【RPAを全社展開へ】業務効率化を「当たり前」にするためのRobo Runner活用事例｜シミックソリューションズ株式会社

Peaceful Morning株式会社では、RPA・UiPathのオンラインサポートサービス「Robo Runner」を提供しています。本インタビューでは、「Robo Runner導入事例」として実際の利用者様のリアルな声をお届けします。

今回は、メディカル・ヘルスケア分野のリーディングカンパニーである、シミックソリューションズ株式会社の皆様にお話を伺いました。同社では、「Robo Runner」をUiPath研修後のユーザー様に対して、RPA開発のペースメイクやフォローの一端としてご利用いただいております。

■インタビューにご協力いただいたご担当者様

▼RPA推進担当

シミックソリューションズ株式会社 ビジネスソリューションズ統括本部 ICT部 田中 裕和様

シミックソリューションズ株式会社 ビジネスソリューションズ統括本部 ICT部 相原 崇史様

▼RPA開発/ユーザー

シミックソリューションズ株式会社 ビジネスソリューションカンパニー オペレーションサポートグループ 伊藤 惠美様

株式会社オーファンパシフィック生産本部 本部長 高須 秀明様

シミック株式会社 クオリティマネジメント本部 信頼性保証部監査グループ 井上 佳紀様

グループ全社でRPAを「当たり前に」。業務の自動化を全社展開へ

ーーシミックソリューションズ株式会社の事業についてご紹介いただけますでしょうか。

相原様：1992年に日本で最初にCRO（医薬品開発支援）というビジネスを開始し、 リーディングカンパニーとしてお客様の様々なニーズに対応してきました。これまで培ってきた豊富な経験とノウハウを最大限に活かし、製薬会社での受託サービスをはじめ、医薬・医療業界での就業を中心とした人材派遣サービス、医師の転職を支援する人材紹介サービス等を提供しています。

ーー相原様、田中様が所属されているICT部では、どのような活動をされているのでしょうか。

相原様：私たちICT部IT-EUXのRPA推進事務局は、シミックグループ全社に向けて、RPAのツールを利用し現場で業務を行うエンドユーザが主体的にワークフローを内製することでシミック社内におけるRPA規模拡大、業務の自動化を全社展開することを目的としています。

Robo Runnerを活用しIT(開発)スキルの向上を目指すことで、2021年から上記の目的を果たすということで導入を試みました。2021年から現在の形式での取り組みになっています。

上記のことから、シミックグループにおけるシミックソリューションズ株式会社のRPA推進の全社に向けての取り組みの一環という形となると思います。そのため、RoboRunnerの利用を促す対象が、グループ全社となっています。

ーーグループ全社でRPAの展開・推進をされているのですね。Robo Runnerを導入されたご感想をお聞かせください。

田中様：私や相原はグループ全社でRPAを「当たり前」に活用してもらうことをミッションとして掲げています。まずは、RPAを活用してもらうために、基礎部分をもっと固められるようにしていくことが我々の課題でした。

相原様：背景として、私たちはRPAの導入や推進をする部署ではありますが、専門知識を保有しているわけではないため、テクニカルな部分の解決を促すことは難しい状況でした。

Robo Runnerを導入したことで、チャットや面談を通して、RPAの基礎の構築をはじめ、つまずいた部分の解決や次に何をすべきかまで明確にしていただけるため、スピーディーかつ正確にロボット製作の知識が身につけられていると思います。

RPAを推進する我々ICT部・サポート対象者の両者の負担軽減になったのは大きいですね。

パソコン上の定型業務はとことん効率化。Robo Runnerの伴走支援により「新たなチャレンジ」ができた理由

ーー会社全体で業務効率化に取り組まれているのですね。実際にRobo Runnerのサポートをユーザーとして利用した伊藤様、高須様、井上様は、どのような経緯で利用されたのでしょうか。

伊藤様：私の業務の1つに、PDFデータをテキスト変換し、ウェブ情報に適合させて、外部サイトへの掲載用フォーマットに変換する作業があります。このプロセスを手作業で行うよりも、より効率的な方法があるのではないかと考え、ICT部に相談し、Robo Runnerを活用するに至りました。

高須様：私はグループ会社の「株式会社オーファンパシフィック」に所属しているのですが、様々なパートがある中で承認取得に必要な生産情報作成、Supply Chain Management(以下、「SCM」)を担当しています。SCM業務をRPAとエクセルで自動化することを目標としていました。元々、システム開発に携わっていた経験からRPAにも興味があり、社内イントラでRobo Runnerを知りました。Robo Runnerは常に教えてくれる環境があることに惹かれ、活用に至りました。

