、パソコンやスマートフォンといったマルチデバイスの普及によりデジタル化されたマニュアルが重宝されつつあります。
マニュアル作成のメリット３つ
・教育時間の削減
マニュアル作成を行うことにより業務の引き継ぎを行う際に教育時間の削減が出来ます。新入社員や異動により新規プロジェクトに参画するメンバーへの教育の質を均一化することが出来ます。
・作業の安定化
マニュアルに手順やミスの修正方法を記すことにより、作業ミスをしても冷静に対処することが出来ます。
・作業のマニュアル化
作業をマニュアル化することにより、それまで担当する個人がそれぞれ自己流で行っていた作業手順や内容を統一し、アウトプットやパフォーマンスのばらつきを低減させ質の安定化を図ることが可能となります。
マニュアル作成ツール導入のメリット２つ
・簡単に作れる
マニュアル作成は多くの時間を要しますが、ツールを導入することにより、文字入力と画像を入れるだけで簡単に済ますことが出来ます。
・コスト削減
紙のマニュアル作成では印刷と紙にコストが掛かります。印刷したマニュアルを共有する際に時間も掛かります。ツールを使うことでコストの削減をすることが可能となります。
マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールはツール毎にサービスが異なります。自社でマニュアルを作成する際に価格や形式を定め、適したツールを選択しましょう。
・利用目的
マニュアル作成ツールにはツールごとに操作方法、作業工程、動画マニュアル、ナレッジ共有で使い方が異なります。そのため自社目的にあったマニュアル作成ツールを選ぶ必要があります。
・有料と無料の違い
マニュアル作成ツールは有料と無料のものがあります。
無料ツールは無料で利用できる分、機能に制限があります。有料ツールは無料ツールとは異なり、マニュアル作成ツールに触れたことがない人でも気軽に扱えるように様々な機能が搭載されています。無料ツールの機能だけでは少し不安がある方には有料ツールをお勧めします。
おすすめ有料マニュアル作成ツール6選
Dojo
<製品>
Dojo
株式会社テンダが提供するマニュアル自動作成ソフトです。2021年3月時点で、最新バージョンはDojo Version 8.10です。
Dojo sero
Dojo seroはDojoの上位システムです。ふせん機能が導入され、疑問点に対してふせんを貼る事が出来ます。ユーザー一人ひとりに最適な環境づくりが実現できます。システム操作ナビゲーションです。2021年3月時点で、最新バージョンはDojo sero Version 2.0.0です。
<特徴>
・簡易操作でマニュアル作成工数を削減
操作した画面は自動キャプチャされコメントなどの追加作業も簡単に行えます。ソフトウェア操作や説明書を自動生成してくれます。
・多彩な利用方法
通常の紙形式のマニュアルだけではなく、社内教育用のシミュレーションコンテンツとして利用したり、オートでもコンテンツとして利用したりすることが可能となっています。
・豊富な出力形式
形式はPDF、HTMLといった静的な形式やAVI、Scormなどの動的な形式計11種18パターンの形式に対応しています。
(Dojoユーザーサポートサイトから引用)
<価格>
無料トライアル期間：30日間
価格に関しては下記のDojo スタンドアロン版、Dojo フローティング版共に問い合わせが必要となります。
Dojo スタンドアロン版
スタンドアロン版は個人、少人数で予め決めたマシンのみを利用する際に使用します。
スタンドアロン版はUSBキーを用いて認証を行います。
Dojo フローティング版
フローティング版は大人数で複数台のマシンを扱う際に使用します。
フローティング版はネットワーク上のライセンスサーバを用いて認証を行います。
参考：Dojo公式サイト
iTutor
<製品>
iTutor
株式会社BluePortが提供するマニュアル自動作成ソフトです。2021年3月時点で、最新バージョンはiTutor Ver.8です。
<特徴>
・動画を即座に編集可能
テキストベースではない動画マニュアルをiTutorを使って編集することができます。通常、動画編集する際は編集ソフトを使って編集を行いますがiTutorだけで動画編集を行うことができます。
・問い合わせ時間の短縮
お客様からの問い合わせの対応時にiTutorで操作、コンテンツ化することにより同じ問い合わせに対しては手間なくコンテンツの案内のみで解決することが可能となります。
