業務の効率化を図るうえで、AIツールの活用が注目されています。データ入力やカスタマーサポート、文書作成など、AIを導入することで大幅な時間短縮が可能です。しかし、「どのAIツールを選べばよいのか」「導入のメリットや注意点は？」と悩む方も多いでしょう。
本記事では、AIを活用した業務効率化の仕組みや、おすすめツールを詳しく解説します。用途に最適なツールを選び、業務の生産性を高めましょう。
AIによる業務効率化とは？
AIは、データを学習しながら人間の思考を模倣し、業務の効率化を実現する技術です。従来の業務自動化は、定型的な作業が中心でしたが、AIの発展により、より高度なタスクの自動化も可能になりました。以下のように、総務省による統計では、生成AIの市場規模は右肩上がりで拡大していくと予想されています。
ここでは、AIが普及する背景や、業務効率化の手段としてよく比較されるRPAとの違いについて解説します。
AIが普及している背景
AIの普及が進んでいる背景には、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が大きく関係しています。DXの進展により、企業は業務の効率化や新たなサービスの開発にAIを活用するケースが増えています。特に、AIは大量のデータを迅速に処理し、分析する能力を持つため、経営判断や業務最適化に役立つでしょう。
また、人手不足や生産性向上の観点からもAIの導入が進んでいます。理由としてAIの活用により、人件費の削減や作業ミスの防止が可能になり、企業全体の生産性向上に貢献するからです。特に、文章作成や顧客対応など、一定の業務をAIに任せることで、従業員はより高度な業務に集中できるでしょう。
AIとRPAの違い
AIとRPAはどちらも業務を効率化する技術ですが、それぞれ異なる特徴を持っています。RPA（Robotic Process Automation）は、事前に設定されたルールに従い、定型業務を自動化するツールです。データ入力や帳票作成など、決まった手順で繰り返し行う作業の自動化に適しています。
一方、AIは学習し、データを基に判断する能力を備えています。そのため、RPAのように決められたルール通りに動くだけでなく、変化に対応しながら最適な処理を行うことが可能です。例えば、顧客対応AIは、過去の問い合わせデータを学習し、適切な回答を自動生成できます。
関連記事：【完全版】RPAとは？わかりやすく仕組みや期待できる効果を事例とともに解説
AIで効率化できる業務6選
AIを活用して効率化できる業務はさまざまありますが、ここでは主な6つの業務例を紹介します。ビジネスで活用するための成功のコツについては、以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。
関連記事：AIをビジネスで活用するには？活用する上での目的や事例、成功のコツを解説
関連記事：AIで業務効率化する8つの手順｜メリット・デメリットや事例もあわせて解説
カスタマーサポートの自動化
AIを活用したカスタマーサポートの自動化により、顧客対応の負担を軽減でき、問い合わせ対応を24時間無人で行うことが可能です。
従来のカスタマーサポートでは、電話やメール対応に多くの時間がかかるうえ、担当者の負担も大きい傾向にありました。しかし、AIを活用すれば、回答も迅速に対応してくれるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。
メール・文書作成の自動化
AIを活用することで、メールや文書作成の業務を効率化できます。日常的に繰り返し送るメールや報告書の作成は、時間を取られやすい業務のひとつです。
AIによる文章生成ツールを導入すれば、過去のデータを基に適切な文章を作成し、業務の負担を軽減できます。顧客対応メールや社内通知を自動生成し、必要に応じてカスタマイズすることで、作業時間を短縮できます。
また、文章の校正や要約機能を備えたツールを活用することで、より質の高い文章を作成できるでしょう。AIに文章のテイストやターゲットを事前に学習させておくこともおすすめです。
スケジュール管理・タスク整理
AIを活用すると、スケジュール管理やタスクの整理を効率化でき、業務の進行がスムーズになります。従来の手作業によるスケジュール調整では、会議の日程調整やリマインド作業に時間がかかることが課題でした。
AIを導入すれば、会議の空き時間を自動で調整したり、タスクの優先順位を提示したりすることが可能です。また、過去のスケジュールを分析し、業務の傾向を把握することで、より効率的なタスク管理が実現します。
財務・経理業務の自動処理
財務・経理業務は正確性が求められるため、AIを導入することでミスを防ぎながら作業を効率化できます。請求書の作成や経費精算、税務処理など、細かい計算を伴う業務では、AIの活用が有効です。
たとえば、AIが領収書の内容を自動で読み取り、経費精算システムに入力することで、手作業の負担を減らすことができます。また、税務処理では、AIが法律や規則を基に計算を行い、ミスを防げるでしょう。
