AI-OCRの導入を検討するなかで、「AI-OCRは実務では使えないのではないか」と懸念されることがあります。確かに、すべての業務に完璧に適合するわけではなく、導入後に想定外の課題が浮上するケースもあります。しかし、運用の工夫や業務との適切なすみ分けにより、十分な効果を発揮させることができます。
この記事では、AI-OCRが実務で使えないと言われる理由や、導入後によくある失敗例を解説し、実務で活用するための対処法も紹介します。AI-OCR導入を成功させたい方は、ぜひ参考にしてください。
AI-OCRとは何か？
AI-OCRとは、人工知能（AI）を活用して紙やPDFなどの文書を自動で読み取り、テキストデータに変換する技術です。従来のOCRとの違いは、手書き文字や非定型レイアウトにも対応できる点にあります。
画像から文字を認識し、さらに文書の構造や意味を理解しながら処理を行うため、請求書や申請書などさまざまな帳票を効率的にデジタル化することが可能です。業務の自動化やミスの削減につながるため、バックオフィス業務を中心に導入が進んでいます。
関連記事：AI-OCRとは？OCRとの違いやメリット・デメリット、製品の比較ポイントを解説
AI-OCRの主な機能5選
AI-OCRの主な機能は、以下の5つです。
- 文字認識機能
- レイアウト認識機能
- 非定型帳票対応機能
- 自動仕分け・分類機能
- 外部システムとの連携機能
それぞれ解説します。
文字認識機能
文字認識機能は、AI-OCRの中心的な役割を担う技術です。印刷文字だけでなく、手書き文字も高精度に認識できる点が特徴となっています。
これにより、紙に書かれた申込書やアンケートなどもデジタルデータとして活用できるようになります。誤字の修正機能や、濃淡の調整も自動で行われるため、読み取りの手間を減らすことができるでしょう。日常的に紙ベースでやり取りされる業務の効率化に貢献します。
レイアウト認識機能
レイアウト認識機能とは、文書内の表や段組、罫線の構造を識別して、正確に情報を抽出する仕組みです。AIがレイアウトの構造を自動で把握するため、表形式や複雑なレイアウトにも柔軟に対応できます。
そのため、帳票の種類に関係なく、必要な情報だけを抽出することが可能になります。手作業での確認や修正作業を減らすことで、業務負担の軽減が期待できるでしょう。
非定型帳票対応機能
非定型帳票対応機能は、フォーマットが一定でない文書にも対応できる点が強みです。従来のOCRでは、あらかじめ決まったレイアウトでなければ正確に読み取れませんでした。
しかしAI-OCRは、AIが内容や構造を自動で学習するため、レイアウトの異なる請求書や納品書も処理可能になります。これにより、多種多様な文書にも柔軟に対応できる体制を整えられるでしょう。
自動仕分け・分類機能
自動仕分け・分類機能とは、読み取った文書を種類ごとに分類して保存できる機能です。たとえば、請求書、見積書、契約書などを自動で振り分けることで、ファイル管理の手間を大幅に減らすことができます。
帳票が多い業務では、仕分け作業だけで時間を取られることもありますが、この機能を活用すれば、人的ミスも防げるでしょう。業務の効率化と品質向上の両立が実現します。
外部システムとの連携機能
外部システムとの連携機能は、AI-OCRで読み取ったデータをそのまま他のシステムに取り込める機能です。たとえば、会計システムや販売管理システムと連携することで、入力作業を省くことができます。
APIやRPAと組み合わせて運用することで、より広範囲な業務の自動化が可能になるでしょう。連携を前提とした設計を行うことで、AI-OCRの活用範囲がさらに広がります。
AI-OCRが実務で使えないと言われる理由7選
AI-OCRを導入しても、現場に定着しなかったり、期待した成果が得られなかったりするケースも見受けられます。ここでは、AI-OCRが実務で使えないと言われる理由と原因を7つ紹介します。
全ての文字を100％正確に読み取れない
AI-OCRは高精度な読み取りが可能ですが、完全ではありません。文字のかすれや手書きのクセが強い場合、正確に認識できないことがあります。
特に、帳票の一部が汚れていたり傾いていると、誤認識のリスクが高まるでしょう。業務で使用する場合は、後工程での確認や修正作業が発生する可能性があります。導入前に読み取り精度をしっかり確認しておくことが重要です。
非定型文書の認識の場合には限界がある
AI-OCRは非定型帳票にも対応できますが、すべてのレイアウトに対応できるわけではありません。複雑な構造や図形、複数のフォントが混在する文書は誤読の原因になります。
毎回レイアウトが変わるような帳票では、精度が不安定になりやすいでしょう。認識率が低下すると手作業が必要になり、結果的に効率が落ちてしまいます。活用前に対象帳票の種類を見極めましょう。
初期費用が高額
AI-OCRの導入にはソフトウェアの費用だけでなく、環境構築やカスタマイズのための初期投資が必要です。特に、オンプレミス型や高機能なクラウド型を選ぶと、初期費用が高くなりやすいでしょう。
コストに見合う効果を得るには、業務量や作業時間の削減効果を明確に試算することが重要です。導入後に「割に合わなかった」とならないよう、費用対効果を慎重に見極めましょう。
導入後に操作を覚えるまでに時間がかかる
AI-OCRは、システムや操作画面に慣れるまでに一定の時間がかかります。特に現場の担当者がITに不慣れな場合、導入後のトレーニングが欠かせません。操作方法を理解するまでに手間がかかると、一時的に業務効率が落ちる可能性もあります。
スムーズに運用を始めるには、導入時にしっかりとしたマニュアルや研修の準備が必要です。サポート体制が整ったサービスを選ぶことも対策のひとつです。
