企業の競争力を高めるために、DX（デジタルトランスフォーメーション）は欠かせない取り組みです。さらに、昨今においてDXは効率化の手段としてますます注目を集めていますが、なぜDXを推進することで業務効率化につながるのでしょうか。
この記事では、DXの基礎から業務効率化につながる理由や、取り組む際のポイントを詳しく解説します。企業のDX推進担当者の方は、自社のDX推進や業務効率化を実現するために参考にしてください。
目次
DXとは？
DXとはどのようなものか、概要や重要性、昨今の日本のDX推進の現状について解説します。
DXとは何か
DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用して業務プロセスやビジネスモデルを変革し、競争力を強化する取り組みを指します。単にアナログ業務をデジタル化するだけではなく、IT技術を用いて業務の効率化や新しい価値を創造することが目的です。
たとえば、手作業で行われていたデータ入力や書類管理を、デジタルツールを使って自動化することや、クラウド技術を活用してデータの一元管理を実現することがDXの一例として挙げられます。ここで重要になるのが、DXを実現する過程で、業務プロセスやデータ管理の見直しをすることです。
DXの目的
前述した通り、DXはデジタルツールやITを導入することだけが目的ではありません。あくまでもデジタル化は手段であり、業務の効率化や生産性向上によって創出した時間で、企業が新しい価値提供を行うことがDXの目的です。
そのため、業務自体の見直しや業務プロセスの簡素化を行うBPRのような取り組みをセットで行うことで、DXの本来の目的である「デジタルを生かした新しいサービスや商品を創り出し、顧客に新しい価値をもたらす」を実現することができます。
DXの重要性
DXの重要性は、企業がデジタル技術を用いて業務プロセスやビジネスモデルを最適化し、競争力を強化できる点にあります。市場環境が急速に変化する現代では、DXにより迅速な意思決定や効率的な業務管理を実現し、顧客満足度の向上や新たなビジネス機会の創出を可能にします。
また、総務省の情報通信白書によると、日本の生産人口は1995年をピークに減少し続け、2050年には5,275万人（2021年比で29.2％減）に達すると予測されています。この生産人口の減少により、企業は生産性の向上が急務の課題です。
DXを通じて業務のデジタル化や自動化を進めることで、企業全体の生産性向上が図られ、人手不足への対応も可能になります。つまり、DXは新たな価値創造に加え、人材不足への解決策とも言えるでしょう。
日本のDXの現状
日本では、DXの導入が一部の大企業で進んでいるものの、多くの中小企業ではまだ道半ばです。中小機構の調査によると、日本の企業の約70%がDXを必要としていると認識しているにもかかわらず、実際にDXを推進できている企業は30%程度です。
この遅れの理由として、ITやDX推進に関わる人材不足の回答が最も多く、必要性を認知しているものの、DX推進に適した人材がいないことが企業の足枷となっていることがわかります。そのため、国や自治体がDX支援を行い、中小企業でもDXを実現できるような取り組みが進められています。
参考：中小企業のDX推進に関する調査（2023年）｜独立行政法人 中小企業基盤整備機構機構
なぜDXが業務効率化に繋がるのか
DXは単に業務のデジタル化を指すのではなく、業務プロセス全体を見直し、自動化や効率化を進めることが可能です。たとえば、クラウドを活用してリアルタイムでデータ共有を行ったり、AIを使ってデータを分析したりすることで、これまで人手で行っていた業務をシステムに任せることができます。
また、DXの大きな特徴は、データを活用することで意思決定のスピードや精度を向上させられる点です。従来の業務では情報が部門ごとに分断されていたり、手作業での処理が遅れていたりすることが多くありました。DXを導入することで、データの一元管理や業務の可視化が可能となり、結果として業務効率が向上します。
DXによる業務効率化の例
DXの実現により、どのように業務効率化が可能なのでしょうか。ここでは、DXによる業務効率化の具体例を紹介します。
