近年、「業務効率化」「働き方改革」が世間で叫ばれている中でRPAに対する注目度が年々上昇しており、大企業だけではなく中小企業や自治体でのRPA導入も増加しています。
しかし、大企業のような資金力をもたない中小企業や自治体ではRPAの専門家に外注することができず、上手くRPAを活用しきれていないという問題も現状として存在します。そこで、今回の記事ではRPAの活用を自社で進めたいという企業・自治体の方のために、RPAで自動化する際に必要な設計書について、概要から中身までを詳しくご紹介します。
目次
RPAの設計書とは？
RPAの設計書とはいったいどのようなものなのでしょうか。RPAの設計書とは、RPAで自動化する際の設計図となるものです。設計者が業務担当者にヒアリングして、業務フローの全体図を把握した上で作成します。そしてその設計書を元に開発者がRPAツールを使って自動化を行ないます。（業務担当者、設計者、開発者は同じ人が重複して役割を担うことも多くあります。）
設計書は各社各様ですが、多くの場合以下のような要素が含まれています。
・RPAで自動化する目的
・RPAで自動化する業務の全体像
・RPAで自動化する際の仕様
RPAの設計書を書く目的とは
ではなぜ、RPAの設計書が必要なのでしょうか。大きく3つの理由があります。
完成イメージを共有するため
業務担当者と設計者・開発者が異なる場合、どれだけ丁寧に言葉で説明してもお互いの認識に齟齬が生じる可能性があります。設計書を作成することで、業務担当者が必要としているものと、設計者・開発者がイメージしているものが一致しているかを事前に確認できます。また設計書があることで業務担当者はより具体的な仕様を指示しやすくなります。
開発者に対する仕様提示
設計書があれば、開発者は業務の全体像を把握しなくてもどのような仕様が求められているのかを理解できます。開発者と設計者が分かれている場合、より効率的に開発が可能です。
メンテナンスを容易にするため
設計書がない状態で開発者がいなくなった場合のことを想像してみてください。そのようなことが起きたら、どのような意図でそのロボットが作られたのか、どのような処理を行なっているのか分からなくなります。設計書があれば開発した本人以外でもどのようなロボットなのかをすぐに把握できます。
RPAの設計書の内容
ここではRPA開発において作成しておくべき設計書の中身について詳しく説明します。RPA設計書には表に記載の内容が含まれます。
| 設計書の項目内容 | 作成者 | |
| 1 | 現在の業務フロー | 業務担当者 |
| 2 | 概要図 | 設計者 |
| 3 | 自動化後の業務フロー | 設計者 |
| 4 | 処理フロー図 | 設計者 |
それぞれの項目内容の詳細については以下で解説します。記事をご覧になりながらご自身の業務プロセスに合わせて実際に資料を作成してみてください。
現在の業務フロー
作成者：業務担当者
業務担当者がどのような手順で作業を行なっているのかを記載したドキュメント、いわゆる業務手順書です。画面キャプチャなども用いて業務フローの可視化を行いましょう。すでに業務手順書が存在する場合は、念のため実際の業務フローと差異がないかを確認してください。この現在の業務フローをもとに、どの作業をRPAで自動化するのか、自動化した後の業務フローをどうするかを業務担当者と設計者で決定します。
また、自動化前の業務手順書を設計書に残しておくことで、万が一ロボットが止まってしまっても手作業で業務を継続できます。
概要図
作成者：設計者
概要図は業務担当者向けの説明書です。ロボットが作成される背景や意図、どのような人がこのロボットを動かすのか、さらに一連の業務フローにおけるロボットの役割と人の役割の関係をまとめたものになります。文章と図を使って説明すると分かりやすいドキュメントになります。
自動化後の業務フロー
作成者：設計者
ロボットで自動化した場合の業務手順書です。現在の業務フローと同様に、画面キャプチャなども用いて業務フローの可視化を行ないましょう。なお、現在の業務フローと自動化後の業務フローで違いがない場合は省略するケースもあります。
処理フロー図
作成者：設計者
処理フロー図は開発者向けにより詳細な動作内容を説明したドキュメントです。この内容をもとに開発者がRPAツールを使って自動化を行ないます。そのため業務フローや概要図とは違い、ファイル名や分岐における判定条件などの具体的な情報も記載します。なお、ロボットの動作プロセスと合わせて業務担当者が行なう動作も記入するとよりわかりやすいものに仕上がります。
RPAの設計書を作成する際の注意点
ここではRPAの設計書を作成する際の注意点について説明します。それはRPAの設計書を定期的にアップデートするということです。RPAのロボットは開発して終わりではなく、運用していく中で、業務フローの変更やエラー発生に対応するためにメンテナンスを行ないます。RPAの設計書が古いままでは実際に動いているロボットとの齟齬が生まれてしまいますので、RPAのロボットに変更が生じた際はRPAの設計書も忘れずにメンテナンスを行ないましょう。
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業務の可視化にはかかせないRPAの設計書
RPAの設計書について今回の記事では紹介しました。RPAの設計書とは、いったい誰にとって必要な資料なのか、なぜ残す必要があるのかご理解いただけましたでしょうか。
RPAの設計書は業務を一度可視化するという意味でも非常に重要な資料であり、業務フローの整理に繋がります。作成段階で、無駄な業務手順が発見されたりするなど業務効率化への第1歩になるでしょう。
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