RPAの導入事例 部門ごとに事例を紹介!

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RPAの普及は急速に進んでいるものの、日本全国の幅広い企業で認知・導入されてはいるとはまだ言えません。
この記事を読んでいる方の中には、実際にどのようにRPAが利用されているのかイメージが掴めない方も多いのではないでしょうか。

今回は、RPAの利用イメージが掴めない方、導入ハードルが高いと考えている方、導入検討段階にある方に向け、企業の部門ごとの事例を紹介していきます。

 

日本でのRPA導入状況

RPAは日本企業にどの程度導入されているのでしょうか。
2017年の総務省の調査をみると、
導入済みの企業が14.1%とまだ浸透していないということがわかります。(参考:総務省

さらにRPAは大企業に比べ、中小企業では普及が進んでいない状況です。十分にRPAの認知が進んでいないことや、導入に踏み切る資金的・人的・時間的リソースがないことが理由として考えられます。 

経理部門のRPA導入事例

 

問題点

経理部門では、入力されたデータと実際の証憑(しょうひょう)に記載されている金額が、入力・確認ミスにより金額が一致していないという問題が起こります。また結果が一致してない場合に、その確認作業に膨大な時間がかかります。その他にも、経理部門には請求書や領主書の内容をエクセルに入力したり、煩雑な作業が多くあるということが現状です。

事例1 データ突合

RPAの利用により、買掛金や売掛金の消込などの突合などの作業が自動的に照合され、不一致の原因となるものは弾きだされるようになります。

それに加えてデータの信頼性という観点からもYahoo乗り換え案内など、インターネットで検索した交通費の金額と精算データを突合し、より信頼性のある金額との照合作業を行ないます

事例2 伝票データの取り込み作業

請求書、領収書、レシートのデータを入力するという煩雑な作業を、それらの伝票データを撮影するだけで「会計システム」や「エクセル」へ自動入力してくれます。
またそれらの証憑をまとめて取り込むことで、スキャンしたデータの保存、仕訳、その後のフローまでを自動化することができます。その他にも、専用メールアドレス宛に届いた伝票のデータを元に、RPAが従来の社員に代わって伝票データの入力に携わります。

事例3 各報告書の作成

税務申告書や決算短信、有価証券報告書などの外部報告書や内部資料を作成するにあたって、報告書や資料は、データベースから決められた金額を抽出していく作業が必要になります。RPAの利用により、データの抽出から報告書の作成、関係者への報告書の送信まで自動化します。

その他

  • Excel管理している社内外の取引情報を毎日経理システムに手動アップロード
  • 個人のクレジットカード入金のような大量な明細数になる場合に消込作業
  • 経費精算や取引先への支払依頼の申請確認

 

人事部門のRPA導入事例

問題点

人事部門においては、入社・退職が発生した都度、業務システムや社内システムに該当する社員の情報を更新する必要があります。各種手続きなどに伴う様々な情報のデータ入力勤怠状況のデータ管理など定型的な事務作業が非常に多いことが問題点として挙げられます。勤怠データが福利厚生や給与管理システムと連携し、反映されているケースはまだ少ないです。

事例1 社員の働き方の可視化と給与への反映

勤務データをそれぞれのアプリケーションに入力する業務や、勤怠データの中の必要なデータを各管理システムに取り込む作業をRPAで自動化しています。給与計算や年次有給休暇付与、社会保険料計算業務などが早く正確に行えるようになります。

事例2 入社・退職の手続き

Excelで社員情報を管理している場合は、Excelの情報を取得し、得た情報を元にシステムの情報と照合を行い、更新を行うという作業が存在します。それらの作業を、予め該当社員の情報を抽出してロボットに情報を与えることで、システムに登録されている情報の更新を一任し、更新された情報の確認を再度人間が行うといった二重の手間を省くことができます。

その他

  • 定期区間、経路、期間、金額などの入力ミスの検知
  • ⻑時間労働者の一覧化と担当部署管理職へのアラート連絡
  • 収集した勤怠データに間違いがある場合のメール差し戻し

営業部門のRPA導入事例

 

問題点

営業部門では、商談など顧客とのコミュニケーションに多くの時間を費やさなくてはならない一方、顧客データの管理、情報収集、資料作成など社内での定型的な事務作業が多くなってしまうことが問題点として挙げられます。

事例1 顧客データの管理

顧客から預かった受注伝票をOCRを活用して取り込み、RPAでデータを自動更新して管理することができます。受注データや販売データなどの複数のデータベースで管理している情報の一元管理が可能となります。

事例2 資料作成

ロボットが営業担当者のスケジューラーを確認し、顧客情報を収集し提示資料を自動生成をしてくれます営業活動の時間を捻出することで、営業力の強化につながります。

その他

  • 担当者が営業活動情報に登録した結果を集計して翌朝速報値としてメール配信
  • 交通費等をExcelに入力して所定フォルダに格納しておくことで、自動で経費精算システムに登録
  • 複数のプロジェクトに従事するコールセンター要員の工数を集計。プロジェクト毎の工数集計一覧、オペレータ毎の給与支給マスターデータを作成

 

マーケティング部門のRPA導入事例

問題点

マーケティング部門では、顧客からの評価であったり、競合他社の価格情報などを逐一確認する必要があります。店舗型ビジネスでは各店舗データの管理も煩雑になるという問題が挙げられます。

事例1 顧客の評価と競合他社の情報管理

インターネットでの自社の製品やサービスに対する評価を自動的にWeb上で検索し、どのサイトでいくらで販売しているか、評価や口コミ等を一覧化してくれます。競合他社の商品価格情報も自動的に取得し、定期的にエクセルに落とし込み、取得済みであることを担当者へメールで報告してくれます

事例2 自社の店舗情報の管理

店舗が100店舗を超えると、様々な管理画面からデータを取得することは非常に難しくなります。複数のソフトウェアで形式の異なるデータをエクセルへの落とし込みを実施し、収集したデータからグラフ作成、またさらにレポートにまとめてくれます

その他

  • Excelで用意した原稿を元にSNSやブログに自動投稿

まとめ

様々な部門で定形的な作業を効率化できることはお分りいただけたでしょうか。

今まで人間が行なっていた作業をRPAを使うことによって、より速く、かつ正確に行うことができるようになります。単純作業や事務作業を行なっていた人材をさらなる高度な作業に活かすことができるようになり、結果として、新たな事業のアイデアなどの創造に繋がるのではないでしょうか。

今回の事例を参考にRPAの導入をご検討ください。


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