データの一元管理ができる
DXの導入によって、異なるシステムや部門で管理されているデータを一元化することができます。これにより、情報の共有がスムーズになり、重複作業や無駄な確認作業を削減できます。また、リアルタイムで最新のデータにアクセスできるため、迅速な意思決定が可能になります。
たとえば、営業部門と製造部門が同じデータベースを使うことで、在庫情報や販売データを即座に共有でき、無駄な在庫の発注や納期遅延のリスクを減らすことができます。
データ分析の精度が上がる
AIや機械学習を活用したデータ分析により、従来では見えなかった業務のボトルネックや、業績向上のためのインサイトを得ることが可能です。たとえば、顧客データを分析することで、マーケティング施策の効果を予測し、効率的なキャンペーンを実施することができます。
DXを通じて得られる精度の高いデータ分析は、業務改善やコスト削減にも寄与します。
最新ツールの活用により生産性が向上する
DXでは、最新のツールやシステムを導入することで、生産性を劇的に向上させることができます。たとえば、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用すれば、データ入力や帳票作成などのルーチン業務を自動化し、人手によるミスを減らしながら業務を効率化できます。
さらに、クラウドサービスを導入することで、社内外問わず、いつでもどこでも仕事ができる環境を整えることができ、働き方の柔軟性も向上します。
DXで業務効率化を実現する5つのポイント
DXで業務効率化を進めるには、5つのポイントがあります。以下でそれぞれ詳細を解説します。
スモールスタートにする
DX導入は、最初から大規模に進めるのではなく、まずは小規模なプロジェクトから始めることが推奨されます。スモールスタートにすることで、リスクを抑えながら実際に効果を確認し、改善点を洗い出すことができます。
小規模な成功事例を積み重ねることで、全社的なDX導入へのスムーズな移行が期待できます。
現在の業務プロセスを見直す
DXを導入する前に、現在の業務プロセスを可視化し、業務の無駄や非効率な部分を洗い出すことが重要です。DXは、単にツールを導入するだけでは効果を発揮しません。業務プロセスを整理し、最適化することで初めて、DXによる効率化が実現します。
自社に適したツールを導入する
DXには多くのツールが存在しますが、すべての企業に適したツールがあるわけではありません。自社の業務や規模に応じて、最適なツールを選定しましょう。特に、導入後の運用やサポート体制も考慮に入れることで、効果的なDX推進が可能になります。
現場や実務者への理解を得る
DXの成功には、現場の協力が欠かせません。実務者がDXに対して理解を深め、メリットを感じられるようにすることで、導入後のスムーズな運用が期待できます。従業員に対する研修や教育を行い、現場の声を反映したDX推進が重要です。
DX人材を確保する
DXを推進するためには、専門的な知識を持つDX人材が必要です。社内での人材育成のほか、外部からの採用を検討し、デジタル技術に精通したスタッフを確保することで、DX推進がスムーズに進みます。また、デジタル技術の理解が不足している従業員に対しては、研修や教育の機会を設けることが効果的です。
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DXで業務効率化をする際のよくある落とし穴
DXで業務効率化を実現する際は、以下の3つ点に気をつけて進行しましょう。それぞれ詳細を解説します。
目的がないまま遂行しない
DXを進める際は、明確な目的と目標を持つことが大切です。単に「デジタル化すれば良い」という漠然とした考えでは、効果的なDXは実現できません。業務効率化や生産性向上、コスト削減といった具体的な目標を設定し、それに基づいてDXを推進しましょう。
長期的な視野を持つ
DXは一朝一夕に完了するものではないため、長期的な視野で段階的に進めることが重要です。特に、大規模な組織や複雑な業務プロセスを持つ企業では、段階的にDXを進めることで、トラブルを最小限に抑えられます。
また、単純な業務から自動化や効率化に取り組みましょう。スモールスタートすることで、徐々に人材やリソースの確保もでき、計画的に進行できます。