<価格>
ソフトをドキュメント・動画のどちらをメインで利用するかによりプランが異なり、料金もプランによって変わります。
無料トライアル期間：21日間
[Windows版]
プロフェッショナルエディション
各種OfficeフォーマットやHTML5のエクスポートや動画変換が可能になっています。
値段：60万円~
スタンダードエディション
動画とドキュメントを中心に作成をする方向けのプランとなっています。
値段：45万円~
エントリーオフィスエディション
ドキュメントのみを中心に扱う人向けのプランとなっています。マニュアル作成を低コストで作成することができます。
値段：25万円~
エントリービデオエディション
動画のみを中心に扱う人向けのプランとなっています。動画だけのマニュアルを作成することができます。
値段：25万円~
[Mac版]
Mac専用エディション
2018年9月にMac対応版をリリースしました。動画編集や音楽編集ソフトなどのマニュアル作成を中心に行うことができます。
値段：15万円~
参考：iTutor公式サイト
tebiki
<製品>
tebiki
ピナクルズ株式会社が提供する簡単動画マニュアル作成ソフトです。2021年3月時点で、最新バージョンへの更新はありません。
<特徴>
・クラウド管理
閲覧機能の確認ができ、誰が何を出来るようになったかの現状把握をすることができます。そうすることで良いマニュアル作成が可能になります。
・言語対応
tebikiでは100ヶ国以上に対応しており、しかも自動翻訳機能や自動字幕機能も搭載しています。
<価格>
価格は公表されておりません。ご利用方法に応じてお見積もりを提案しているためお問い合わせしてみて下さい。
無料トライアル期間：あり
期間に関してはお問い合わせから申し込み下さい。
参考：tebiki公式サイト
COCOMITE
<製品>
COCOMITE
コニカミノルタ株式会社が提供するオンラインマニュアル作成・運用サービスです。2021年3月時点で、最新バージョンはCOCOMITE Version 5.00です。
<特徴>
・マニュアル作成が簡単
レイアウトに沿った形で入力していくことにより簡単にマニュアル作成をすることができます。PDF、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを入れることが可能になっています。
・管理機能の充実
ワークスペースを利用中にユーザーを追加したり削除したり権限変更を自由に行うことができます。フォルダ毎にユーザーやグループのアクセス権限の設定が可能なため、業務に沿った形で管理することができます。
<価格>
無料トライアル期間：30日間
会社の規模に合わせたプランを選ぶことが出来ます。
エントリープラン、スタンダードプラン、エンタープライズプランの3つのプランでは登録する際に初期登録料として65,000円がかかります。
エントリープラン
プラン内容は編集者数3人でデータ利用料25GB、操作サポートが備わっています。
値段：月額22,000円
スタンダードプラン
プラン内容は編集者数20人でデータ利用料100GB、操作サポートとエントリープランでは備わっていない閲覧者数が100人まで見ることが可能です。
値段：月額60,000円
エンタープライズプラン
プラン内容は編集者数100人でデータ利用料500GB、操作サポートと閲覧者数が500人まで見ることが可能です。
値段：月額220,000円
Teachme Biz
<製品>
Teachme Biz
株式会社スタディストが提供するマニュアル作成・共有ツールです。2021年3月時点で、最新バージョンはver 1.9.13です。
<特徴>
・トレーニング機能
新入社員や異動してきた方に向けてトレーニングプラン作成・配信することが出来ます。そして、トレーニング対象者は作成されたプランに沿って学習していきます。学習状況を可視化することが出来るので進捗把握することが出来ます。
・QRコード出力
マニュアル閲覧のリンクのQRコードを出力して印刷が可能です。スマートフォンでQRコードを読み取ることにより、マニュアルを直接閲覧することが出来ます。
<価格>
スターター
手順書を簡単に作成したい企業向けのプランで、編集・閲覧のみが出来る機能となっています。編集可能なアカウント数は10個で閲覧可能なアカウント数は50個までとなっています。
値段：月額50,000円
ベーシック