関連記事：AI-OCRとは？OCRとの違いやメリット・デメリット、製品の比較ポイントを解説
営業支援・リード管理
AIを活用すると、営業活動の効率化やリード管理の精度向上が期待できます。従来の営業活動では、顧客情報の管理や見込み客の選定に多くの時間がかかっていましたが、AIを導入することで作業負担を軽減できるでしょう。
AIが過去のデータを分析し、購買意欲の高い顧客を自動でリスト化することで、効果的なアプローチが可能になります。また、顧客ごとの対応履歴を学習させることで、最適な営業戦略を導き出せる点も強みです。
データ入力の自動化
AIを活用すると、データ入力の作業を自動化でき、業務の効率が向上します。手作業では、入力ミスや時間の浪費が発生しやすいですが、AIを導入することで精度を高めながら処理速度を上げられるでしょう。
クラウド型のデータ管理ツールと連携することで、リアルタイムで情報を更新できる点もメリットです。企業のデータ管理が効率化されることで、業務全体の生産性が向上し、より戦略的な意思決定が可能になります。
業務効率化が期待できるおすすめのAIツール8選
業務効率化が期待できるおすすめのAIツールは以下の8つです。
- 文章作成｜ChatGPT
- 文章作成・検索補助｜Gemini
- 音声文字起こし｜Notta
- 画像作成｜DALL·E 2
- 議事録｜tl;dv
- コード補完｜TabNine
- 機械学習・データ分析｜DataRobot
- チャットボット｜AIチャットくん
それぞれのAIツールの特徴について解説します。
文章作成｜ChatGPT
ChatGPTは、自然な文章を自動生成できるAIツールです。ブログ記事やメール、報告書など、幅広い文章作成に対応できるため、多くの業務で活用されています。
過去のデータを基にした文章のリライトや、簡単な要点整理にも役立ちます。また、特定のトピックに関する文章を短時間で作成できるため、作業効率の向上が期待できるでしょう。
ユーザーの指示に応じて文章のトーンや表現を調整できる点も強みです。アイデア出しやコピーライティングにも活用でき、ビジネスにおいて幅広く活躍するツールと言えます。
文章作成・検索補助｜Gemini
Geminiは、文章作成と検索補助に特化したAIツールです。情報を素早く収集し、的確な文章を生成する機能を備えているため、リサーチ業務の効率化に役立ちます。
特定のテーマについて調べながら文章を作成できるため、資料作成やレポート作成の時間を短縮できるでしょう。また、検索結果を整理し、必要な情報をわかりやすくまとめる機能も備えています。
業務の中で情報収集と文章作成を並行して行う場面が多い場合、Geminiを活用することで、作業負担の軽減につながります。
音声文字起こし｜Notta
Nottaは、音声データを高精度で文字に変換できるAIツールです。会議やインタビューの内容をリアルタイムで記録できるのが特徴です。
手作業で文字起こしを行うと時間がかかりますが、Nottaを利用すれば、話した内容を自動でテキスト化できるため、作業効率が向上します。また、多言語対応の機能もあり、外国語の会話を文字に変換することも可能です。
議事録の作成や会話の記録を正確に残す必要がある場合、Nottaを導入することで業務の効率化が期待できるでしょう。
画像作成｜DALL・E 2
DALL・E 2は、AIによる画像生成に特化したツールです。テキスト入力だけで独自の画像を作成できるため、デザイン業務の効率化に貢献します。
たとえば、マーケティング資料やプレゼン資料に適したオリジナルの画像を短時間で生成できるため、デザイナーがいない環境でも視覚的なコンテンツを作成しやすくなります。また、細かい指示を加えることで、イメージに沿った画像を生成することも可能です。
議事録｜tl;dv
tl;dvは、オンライン会議の録音・文字起こし・要約を自動化できるツールです。ZoomやGoogle Meetと連携し、会議内容をリアルタイムで記録できるため、業務の効率化に役立ちます。
長時間の会議では、重要なポイントを見逃しがちですが、tl;dvを活用すれば、議論の要点を自動で抽出し、簡潔な議事録を作成できます。また、検索機能を使えば、特定の発言を素早く見つけることも可能です。
コード補完｜TabNine
TabNineは、AIを活用したコード補完ツールです。プログラミングの際に適切なコードを自動で予測・補完するため、開発作業のスピード向上が期待できます。
複雑な関数の入力や、繰り返しのコーディング作業を簡略化できるため、初心者から上級者まで幅広く活用できるでしょう。また、複数のプログラミング言語に対応しており、開発環境に合わせた最適なコード提案を行います。プログラミングの生産性を向上させるために、TabNineを導入することで、作業効率を大幅に改善できます。
機械学習・データ分析｜DataRobot
DataRobotは、機械学習を活用したデータ分析を自動化するAIツールです。専門知識がなくても高度な分析ができるのが特徴です。
