膨大な請求書の処理に毎月追われていませんか？
「簡単」「正確」「早い」こんな経理担当者が喉から手が出るほどの希望をかなえてくれる自動化サービスがあります。
今回ご紹介する『sweeep』は請求書の会計処理をAIで自動化し、100枚を3分で処理する帳票定義不要のワンストップ型SaaS です。
『sweeep』の機能や特徴を、運営するオートメーションラボ株式会社のCEO村山毅氏に教えていただきました。
製品情報URL
https://sweeep.ai/
目次
請求書の会計処理が抱える課題
オートメーションラボ株式会社のCEO村山毅氏
ーーー請求書の処理はIT化がなかなか進んでいない領域であると言えます。具体的にどの様な課題があるのでしょうか。
村山氏：請求書に関して、多くの会社が抱えているの課題は大きく３つあります。
１つ目は、保管方法です。会社によって、スキャンしてPDFで保管しているところもありますし、伝票を束にして保管している会社やPDFと紙で保管している会社もあります。物理的にどう保管するかに結構パワーをかけているということがあります。
２つ目は、探す方法です。同じ様な取引があった場合、過去どの様な勘定科目で仕訳をしていたかを探すケースにおいて時間がかかっています。
キャビネットにまとめた紙の伝票を持ってきて、何か月分か並べて発見するといった感じです。下手すると一時間とか、「キャビネットが無い！」「誰が持ってるんですかー？」というやりとりが日常的に発生しています。
ファイルに保管してあるパターンもありますが、フォルダの構成が月、取引、会社名など色々な分類の仕方を各担当者が別々にやっていて探すのが面倒というケースもあります。
AI-OCRシステムというと「入力作業の自動化」に目がいきがちなのですが、作業全体の効率化という観点では「保管」や「検索・閲覧」の部分が非常に大事です。実は入力作業よりも入力の補助資料として過去の資料を探したり、入力後の保管したり、紙を回覧する作業が入力そのものの作業の3〜5倍の時間がかかっています。そのため入力だけではなく、周辺の作業も一緒に解決しないと本当の効果を得られないのです。sweeepは単なるOCRツールではなく業務全体をワンストップで処理できるツールとしてご利用いただいています。
3つ目は、属人的であることです。請求書の処理は基本的に手作業であり定型化された作業ですから面白くないのですが、振込がその後に続くので大事な作業です。大事な作業だからこそ結構ストレスになる人もいて、それが原因で退職したりモチベーションが下がっているケースはあるかと思います。特に中小ですと、一人で全部抱えてやっていて、請求書と出納を一人でやると不正会計の原因になり経営者目線でいくと、リスクが高いです。
AI-OCR×RPAで解決
ーーー請求書の処理は①保管方法、②探す方法、③属人的といった点で課題を抱えているのですね。これらの業務を効率化するにはどうすれば良いのでしょうか？
村山氏：AI-OCRを活用するという方法で、取引先ごとにフォーマットがバラバラの紙やPDFの請求書であってもデジタルデータ化することが可能です。
例えば、当社で開発しているsweeepを使えば全部ワンストップで効率化することが可能です。OCRの技術を使って、中に書いてある情報を読んで、請求金額や、勘定科目を割り当てて仕訳の形にします。sweeep上で承認機能があるので、上長が承認ボタンを押せば承認することが可能です。
また請求書の「保管作業」が不要です。例えばABC株式会社の請求書を読み込ませると、ABC株式会社の仕訳とエビデンスがセットで出てきます。ですので仕訳情報とエビデンスという今まで分離していた関係が一つになるため「紙に穴を開けて、糊付けして、キングファイルにバインドして、インデックスをつけて」という非効率な保管作業がいりません。探すのも検索すればすぐに該当の請求書を見つけることができます。
（sweeep HPより引用）
請求書AI-OCR「SWEEEP」とは
特徴
難しい操作や導入フローを一切なくし仕訳も自動作成してくれます。
- 最短翌日に導入可能。
クラウドなので、ソフトのインストールや環境設定は不要です。 - 面倒な設定が不要。
請求書は各社各様の不定形フォーマット。面倒な帳票レイアウト定義が不要です。 - 会計までつながる。
科目変換→会計データ作成→会計システム登録→振込までを一気通貫で行うことが可能です
他OCRサービスとの違い
- 帳票定義が不要
自動でフォーマット化されたデータに変換 - シンプルな使用感
最短翌日導入でインストールや環境設定不要
請求書の画像をドラッグ＆ドロップするだけ
価格
現在は３つのプランがあります。
TRIAL
月1000枚まで1ヶ月トライアル
導入/運用サポート
料金30万円
BASIC
月2000枚までの人気プラン
導入/運用サポート
初期費用30万円 月10万円から
請求書1000枚までは定額料金
1000枚超は100枚につき1万円
PREMIUM
枚数無制限 大規模プラン
導入/運用サポート
請求書枚数無制限
自動化の範囲
各社バラバラの請求書のOCR読み取りから経理処理（仕訳登録）までを自動化することができます。
帳票定義が不要であることが画期的です。
読み取りは帳票だけ？
見積書、発注書、納品書などの読み取りも可能です。取引先名、金額、日付が記載されている、かつ同項目を取得する目的であれば利用できます。
会計システムとの連携
全ての会計システムと連携可能です。
（SAP、OBIC、弥生会計、勘定奉行、freee、マネーフォワード、PCA会計、FXシリーズ他）
※freee、勘定奉行クラウドなどはAPI連携が可能です
運営会社概要
『sweeep』を運営するオートメーションラボ株式会社は、業務自動化を通じたお客様の生産性の向上、新たな価値創出への貢献を目指し、「バックオフィス革命」を掲げる自動化コンサルティング企業です。経理・人事・営業事務などバックオフィス領域のBPR事業・BPO事業を展開し2016年にRPAコンサルティングを提供開始。
『sweeep』は2018年12月をリリースされました。
こんな企業におすすめ
- 請求書が毎月1000枚以上ある
この処理だけで多くの時間と労力を費やしていますよね。 - 経理担当者不足
ロボットが代替してくれます。 - すぐに気軽に始めてみたい
AI-OCRやRPA、プログラミングの知識がなくても、最短翌日から請求書の処理をお任せできます。
まとめ
経理経験が無い筆者は、TRIALプランの月1000枚〜をという説明をみて、「1000枚か。毎月そんなに多い請求書を手作業で処理しているのか。担当者は大変だ。」と感じました。
一方、AIやロボットは正確でミスがありません。それでいてスピードも早いです。大変な仕事はロボットに任せて新しい仕事に取り組むことができます。
まずはデモ申し込みや相談をしてみてください。
オートメーションラボ株式会社『sweeep』サービスはこちら↓
https://sweeep.ai/
『sweeep』のデモ申込/相談はこちら↓
https://sweeep.ai/inquiry
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