TeachmeBizの機能をフル活用したい企業向けのプランとなっています。機能は編集・閲覧機能に加え、マネジメント機能とトレーニング機能が備わっています。更に編集アカウント数が30個で閲覧可能なアカウント数は150個になります。
値段：月額100,000円
エンタープライズ
TeachmeBizの機能をフル活用したい大企業向けのプランとなっています。機能はベーシックと同様の機能となっています。異なる点は編集・閲覧アカウントの数です。編集アカウント数が100個で閲覧可能なアカウント数は500個となっています。
値段：月額300,000円
Qast
<製品>
Qast
any株式会社が提供するナレッジ共有ツールです。マニュアル作成をするほどでもない内容で気軽にナレッジの蓄積、共有を行う場合に選ばれています。2021年3月時点で、最新バージョンはQast Version 2.0です。
<特徴>
・Q&Aとメモ
質問事項はQ&Aに投稿し、豆知識や社内で共有しておいた方が良い情報などはメモに投稿することにより情報が共有されやすくなります。
・投稿の点数化
投稿のユーザーによる反応や投稿数に応じてランキング表示で点数を付けてくれます。そのため誰がどのくらい貢献しているのかが分かりやすくなっています。
<価格>
フリープラン
Qastがまずは10人以下でどのようなものか試してみたい方に向けたプランです。１ファイル容量が10MBに基本機能とSlack/Teams連携が可能となっています。
値段：0円
スタンダードプラン
複数部門でナレッジを蓄積したい、20人以上で投稿データのエクスポートを共有ができるプランです。１ファイル容量が50MBで基本機能、Slack/Teams連携、メンバー一括招待、投稿データのCSVエクスポート、社員IDでのログイン機能が備わっています。
値段：月額600円/ユーザー(年間契約)
エンタープライズプラン
20人以上でセキュリティ、導入後のサポートを重視したい方に向けたプランで、Qastの機能が全部搭載されています。１ファイル容量が250MBになり、そしてスタンダードプランの機能に追加でIPアドレス制限、シングルサインオン、アクセスログのダウンロード、SLAの締結、専属コンサルタントが備わっています。
値段：月額900円/ユーザー(年間契約)
参考：Qast公式サイト
おすすめ無料マニュアル作成ツール4選
Dropbox Paper
<製品>
Dropbox Paper
Dropbox.incが提供するDropboxユーザーのマニュアル作成ツールです。2021年3月時点で、最新バージョンはPaper 2020です。
<特徴>
・目次の自動化
マニュアルのドキュメント内の文章に見出しを付けることにより目次を付けることができます。
見出しの大きさによって目次の大きさも変更することができます。
・画像のレイアウト
画像を挿入する際、枚数毎にきれいに配置することができます。横並びで並べられるのは最大3枚までとなっていますが4枚以上の場合は1枚だけ大きく表示される仕組みになっています。
・マークダウン形式搭載
マークダウン形式が搭載されています。マークダウンとはファイルの書き換え表記の一つです。見出しサイズの設定をハッシュタグの数で調整することができます。このマークダウンをエクスポートすることも可能になっています。
<価格>
Dropboxは無料で利用することができます。Dropboxに登録しているユーザーであれば無料でDropbox Paperを利用することができます。
値段：0円
Stock
<製品>
Stock
株式会社Stockが提供しているマニュアル作成ツールです。2021年3月時点で最新バージョンは2.20.4です。
<特徴>
・チャットを見返せる
リアルタイムで流れてくるチャットは最新のものが更新されていきますが、Stockでは見返すことができます。「ノート」と呼ばれるファイルに紐付けられている記録から見返すことができます。
・シンプルで使いやすい
Stockはシンプルであり、導入企業様のITに詳しくない方でも説明不要で使いこなせてしまうほどのツールとなっています。(Stock公式サイトから引用)
<価格>
フリープラン
ノート数が20ノートでストレージが1GBでメール自動転送機能が搭載され、テンプレート機能は3つまでとなっています。Stockを試してみたい方向けのプランとなっています。
値段：0円
ビジネス5