売上予測や市場分析など、膨大なデータから有益な情報を抽出し、最適な戦略を導き出すことが可能です。また、AIが自動でモデルを構築し、最も精度の高い予測を提示するため、分析作業の手間を削減できます。
チャットボット｜AIチャットくん
AIチャットくんは、顧客対応や問い合わせ対応を自動化できるチャットボットツールです。WebサイトやSNSに導入することで、24時間対応のカスタマーサポートを実現できます。
例えば、よくある質問を自動で回答することで、担当者の負担を軽減し、対応スピードを向上させることが可能です。また、過去の問い合わせデータを学習し、より精度の高い回答を提供する機能も備えています。
ビジネスで使用するAIツールの選び方
ビジネスで使用するAIツールの選び方を紹介します。ポイントを押さえたうえで、最適なAIツールを選定しましょう。
操作性はシンプルで使いやすいか
AIツールを導入する際は、操作性がシンプルで使いやすいかを確認することが重要です。直感的に操作できるツールであれば、従業員がスムーズに活用でき、業務の効率化が進むでしょう。
一方で、操作が複雑なツールを導入すると、慣れるまでに時間がかかり、利用者間のスキル差が生じる可能性があります。その結果、業務の一部が属人化し、逆に生産性が低下する恐れもあります。
そのため、AIツールを選定する際には、デモ版や無料トライアルを活用し、実際の使いやすさを確認しましょう。スムーズな運用を実現するために、シンプルな操作性を持つツールを選ぶことがポイントです。
セキュリティ認証を取得しているツールを選ぶ
AIツールをビジネスで活用する際は、データの安全性を確保することが欠かせません。特に、クラウド型のツールでは、情報漏洩や不正アクセスのリスクがあるため、セキュリティ対策が十分であるかを確認する必要があります。
たとえば「ISO 27001」や「SOC 2」などのセキュリティ認証を取得しているツールは、安全基準を満たしていると判断できます。また、社外へのデータ流出を防ぐために、オンプレミス型のソリューションを検討するのもひとつの方法でしょう。
利用料が予算内であるか
AIツールの選定において、コストと機能のバランスを考慮することは重要です。高機能なツールであっても、予算を超える価格設定では継続的な利用が難しくなるため、導入前にコストを明確にしておく必要があります。
無料プランやトライアル期間が用意されているツールを活用すれば、実際の使用感を確かめたうえで導入を検討できます。また、サブスクリプション型と買い切り型の違いを比較し、自社の利用スタイルに適した料金プランを選ぶことが大切です。
自社の課題を解決できる見込みはあるか
AIツールを導入する際は、自社の業務課題を明確にし、その解決に適したツールを選びましょう。適切なツールを導入しなければ、十分な効果が得られず、結果としてコストが無駄になる可能性があります。
たとえば、カスタマーサポートの改善が目的であれば、AIチャットボットを活用するのが適しています。一方、データ分析を強化したい場合は、機械学習を活用したデータ分析ツールを導入するのが効果的でしょう。
選定の際には、ツールの機能を詳細に確認し、実際の業務にどのように役立つのかをシミュレーションすることをおすすめします。自社の課題を的確に解決できるAIツールを選ぶことで、業務の効率化と生産性向上につながるでしょう。
AIを使用する際のリスクと注意点
AIの活用が進む一方で、リスクや注意点を理解し、適切に対策を講じることが重要です。特に、AIには「利用者のリスク」「AIサービス提供者のリスク」「社会全体のリスク」の3つがあり、それぞれ密接に関連しています。1つの問題が広範囲に影響を及ぼす可能性があるため、十分な理解と対策が必要です。
利用者が誤った情報を発信すると、社会全体に影響を与え、新たな規制が導入されることも考えられます。その結果、AIサービス提供者は法律や規制に対応する負担が増し、運用コストの上昇やサービスの制限が発生するかもしれません。
このようなリスクを回避するためには、利用者はAIの特性を正しく理解し、情報の正確性を確認しながら活用することが求められます。また、AIサービス提供者は法的ルールを遵守し、透明性のある運用を行うことが重要です。
まとめ
AIを活用することで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。データ入力やカスタマーサポートの自動化、スケジュール管理の最適化など、さまざまな業務でAIが役立つでしょう。
しかし、導入にあたっては、操作性やセキュリティ、コスト面を考慮し、自社の課題を解決できるツールを選ぶことが重要です。また、AIを使用する際のリスクも理解し、適切な運用ルールを設ける必要があります。適切なAIツールを活用し、業務の効率化と生産性向上を実現しましょう。
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