会議が終わった後、内容を精査して議事録を作成する作業は、予想以上に従業員の負担になりがちです。特に、わかりやすく完璧な議事録を作成しようとする従業員ほど、他の業務に追われ、後回しにしてしまうこともあるでしょう。
業務効率化が求められる現代では、必要書類やデータを用意した後、AIを活用して効率化し、コア業務に時間を充てる従業員が増えています。
この記事では、AIを活用した議事録作成について解説します。議事録を作成するなかで抱えがちな悩みからAI議事録作成ツールにできること、AIを活用することで得られるメリットについて解説しているので、議事録作成を効率的に行いたい方は参考にしてください。
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目次
議事録作成の悩み
議事録作成においては、会議内容の精査が難しい、準備に時間がかかるなど作成前に関する悩みだけではありません。会議中のメモ取りが追いつかない、要点をどこに絞っていいかわからないなど、従業員の性格や特徴による悩みも多く存在します。
1度でも苦手意識を抱くと、解消するまではもちろんのこと、完成までに時間がかかってしまいます。
大切な資料であるものの、効率的に仕上げるためにも、会議内容から決定・検討事項の共有を円滑にすること、さらには担当者や責任の所在を明らかにするなど、議事録の本来の目的を理解した上で作成に携わる必要があります。
本記事では議事録作成における目的と悩みを踏まえ、AIを活用することでどのようなことが実現できるのかに焦点を充てて解説します。
AI議事録作成ツールとは｜従来の文字起こしツールとの違い
AI議事録作成ツールとは、AIが会議音声を読み取りながらテキストを自動生成し、議事録として保管・編集・共有できるツールのことです。これまでは録音した会議音声を聞き返してテキストデータにする必要があった作業ですが、生成AIの活用を通じて手間を省きながら効率的に品質の高い議事録作成を実現できます。
AI議事録作成ツールで実現できること
作成の目的や従業員の性格、特徴などによってさまざまな悩みや課題が生まれやすい議事録作成ですが、さまざまな課題や悩みを解決できるとして、近年ではAI議事録作成ツールを活用する企業が増えています。ここでは、AI議事録作成ツールで実現できることとして、特筆したい3つの特徴について解説します。
音声を使ったリアルタイム文字起こし
AI議事録作成ツールには、生成AIが搭載されているため、録音・リアルタイムを問わず高精度で聞き取り、テキストデータに変換できます。ツールによっては、誰が何を話したのかが一目で判断できる話者識別機能も搭載されています。
これまでの文字起こしは誰が発した内容かを特定しながら精査する必要がありましたが、ツールの活用によって会議内容の流れをスムーズかつ効率的に整理できます。
自動での要点の抽出・要約
会議内容を精査した後、会議の核となる部分を自動で抽出・要約してくれる点も特徴の1つです。仮に予想以上に長引いた会議であっても、ツールによって短時間で会議の要点を把握できます。要約精度の高いツールであれば、1つひとつの発言の重要度を判断し整理するため、会議のスタートとゴールを把握した上で実用的な議事録作成につながります。
情報活用
クラウドタイプのツールは、議事録の共有を円滑にするという特徴があります。これまでは各部署の従業員や上層部にメールやチャットツールを使って共有する必要がありましたが、ツール上で即座に共有可能です。会議内容を振り返る上では議事録が欠かせませんが、ツールに搭載された各種機能を有効活用することで、会議後の効率化にも期待できます。
AIを活用して議事録を作成するメリット
AIを活用した議事録作成には、メモ取りに対する精神的不安やコア業務との兼任による業務負担の解消をはじめ、下記のメリットにも期待できます。
業務工数と時間の削減
AI搭載型のツール活用によって、業務工数と業務時間の削減につながります。これまでは録音された会議内容を従業員がコア業務と並行して内容の洗い出しやテキスト化、内容を整理・精査していました。ツールの活用によって大幅に削減でき、情報の整理や内容把握がスムーズに進みます。
仮に、これまで会議内容のメモ取りに悩みを抱えていた従業員も、ツール活用を通じて会議に積極的に参加した上で議事録作成に取り組めます。また、手作業と比べて短時間で内容の文字起こしもできるため、コア業務に支障を来す心配もいりません。
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会議の質向上
会議内容がすべて録音されることで、参加者は自身の言葉に責任を持つようになります。参加者は発言が録音されていると理解しているため、会議の目的に応じた発言を意識します。
またツールによっては会議内容を分析できる機能を備えたものも多く、例えば発言量のバランスや頻出する単語、会議の時間配分の可視化を通じて会議そのものの改善点の特定にもつながります。