Stockを5人以下で利用を目的としている方向けのプランです。ノート数は無制限で、ストレージ数は30GBでテンプレート機能も無制限で利用することができます。フリープランには備わっていなかった２段階認証や誤削除防止機能、情報アーカイブ、閲覧のみ権限、複数フォルダゲスト、1フォルダゲストといった機能も備わっています。
値段：月額1,980円
※フォルダゲスト：ゲストユーザーでフォルダの共有・作成が可能になります。
ビジネス10
Stockを10人以下で利用を目的としている方向けのプランです。ビジネス5と比べ機能の大きな変化はありませんがストレージが80GBになっています。
値段：月額3,480円
ビジネス20
Stockを20人以下で利用を目的としている方向けのプランです。ビジネス10の機能に新しくバックアップデータ保持、所属部署名の設定機能が搭載されました。ストレージも150GBに増えました。
値段：月額6,480円
大人数での利用を検討されている方
20人以上のチームで利用を検討されている方のプランで内容はビジネス20と同様の機能となっています。唯一異なる点はストレージが250GB以上になりました。
値段：人数によって変動有り
参考：Stock公式サイト
Googleドキュメント
<製品>
Googleドキュメント
Google社が提供しているGoogleドキュメントのサービスの中からドキュメント/スプレッドシート/スライド/フォームの4種類があります。4種類の内、Googleフォーム以外はマニュアル作成が可能です。Microsoft 365を利用するとコストが掛かってしまいますがGoogleドキュメントは無料で利用することが出来ます。Googleドキュメントはクラウド上で作業しているため複数人で同時編集・閲覧が可能なため、作業の進捗具合の確認がしやすくまとめて管理することが出来ます。
<特徴>
・Googleドライブの容量が大きい
Googleドライブは15GBまで無料で使用することができます。そして、オンライン機能を利用してGoogleドキュメントで資料を作成すると容量にカウントされることがありません。
・セキュリティ面
Googleドライブではログイン時に2段階認証機能が備わっており、これを有効にすることでセキュリティ対策を多なうことができます。そして、G suiteを使うことによってデータの暗号化することができます。共有の際に閲覧ユーザーを限定して公開することも可能です。
・共有・連携が簡単にできる
iOS/Android共にアプリをインストールすることができるため、場所にとらわれずに作業を行うことが可能です。
<価格>
Googleドライブの容量を追加する際は課金しなくてはいけませんが、Googleのアカウントを持っていれば誰でも無料で使用することができます。
値段：0円
Zoho Wiki
<製品>
Zoho Wiki
Zoho Corporationが提供しているマニュアル作成ツールです。
<特徴>
・全面的にカスタマイズ可能
全面的にカスタマイズ可能なワークスペースを利用することができ、ユーザーのニーズに応じられるようにコンテンツ毎に分類をすることができます。それぞれ独立したセキュリティ機能、管理機能が備わっています。
・多様なWikiの作成
写真・ビデオなどを埋め込むことができ、そしてZoho製品以外の外部ウィジェットを埋め込むことも可能となっています。(Zoho Wiki公式より引用)
<価格>
無料
無料プランにはストレージ50MB、ページ数と改訂回数を無制限に使用可能、SSL対応、ZIP形式のバックアップ、RSSフィードとAtomフィード、アクセス制御、カスタマイズ可能なCSS以上の機能が備わっています。３ユーザーまで利用可能となっています。
値段：0円
ビジネス
ビジネスは無料プランの機能に追加機能が備わっています。カスタムドメインと公開共有とワークスペースを無制限に利用することができます。ストレージは１ユーザーあたり1GB使用することができます。
値段：月額360円/ユーザー
マニュアル作成ツールの導入を考えている方へ
マニュアル作成ツール10選紹介してみてご理解していただけましたでしょうか？今回は10選ご紹介しましたが他にもマニュアル作成ツールはたくさんあります。自社にあったツールが必ずあるので気になる点がありましたら問い合わせなどで聞いてみるのも良いでしょう。導入して良かったと思えるものを選んでいただきたいと思います。RPAHACKではマニュアル作成記事以外にもRPAや業務効率化記事といった業務改善の記事も投稿しています。
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