現場のフォローをする
DX導入後も、現場の状況を継続的にフォローすることが重要です。導入時だけでなく、運用後も定期的に現場からのフィードバックを収集し、改善点を洗い出すことで、DXの効果を最大化できます。現場の従業員がシステムに慣れるまでのサポートを継続的に行いましょう。
DXによる業務効率化を進める際の手順
DXによって業務効率化を進める手順は以下の通りです。
- 現状の課題を洗い出す
- 目標や目的を設定する
- DX推進のための人材を確保する
- 導入するツールを選定する
- テスト・運用を行う
それぞれの詳細については、以下で解説します。
現状の課題を洗い出す
DXを推進する前に、現行の業務プロセスの課題を明確にすることが重要です。どの部分が非効率であり、改善の余地があるのかを洗い出し、DXによって解決できる点を見極めましょう。
目標や目的を設定する
DXを推進する際には、具体的な目標を設定しましょう。たとえば、「業務時間を○%短縮する」「コストを○%削減する」といった、明確な指標を立てることで、成果を測定しやすくなります。
DX推進のための人材を確保する
DXの成功には、専門知識を持ったDX推進チームが必要です。外部のコンサルタントを雇う、もしくは社内でデジタルスキルを持つ人材を育成するなど、組織に合った方法で人材を確保しましょう。
導入するツールを選定する
課題や目標に基づき、最適なDXツールを選定します。コストや機能、操作性、導入後のサポート体制を考慮し、自社に最適なツールを選びましょう。
テスト・運用を行う
ツールの導入後は、小規模なテストを行い、実際に業務プロセスに適用して問題がないか確認します。テストの結果に基づいて改善を加え、全社的な運用を開始します。
DX推進・業務効率化を実現するならDXBoost｜Peaceful Morning
DXを推進するためには、適した人材の確保が欠かせません。導入するツールの知識はもちろん、社内でどのようにツールを活用するのか、また、これまでの業務プロセスを理解し推進できる人材が必要です。
DX Boostは、企業のデジタル変革（DX）を支援するための人材紹介サービスです。クラウドワークスグループであるPeaceful Morningが運営しており、データ分析や業務自動化に精通したDXのエキスパートを即日ご提案します。
DXや業務効率化に必要な人材を確保し、効率的なプロジェクト推進を目指している方は、ぜひ以下より詳細をご確認ください。
DXの支援実績と成果
ここでは、DX Boostを含むPeaceful Morningのエキスパート人材による、DXの支援実績について紹介します。
A社：総合商社
＜課題＞
- 月15,000件程の発注書対応を残業して対応していた
- 自社に合うツールの選定ができていない
＜支援内容＞
- 業務効率化のための要件定義や設計
- DX人材のアサイン
＜成果＞
- 残業時間50%削減
- 事務職の体制を8名から5名に減らし、人材コストを削減
B社：大手自動車メーカー
＜課題＞
- 社内のDX人材を育成するためのリソースが不足
- 従業員のサポート対応が追いつかない状況
＜支援内容＞
- RPAトレーニングの提供
- 従業員のDX推進におけるサポートの代行
＜成果＞
- リソースの確保ができたことによる従業員のサポートに対する満足度が向上
C社：大手物流系企業
＜課題＞
- 過去にDXツールを導入したが現場の理解が得られず頓挫
- トップダウンなDX推進体制
＜支援内容＞
- DXの必要性について理解してもらうために、現場の方へワークショップを実施
- 費用対効果を加味した効率化対象業務の選定
＜成果＞
- 業務効率化コンテストが社内で開催されるなど、現場のDXの必要性が浸透した
まとめ
DXは業務効率化を実現するための最適な手段です。デジタル技術を活用することで、業務プロセスを最適化し、生産性を向上させることが可能です。正しいプロセスを踏み、現場の協力を得ながらDXを推進することで、企業の競争力を高めることができます。
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