柔軟なカスタマイズに対応していない
AI-OCRの中には、自由な項目設定やレイアウト調整が難しい製品も存在します。特定のフォーマットにしか対応できない場合、業務の実態に合わせにくくなります。
帳票の仕様が変わるたびにベンダーに依頼する必要があると、運用コストも上がるでしょう。柔軟な設定変更ができるかどうかは、導入前に確認しておくべき重要なポイントです。
処理速度が遅い
処理速度が期待よりも遅いと、業務全体の流れに影響を及ぼす恐れがあります。特に大量の帳票を一度に処理する場合、処理時間の遅延が顕著になります。
クラウド型で通信が不安定な場合や、画像の解像度が高すぎる場合にも速度が落ちることがあり、リアルタイム性が求められる業務では、速度も重要な選定基準のひとつです。事前にデモ環境で試すことをおすすめします。
データの漏洩や不正アクセスのリスクが高まる
AI-OCRは電子データを扱うため、セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩のリスクが発生します。特にクラウド型の場合は、インターネット経由で外部と通信するため、セキュリティ対策が必須です。
ログ管理やアクセス制限がないと、社外への情報流出の危険性もあります。導入時は、暗号化機能やアクセス権限の設定など、安全性の高い仕組みがあるかどうかを確認してください。
AI-OCR導入後によくある失敗例
AI-OCR導入後によくある失敗例を3つ紹介します。失敗例を基に気をつけるべき点についても解説していますので、参考にしてください。
書類レイアウトの違いで正確に読み取れなかった
AI-OCRを導入しても、帳票ごとにレイアウトが異なると読み取り精度が落ちることがあります。たとえば、同じ請求書でも企業によって記載位置やフォントが微妙に違うため、AIが項目を正確に識別できない場合があるでしょう。
その結果、データの抜けや誤認識が発生し、手作業による確認が必要になります。導入前には、自社で使われている帳票の種類を洗い出し、対応可能なレイアウトかどうかを事前に検証しましょう。
縦書きや特殊文字に対応できなかった
縦書き文書や特殊な記号・フォントを含む帳票に対応できないAI-OCRも存在します。日本語特有の縦書きや、手書き風の文字、旧字体などが混在する書類では、読み取り精度が著しく下がる傾向にあります。
公的な文書や手書き申請書で起こりやすいため、注意が必要です。導入を検討する際には、縦書き対応や文字種の認識精度について、ベンダーに確認しておくことが重要でしょう。
仕分け機能がなかったため手作業が増えた
AI-OCRには自動で帳票を分類する機能がある製品もありますが、すべてに搭載されているわけではありません。導入後に「仕分け機能がなかった」と気づき、結局人の手でファイルを整理することになったというケースも報告されています。
これでは作業効率が下がってしまい、AI-OCRを使う意味が薄れてしまいます。必要な機能が含まれているかを事前に確認することで、こうしたミスを防げるでしょう。
AI-OCR使えないとき感じた時の対処法
AI-OCRを導入してみたものの、「思ったほど使えない」と感じてしまうケースもあります。そうしたときは、原因を整理し、適切な対処を行うことで、実務への活用が可能になります。ここでは代表的な対処法を3つ紹介します。
実際に使う帳票で精度を試す
AI-OCRの読み取り精度は、使用する帳票の内容や形式によって変わります。そのため、導入前に実際の業務書類を用いてテストを行うことが重要です。
自社で使われている請求書や申請書などを用いて、どの程度の精度で読み取れるかを確認しましょう。事前にテストすることで、読み取りエラーの原因を把握でき、導入後のトラブルを防ぐことにもつながります。ベンダーにテスト環境の依頼をすることもおすすめです。
無料デモやトライアルを活用してから導入を検討する
AI-OCRの性能や操作性を事前に確認するためには、無料デモやトライアルの活用が有効です。多くのサービスでは、一定期間無料で使えるトライアル版が用意されており、実際の操作感や帳票への対応力を体感できます。
導入前にこうしたサービスを使えば、精度だけでなく、現場スタッフの使いやすさも確認できます。本格導入前の検証は、失敗を未然に防ぐために欠かせないステップです。
対象業務に適したAI-OCRを選ぶ
AI-OCRには、請求書特化型や汎用型など、用途に応じたさまざまな製品があります。業務内容に合っていないツールを選んでしまうと、「使えない」と感じる原因になります。
たとえば、非定型帳票を多く扱う場合は、レイアウトの柔軟性が高い製品を選ぶべきです。自社の業務内容と帳票形式を明確にしたうえで、それに対応できるAI-OCRを選定することが、導入成功のポイントとなります。
関連記事：【2025年最新】AI-OCR比較10選｜選び方・価格・導入時の注意点を解説
まとめ
AI-OCRは、紙帳票を効率よくデジタル化できる便利な技術ですが、導入後に「思っていたより使えない」と感じる場面もあるかもしれません。しかし、導入前のテストや無料トライアルの活用、業務に合った製品の選定によって、これらの課題は解消できます。
なお、Peaceful Morningでは、AI-OCRツール「AI JIMY（エーアイ・ジミー）」の正規販売代理店として、導入のご支援を行っています。無料トライアルの提供に加え、サンプル帳票をご提出いただければ、弊社で精度検証を無料で実施するキャンペーンも実施中です。以下より、お気軽にお問い合わせください。
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