RPAの人気が高まり、自社にもRPAを導入しようと検討されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
RPAの導入を成功させることによって業務時間の削減など会社にとって大きな利益を生み出す一方で、RPAの導入に失敗してしまう方も多くいらっしゃいます。そこで、本記事ではRPA導入に失敗する主な原因と失敗しないためにするべきことを紹介します。事前に失敗する原因を把握し、スムーズなRPA導入を行えるように準備しましょう。
RPA導入・運用でよくある失敗事例
まずは、RPA導入や運用でよくある失敗例を2つ紹介します。後述では、失敗の原因と対策を紹介しているため、是非ご覧ください。
RPAのメンテナンスで時間を取られてしまう
RPAで業務を一度自動化すればそれで終わりではなく、業務手順や取引先とのルールの変更などがあれば都度、RPAの見直しを行う必要があります。
この点を考慮せず、頻繁に変更が行われる業務を自動化すると、RPAで得られる業務削減時間よりもメンテナンスに割く時間が上回り、業務時間が増えるといった逆効果になる可能性があります。
このようにRPAの特性を理解せずに、導入してしまうと業務時間が増えるといった失敗に陥りやすくなります。
RPAに依存しすぎで業務が止まる可能性がある
RPAで一部の業務の自動化に成功すると、会社全体の業務にRPA導入を進め、RPAに依存しがちになります。しかし、RPAはITシステムであるため、予期せぬトラブルが起きる可能性があることを考慮する必要があります。その際に、RPAの復旧体制が整っていなければ、業務が停止している状態が続きます。また、RPAへの指示内容や設定が間違っていた場合、間違えた業務を継続することになります。
このようにRPAへ依存し、予期せぬ事態に対応する体制を築けていないことでマイナス効果になる場合もあります。
RPA導入に失敗する原因
RPAは業務効率化にとても有効なツールです。事前に導入失敗する原因を把握し、スムーズに導入効果を得られるように、RPA導入における主な失敗原因を紹介します。
RPAを導入する目的が不明確なまま導入を進める
RPAを導入する際に、導入する目的が不明確なまま進めてしまうことで失敗する事例があります。
RPAは、一部の業務を効率化するための手段であるため、解決したい課題や目標が明確でなければRPA導入による効果は得られないでしょう。
また、近年ではRPAを導入する会社が増えたため、「他の会社が導入しているから」など無目的に導入を進めてしまうケースが残念ながらあります。したがって、RPAを導入する際には、RPAでどのような課題解決や目標を達成したいのか明確化する必要があります。
RPAの運用ルールを決めていない
RPAを運用するためのルール設定は導入を成功させるためには必須です。
RPAは、人間が決めたプロセスにしたがってロボットが自動的に処理を行います。しかし、業務プロセスの変更やルール設定に漏れやミスが生じた場合のロボットの修正・改修を行うルールを決めておく必要があります。
ロボットの不具合を修正せず間違った処理を繰り返すことで修正に多くの時間を割くことになったり、誤ったデータの活用によってクレームに繋がるなど、逆効果になってしまう可能性があります。
そのため、ロボットを扱える人材の育成やチェック体制を整えることはRPA導入時には欠かせません。自社で補えない場合はRPAの導入サポートのサービスを活用するのも有効な方法です。
ロボットの作業領域の理解不足
RPAは業務効率化に効果的なツールではありますが、万能なツールではありません。
RPAが向いている業務や向いていない業務を理解せずにむやみにRPAを導入することも失敗の原因になります。
RPAの作業領域は、ルーティンワークのような単純業務に限られます。RPAは複雑な業務には対応していないため、導入時には業務フローを整理し、RPAで改善する業務を洗い出し選定する作業が必須です。RPAに向いている業務・向いていない業務について詳しく知りたい方は以下の記事を御覧ください。
RPAの導入効果が可視化できていない
RPAの導入効果が把握できない状況に陥り、RPAの導入に失敗してしまう可能性があります。
導入効果が可視化できていないと、導入に成功したのか、成功させるためにはどこを改善すればいいのかなどが分からず、RPAの効果が得られず導入に失敗したと判断してしまうことがあります。
RPAを導入する際には、具体的な目標を設定し、社内で共有しておくことで、導入の成否を判断しましょう。また、導入効果を分析する際に、費用対効果や業務の削減時間に目が行きがちですが、従業員のモチベーションへの影響など定性面の効果についても分析する必要があります。
RPA導入を成功させるために必要なこと
次に先述した失敗に陥ることなくRPA導入を成功させるために必要なことをお伝えします。