井上様：私は監査業務を担当しておりますが、監査は紙やPDF等を見て、記録や報告書を手書きやWord等文書でおこす手書き作業が多い業務です。その為、ツールやシステムを活用して、チェックや簡易的な作業を自動化したいと考えたていたところ、RPAの情報を得たこと、また、過去にRPAを使用した経験があったこともあり、業務の自動化を考えました。

しかし、使用していた頃のインターフェイスとは変わっていることもあり、プロのサポートを受けた方がよいと考えRobo Runnerを活用しました。

ーー実際にどのような業務を自動化しましたか。また、Robo Runnerを利用したご感想はいかがでしょうか。

伊藤様：最初は、新しいツールの活用やロボットの制作に対して自信がもてず、むしろ抵抗感を抱いていました。しかし、Robo Runnerではわからないことをすぐに聞ける環境だったため、毎回、挑戦する気持ちでサポートを受けました。

Robo Runnerのサポートチームは、非常に丁寧かつ迅速に対応してくれたため、ロボットの制作がスムーズに進み、私自身のモチベーションも高まりました。また、周りからのフィードバックも非常にポジティブで、RoboRunnerの有用性を実感することができました。Robo Runnerを活用したことで、一歩前進し、他のITツールにも積極的に取り組む意欲がわいてきました。

井上様：RPAの使用経験はあったものの、以前とは異なる仕様や操作方法に多少の不安がありました。実際に利用してみて、例えば初心者でRPAの使い方がわからない方でも、専門知識のあるプロが伴走してくれることで、不安を取り除けるのではと感じています。

ロボットが2名分の稼働をすることが目標。誰もがトライできる環境づくり

ーー今後どのようにRPAを活用していきたいですか。

伊藤様：大量のデータ処理だけでなく、細かな業務においても活用していきたいと考えています。最終的には人の目で確認をする必要はありますが、作業時間を大幅に削減でき、データの精度を高めることができることが分かったので、今後は、日常的な反復業務を効率化していきたいと思います。

高須様：私は会社全体で50名ほどのグループ会社に所属していますが、いわば全員が高い技術を持つエキスパートの集まりです。しかし現場の高齢化に伴い、定年を迎えて退職される方も段々と増え、人員不足の解消や一人一人の負担軽減のために、業務を標準化、IT化したうえでロボット化し2名分の働きをするようにすることが目標です。請求書の支払い処理自動化も開発を進め、後々は全ての部署で使用できるようなロボットを制作したいと考えています。

井上様：私が所属しているグループでは、RPAのニーズはある一方で、UiPathの費用対効果を疑問視する声もありました。そのような背景もあり、RPA導入のための予算を確保できない可能性が高く、早期に成果を上げる必要があったのです。まずは、「RPA」自体の費用対効果を示す実績を作った上で、他の方でもトライしやすい環境作りをしていきたいと考えています。

RPAをビジネススキルの1つに。RPAの特性を理解することで、業務効率化の次のフェーズへ

ーー現場の皆様からRPA活用について前向きなご意見や今後の展望をお聞かせいただきました。RPAを推進する部署としては、どのように今後の展望を考えていますか。

田中様：RPAを活用できるシーンがあるにも関わらず、まだまだ活用できていない方が多い印象です。先行した印象だけで、実際にRPAを触っていないけど毛嫌いする方が多いですが、エクセルやワードのように1つのツールとして身近なものに感じられるよう展開していきたいですね。

しかし、RPAの具体的な情報は少ないため、研修内容やサポートは今後もPeaceful Morningさんに、ぜひご協力いただきたい部分です。

相原様：現場でRPAをビジネススキルの1つとして、誰もが活用できるよう推進していきたいと考えています。AIやGPTが発達し、RPAの時代が過ぎたかのように言われている面もありますが、効率化に関する部分ではRPAの有用性が非常に高いと思います。

様々なテクノロジーが進化する中で、RPAの特性をきちんと理解しトライすることで、業務効率化の次のフェーズにもスムーズに入れるはずです。

そのため、RPAやRobo Runnerを部署ごとに継続的に展開できるようになるよう、今後も推進していきたいですね。その上で、RPAを活用できるユーザー数を年ごとに倍に増やしていくことが、我々の今後の目標になっています。

ーーインタビューにご協力いただきましてありがとうございました。

 いかがでしたでしょうか。RPAの活用事例が今後どう全社に拡がっていくのか、楽しみですね！

RPAの導入・サポートにご興味をお持ちの方はRobo Runnerのご活用を検討くださいませ。