Power Automateの便利な使い方をカテゴリーごとに紹介

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みなさんPower Automateはご存知でしょうか。

Power AutomateはMicrosoft社が提供している自動化のツールです。

2019年11月に発表されたばかりなので、認知度はそれほど高くないと思われます。

しかしPower Automateは煩雑なルーティーンワークを効率化してくれるため非常に便利です。

そこで今回はそのPower Automateの使い方について、カテゴリーごとに紹介していきます。

Power Automateとは

Power Automateは元々マイクロソフト社が出していた、Microsoft Flowと呼ばれるiPaaSのツールにRPAの機能を追加したものになります。

Power Automateになったことで、APIを提供していない、クラウド間の連携も可能になりました。

Power Automateの概要についてさらに知りたい方はこちらをご覧ください。

また実際にこの記事を読んでPower Automateを利用してみたいと思った方はPower Automateのサイトもご参照ください。

Microsoft Power Automate | Microsoft Power Platform

Power Automate使うとどんなことが楽になる?

ではPower Automateを使うとどんなことが楽になるでしょうか。

Power Automateを使用することで、毎日のルーティーンワークを自動化することができます。

メールの確認などのルーティーンワークはどうしても人間が行う作業のためにミスが出てしまう場合があります。

しかしPower Automateを使用することで、それらの単純作業を自動化し、ミスなどを解消します。

カテゴリーごとにおすすめのテンプレート

Power Automateにはいくつものテンプレートと呼ばれるものが存在します。

このテンプレートにそって、フローを作成することで、作業を自動化できます。

ここではカテゴリーごとに、オススメのテンプレートを紹介します。

以下で紹介するテンプレートは1分ほどで完成します。

メール

毎日たくさん来るメールを読まなければいけない中で、読み飛ばしてしまい、重要な添付ファイルを見落とすということはありませんか?

ここでオススメのテンプレートは

Office 365 のメールの添付ファイルを OneDrive for Business に保存する

ここでは実際使ってみた様子を紹介します。

①フローの作成

まずは自分のone driveとoutlookのメールにサインインしましょう。

サインインをした後は下のフローを作成を押すと完成です。

 

②フローの実行

では自分のoutlookにメールを送ってこのフローが実行できているか確認してみましょう。

まずはoutlookに添付ファイル付きのメールを送りました。

 

onedriveを確認してみましょう。

 

しっかりとファイルに保存されています。

ではPower Automateのサイトでも実際にこのフローが成功しているのか確認してみましょう。

成功していることがわかります。

このテンプレートを使うことで自動で、ファイルに保存してくれるので見落とすという心配は無くなります。

また他のテンプレートの中にはgmailのメールの添付ファイルをgoogle driveに保存するというものもありますので、仕事で主にgoogleを使うという方はこちらのテンプレートをご利用ください。

カレンダー

仕事でoutlookを使用して、プライベートでgoogleカレンダーを利用することによって用途を分けているという人も多いのではないでしょうか。

しかしこのようにいくつかのカレンダーサービスを利用してしまうと、ダブルブッキングなどの問題が起こってしまう可能性があります。

その中で、特定の予定、例としましては「会議」だけは、googleカレンダーに同期したいという場合にオススメできるテンプレートがこちらです。

特定のカテゴリの予定を Office 365 から Google カレンダーにコピーする

このテンプレートを使用することによって、いちいちどちらのカレンダーアプリも開いて、予定を確認する必要が無くなります。

ソーシャルメディア

SNS上にある自分の会社が出したサービスや製品についての評価や感想などを効率的に集めるにはどうしたら良いでしょうか。

Power Automateを使用することで、簡単にSNS上の自社のサービスや製品の評価を集めることができます。

その時にオススメのテンプレートはこちらです。

特定のハッシュタグを含むツイートを SharePoint list に保存する

このテンプレを使用することで、いちいち検索してコメントを集めるという手間を省いてくれます。

twitterをPower Automateで便利にするテンプレートはその他に
特定のトピックについてのツイートを Excel テーブルに保存するというものがあります。

では実際にテンプレートを使用してみましょう。

①フローの作成
このテンプレートを作成するにあたって赤い米印の部分を入力していきましょう。

今回はtwitterの検索テキストを#俳句としました。

そしてこのテンプレートを実行するには、エクセルであらかじめ、”Tweet Text”、”Tweeted by”、”Retweet count”、”Created at” の列があるテーブルで作成する必要があります。

テーブルの作成方法は以下のリンクをご参照ください

ビデオ: テーブルを作成する – Excel

以下がテーブルを作成した際のエクセルです。

 

そしてすべての項目を入力し、フロー完成です。

②フローの実行
ではさっそくフローを実行してみましょう。

右上のテストというボタンを押すと、フローが正常に実行してくれるか確認してくれます。

実行が成功されました。
では、エクセルにはツイートの内容が反映されているでしょうか。

ツイートの内容は反映されていました。
テストでは、リツイート数の多いツイートが反映されているようです。

このテンプレートを使うことによって、ツイートを自動的に追跡することが可能になります。

 

Power Automateを使う時の注意点

ではPower Automateを使う時の問題点であったり、注意するべき点はあるのでしょうか。

Power Automateは、サービスが開始したばかりで、どうしても情報が少ないという問題があります。

そのために、まだ使い始めの方などにとっては実際に自動化を実行しようとしても、うまく実行できない場合にすぐにどこが間違っているのか確認できないというのが現状です。

まとめ

今回の記事では、Power Automateの便利な使い方について紹介していきました。

Power Automateを使用することで、シチュエーションごとに様々な使い方ができることはわかっていただけたでしょうか。

紹介したテンプレート以外にもまだまだPower Automateのサイトにはいくつものテンプレートが用意されております。

今みなさんが、仕事などで効率化したいと思われている作業をもしかしたら、Power Automateは簡略化してくれるかもしれません。

Power Automateのホームページは以下のリンクからご参照ください。

Microsoft Power Automate | Microsoft Power Platform

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