RPA導入の目標設計と成果を測る
RPAを導入して、どんな課題を解決したいのかという目的を明確にする必要があります。
導入の目的・目標が明確でない場合、導入すること自体が目的となってしまうことがあるため注意しましょう。
RPAを導入する際にはまず、業務の棚卸を行い、RPAでどれくらいの業務時間の削減が見込めるのかといった具体的な目標設計を行います。目標設定したら導入後にその目標が達成できたのかといった成果を測る必要があります。成果を測る指標として主に以下の3つがあげられます。
①業務の削減時間
RPAを導入する前と導入した後で業務にかかる時間を計測し、どれくらいの業務時間の削減になったかを計測します。残業時間などを指標にすると効果が可視化できるでしょう。
②業務創出時間
これまでやりたかったが面倒であったり時間がなくてできなかった業務をロボットに任せることで新たに創出できた業務にかける時間を集計するケースもあります。具体的にはお客様に広告の効果をデイリーで報告したかったが手間がかかって難しかったケースにおいて、毎日ロボットが広告効果を集計しPDFのレポートにしてメール送付するようなロボットが作れれば、新たな価値を創出することが可能です。
③従業員満足度
RPAの導入効果は数値で測れるものだけではありません。単純作業がなくなることでのストレスの軽減、付加価値の高い業務を行うことによる従業員満足度の向上もRPAを導入するメリットです。
そこで、従業員満足度調査を行うことで、RPA導入による満足度を測ることも大切です。
ロボット開発のゴールを明確にする
ロボット開発の手順として、まずはゴールのイメージをすることが重要です。ロボット開発のゴールとは、自動化後の業務の最終形のことを指します。ゴールを明確にすることで、方向性が定まるため、第一歩が踏み出しやすくなります。またゴールに向けてロボット開発の全体像を明らかにすることで、導入にあたっての課題が具体的になり、解決策を質問したり、調べたりすることが可能になります。そこでロボット開発の工程を３つに分けて紹介します。
工程①業務を機能に分解する
まずは業務の分解をします。
どんな業務も「前処理からのインプット」「処理」「後処理へのアウトプット」の3つに分けられます。
そして、「処理」は、より細かい作業に分けることができ、分けた「作業」も、「前処理からのインプット」「処理」「後処理へのアウトプット」に分けることができます。これを繰り返し、最小単位の機能まで業務を分解します。
イメージとしてはこのようになります。これは自動化に限らず、業務改善や業務引き継ぎにも必要な工程です。
工程②ひとつひとつの機能を作る
2つ目の工程として画像のように分解した機能でフローを作成し、実際にロボット開発を行います。
各機能分のコンテナを作り、表示名と注釈だけ(アクティビティは空)でフローを作成というやり方でこの工程に取り組みます。その際に表示名や自分の考えたことを注釈に残しておくと、後々の変更やメンテナンスが楽になります。
工程③それぞれの機能を連携させて組み立てる
3つ目の工程はコンテナごとに作成したロボットの動作をチェックしながら、処理を繋げます。
コンテナ間のデータは変数で、ワークフロー間のデータは引数で受け渡し、次の作業に引き継ぎながら全てのものを繋げていきます。そこで動作をチェックする際には繋げたものを頭から確認するのではく、工程ごとにできるだけ小さい単位で確認することがポイントです。
これら3つの工程に慣れてきて余裕が出てきたら、ハードコーディングを出来る限り排除したり、同じような処理は、ワークフローとして抽出して複数箇所から呼び出すなど、将来のメンテナンスや次のロボット作成が楽になるように気を遣うようなると、よりロボット開発が簡単にできるようになります。
RPAを推進する人材の確保
RPAの導入を成功させるにはRPAに詳しい人材が必要です。RPAは導入しただけで効果を得られるツールではありません。そのため、RPAの導入から運用まで一貫してRPAで行う業務フローの変化やトラブルにも対応できる人材は必須です。
人材確保の方法は、社内でRPAを扱える人材を育成するか、外部から採用するかの2つの選択肢があります。
社内の人材育成は、業務理解が進んでおり、RPA導入がスムーズに進むといったメリットがある一方で、育成にコストや時間がかかるといったデメリットもあります。
外部からRPAに詳しい人材を採用することは、育成するコストや時間がかからないといったメリットがある一方、業務に対する知見がないため、部署間の調整が難しいといったデメリットが考えられます。
社内で育成する方法も外部から採用する方法もどちらにもメリット・デメリットがあるため、社内でしっかり検討して選ぶことをおすすめします。
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