分析結果をうまく活用できれば、一方的な会議なのかそれとも建設的な会議ができているのかが一目で確認できるようになり、多角的な視点から会議の質向上につなげられます。
情報共有と意思決定の迅速化
ツールで作成された議事録は、作成と同時にデジタルデータ化されるため、いつでもどこからでも検索や共有が可能です。そのため、仮に企業方針の変更に伴う会議が複数回行われ、議事録が複数存在していた場合でも、必要な議事録のみを取り出した上で関係者へ共有できるので、迅速な意思決定につながります。
ツールによっては、蓄積された議事録データを基に、重要なキーワードや話題を抽出後、関連する過去の会議を自動提案する機能を搭載しています。有効な機能を適材適所で活用できれば、組織やチーム内の知識管理の効率化につながるため、テーマの重複を防ぎながら企業の現状に即した会議が行えるでしょう。
正確性・一貫性の向上
手作業で議事録を作成する場合、従事する担当者の性格や体調によって進捗・品質にばらつきがでることがあります。ツールを活用することでAIが担当者に代わって議事録を作成するので、品質や作業速度が一定に保たれます。また、構成パターンも統一されるため、担当者ごとに起こりがちだった構成の違いによる読みにくさもなくなり、議事録に一貫性が出ます。
専門用語が頻出する会議も、AIの学習機能によって意味の解釈精度が上がるため、使用頻度が高いほど正確な議事録作成につながります。
情報セキュリティ向上
会議の目的によっては、企業の機密情報が複数含まれる場合があります。そういった意味では、情報漏洩リスクを不安視する担当者もいるかもしれません。しかし、ツールの多くは企業で使うことを前提としているため、高度な暗号化技術や厳格なアクセス権限が設計されています。
堅牢なセキュリティ環境のもとで情報を処理・保存・蓄積できる特徴から、従業員の各端末で管理するときと比べても適切に管理すればリスクを低減できるのは、AI議事録作成ツールのメリットといえるでしょう。
商談の質向上
ツール起動とともに会議内容の録音が始まり、同時にテキストデータとして生成されることで、会議の本質をスムーズに把握できます。例えば見込み客との商談に関する会議を行った場合でも、テキストデータの自動生成と既に実施された情報の整理により、商談におけるポイントや改善点の洗い出しが容易に進みます。
社内業務に留まらずビジネス全般に関する会議での活用によっては、見込み客や既存客とのコミュニケーション強化につながり、商談の成功率や質の向上にも期待できます。
データベース構築
AI議事録作成ツールは、録音された音声データやリアルタイムによる発言内容を自動でテキストデータ化し、議事録として保存・蓄積できます。ツール活用を通じて、いわゆる議事録のデータベースを構築できることから、組織全体で活用すべき知識やノウハウの蓄積と継承、さらには過去の議事録から類似議論の参照も容易に行うことが可能です。
コスト削減
AI議事録作成ツールの導入によって多方面でのコスト削減に期待できます。例えば作成業務を担う従業員の時間コストや、外注に作成を委託していた場合の外注費用などです。会議頻度が高く議事録の作成回数も多いほど、固定費用や月額料金のみでさまざまなコスト削減に期待できます。
また、作成担当者が複数いた場合でも、ツール導入によってコア業務に集中できるようになるため、人件費や人材配置の最適化にもつながります。
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導入から運用までのステップと成功のコツ
ツール活用を通じて、議事録作成における品質と速度の向上を図るには、どのように導入し、実用化させるとよいのでしょうか。ここでは、導入から運用までのステップと実用化を成功させるコツについて解説します。
録音環境の構築・整備
音声が正確に聞き取れない環境だと、AIの認識精度が落ちてしまうため、まずは録音環境の構築・整備を済ませましょう。できる限り静かな場所を会議室にする、録音・リアルタイムのテキストデータ化を目的にマイクスピーカーを導入するなどの工夫によって、AIの精度向上と質の高い議事録作成につながります。
発言ルールを定義する
発言ルールの定義も導入前に実施しておきましょう。同時発言や割り込みは避ける、参加者1人ひとりが明瞭な発言を心がけるといった発言ルールを決めておくことで、AIの読み取り精度やテキストデータの品質向上に期待できます。
AIモデルのチューニング・単語登録
業界や領域特有の専門用語が頻出する会議の場合は、ツール導入後にカスタム辞書や単語登録機能を使い、専門用語を登録しておくことをおすすめします。さまざまなトピックに関する知識を持つAIが搭載されているといっても万能ではありません。事前に単語登録を済ませることで認識精度の向上につながり、会議内容に即した議事録をスムーズに作成できます。
生成AIと連携
ChatGPTをはじめとする生成AIを議事録ツールと連携させ、要約やタスクの抽出、内容の分析までを一気通貫で自動化する環境を構築することで、議事録作成の効率化につながります。ツールが作成したテキストを生成AIで二次処理することで、「誰が」「何を決めたのか」「次のアクションは」といった複数の項目を瞬時に可視化できるようになります。
生成AIとの連携を済ませることで、会議後のフォローアップ業務が短縮されるため、組織的な実用化を実現できるでしょう。
AI議事録作成ツールを導入するときの注意点
AI議事録作成ツールを導入する上では、下記の3つの注意点に留意しましょう。
人間の確認・修正が必須
AI議事録作成ツールを導入しても、生成される議事録の内容が完璧なわけではありません。例えば議論が活発化したために話者1人ひとりの内容が正確に聞き取れなかった場合、自動生成されたテキストデータの品質が落ちてしまいます。
会議の実施場所や環境によって起きるデータの品質低下リスクを考慮し、従業員による二重確認や修正が必要になる点は念頭に置きましょう。
コストが発生する
AI議事録作成ツールには無料タイプも存在しますが、多様なビジネスシーンに活用できる機能や高度な認識技術を求めるのであれば有料タイプの導入は避けられません。ツールの活用と実用化に向けてマイクスピーカーをはじめとした先行投資も必要ですが、有料タイプを導入する場合には、初期費用や月額費用などがかかる点にも留意しましょう。
セキュリティとプライバシーを確保する
導入検討にあたっては、ツールのセキュリティ機能と社内での管理体制の双方を同時に進めることも大切です。社内での議事録データに関する利用ルールや管理体制も並行して行わなければ、従業員による意図的または偶発的な顧客・機密情報の流出を招き、重大なコンプライアンス違反や損害賠償トラブルにつながりかねません。
ツールの安全性チェックを前提とした上で「誰が」「いつ」「どこまで」「利用・アクセスできるのか」など、社内向けのセキュリティとプライバシーを保護する明確なルールを策定しましょう。
AI議事録作成ツールごとの選び方
AI議事録作成ツールと一口にいっても、多様な種類が存在します。特徴や搭載する機能が魅力的であるかどうかは、企業の利用目的によっても変わります。ここでは、ツール活用を通じて改善したい目標ごとの選び方について解説します。
議事録作成に特化したツール
議事録作成にかかる多様なコストを抑えたいのであれば、議事録作成に特化したツールが有効です。オンラインタイプとオフラインタイプ、さらにはどちらにも対応しているツールが存在し、セキュリティの高さや専用ボイスレコーダーにより効率化が向上する業務範囲などに違いがあります。
一例としては、オンラインであれば日本語に特化したAIエンジンを搭載した「RIMO Voice」、オフラインであればパソコンやスマートフォンだけでなく、専用ボイスレコーダーで多様なビジネスシーンに対応可能な「AutoMemo」が挙げられます。
会議の効率化・共有・管理に特化したツール
会議の効率化や決定事項を速やかに共有したい、適切に管理したいといった目的がある場合は、議事録作成に関連する業務に特化した機能が豊富なツールが有効です。
例えば「スマート書記」であれば、会議中であっても専用エディターを操作することで議事録の見出しやToDoリストの設定が同時進行で実行できます。このほかリンク共有やMicrosoft Wordでの出力など、会議内容の共有に特化した「Synclog」もおすすめです。
会議や商談内容の“見える化”に特化したツール
会議内容の記録・共有に留まらず、将来的に教育研修や商談に関する重要データとして活用したいときは、会議や商談内容の見える化に特化したツールがおすすめです。
例えば「ACES Meet」であれば、話者の顔向きや表情、話し方や会話の割合で内容を分析できるため、会議の本質をわかりやすく見える化できます。このほか「いきなり議事録」であれば、録画したデータから編集ソフトを使わずにダイジェスト動画を作成できる特徴を活かし、業務マニュアル作成などを効率的に行えます。
まとめ
会議後の議事録作成は、一般的にコア業務と並行して取り組まなければならない業務であるため、担当者の肉体的・精神的負担の増加やメモ取りに対するストレスなどが課題になりがちです。こうした問題を解決へと導くのであれば、業務効率化に有効なAIを搭載した議事録作成ツールの活用がおすすめです。
なお、AIに精通したプロからツールの導入・運用支援を受けたいときは、Peaceful Morningの「Robo Runner」がおすすめです。「Robo Runner」では無制限のチャットサポートやWebミーティング、豊富なeラーニングコンテンツを通じて、主要ツールの習得から実際の業務活用まで、企業や部署のDX推進を全面的にサポートします。
生成AIを含むデジタルツールの活用により業務効率化を図りたい方は、ぜひお気軽にご相談ください。
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