Googleの無料RPAツールとは？AppSheet Automationの特徴やできることを徹底解説

Googleが提供するRPAツール「AppSheet Automation」は、業務の自動化をノーコードで実現できる便利なツールです。無料プランがあり、誰でも手軽に試せます。

本記事では、Googleが提供するRPAツール「AppSheet Automation」の特徴やできることを解説します。また、他のアプリと連携できるiPaaSとしての役割や、具体的な活用事例についても紹介するので、業務の自動化や効率化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

GoogleのRPAツールAppSheet Automationとは？

GoogleのRPAツールAppSheet Automationとは、これまで手動で行っていた作業を自動化させる機能が搭載されたツールです。自動化できる作業例を以下にまとめました。

• メールの送信
• モバイルアプリで通知を受け取る
• RDFファイルの作成

上記以外にも自動化できる作業は多くあり、活用例は後述していますので参考にしてください。

AppSheet Automationのプラン

AppSheet Automationには、以下の5つの料金プランが用意されており、無料プランでも多くの機能を利用できます。ただし、外部への公開や一部の機能（メール送信やプッシュ通知）は制限があります。

無料プランの場合、10人までは利用できるため、まずは無料プランで検証し、自社の業務効率化に利用できると判断した場合にはCoreプラン以上を活用するといいでしょう。

Automationの核となるのがBOT

AppSheet Automationを活用して業務自動化を行うには、「BOT（ボット）」の仕組みを理解することが重要です。BOTは、特定の条件やトリガーに応じて、事前に設定された処理を実行する仕組みです。

AppSheetの開発画面には「Automation」というメニューがあり、ここでBOTの設定を行います。データの追加や更新をトリガーとしてメールを自動送信する、特定の時間になったら処理を実行する、といった操作を自動化できます。BOTを適切に設定することで、業務フローの効率化を実現し、手作業を減らすことが可能になるでしょう。

AppSheet Automationの特徴

GoogleのRPAツールのAppSheet Automationの特徴は以下の3つです。

• Googleが提供する無料のRPAツール
• ノーコードで業務自動化が可能
• 他アプリと連携させて利用するiPaaSサービス

それぞれ解説します。

Googleが提供する無料のRPAツール

AppSheet Automationは、Googleが提供するRPAツールで、無料プランと有料プランが用意されています。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用でき、最大10名まで無料で試せます。

初期費用なしで導入できるため、業務自動化のテストや小規模な運用から始めやすいのがメリットです。さらに、Google Workspaceとの親和性が高く、既存のGoogleサービスと組み合わせて効率的な業務フローを構築できます。

ノーコードで業務自動化が可能

AppSheet Automationは、ノーコードで業務の自動化を実現できるため、プログラミングの知識がなくても利用できます。

あらかじめ用意されたテンプレートやGUI（グラフィカルユーザーインターフェース）を活用することで、ドラッグ＆ドロップの操作で簡単に自動化フローを設定可能です。業務の効率化を図りたいが、開発リソースが不足している企業や個人でも手軽に導入できる点が大きなメリットと言えるでしょう。

他アプリと連携させて利用するiPaaSサービス

AppSheet Automationは、Googleサービスだけでなく、さまざまな外部アプリと連携できるiPaaS（Integration Platform as a Service）としても活用できます。

Googleスプレッドシートやカレンダーのほか、SalesforceやSlack、Webhookを利用した外部データ連携も可能です。異なるツールを組み合わせることで、より高度な業務自動化が実現できるため、幅広い業務プロセスに適用できます。

AppSheet Automationの活用例

Google RPAツールAppSheet Automationの活用例を以下にまとめました。

• メール送信の自動化
• 別のBOTを起動させる
• カレンダー連携によるスケジュール管理の自動化
• レポート作成の自動化
• GWS（Google Apps Script）の実行と戻り値取得
• APIやWebhookの実行
• SMSの自動配信
• フォーム入力データの整理
• 承認フローの自動化
• Actionの実行

それぞれ解説します。

メール送信の自動化

AppSheet Automationでは、特定の条件に応じてメールを自動送信できます。例えば、フォームの入力完了時に確認メールを送る、タスクの期限が近づいたら通知するなどの設定が可能です。

送信内容や宛先をカスタマイズできるため、業務プロセスに合わせた柔軟な運用ができます。そのため、手作業でのメール送信を減らし、業務の効率化と対応ミスの防止が期待できるでしょう。

別のBOTを起動させる

1つのBOTから別のBOTを起動させることができ、例えば、データ更新をトリガーとして第一のBOTが実行され、その結果を受けて第二のBOTが追加の処理を実行する、といった連携が可能です。

これにより、複雑な業務フローも自動化でき、作業の流れをスムーズに統合できます。多段階の処理を自動化することで、業務全体の最適化が図れます。

カレンダー連携によるスケジュール管理の自動化

Googleカレンダーと連携すれば、スケジュール管理の自動化を実現できます。例えば、会議の予定が追加されたら参加者へ通知を送る、タスクの期限が近づいたらリマインドを設定する、といった活用が可能です。

手作業でのスケジュール調整を減らし、チーム全体の業務進行を円滑にするのに役立ちます。カレンダーの変更に応じたリアルタイムな対応も可能です。

レポート作成の自動化

データの収集・分析を自動で行い、レポートを作成することも可能です。例えば、日次や週次で売上データを集計し、Googleスプレッドシートに自動反映させる、特定の条件に達したら関係者にレポートを共有するなど、手間をかけずにデータ管理が可能になります。業務の可視化が進み、意思決定のスピード向上にもつながるでしょう。

GWS（Google Apps Script）の実行と戻り値取得

AppSheet Automationでは、Google Apps Script（GWS）を実行し、その戻り値を活用できます。 そのため、Google スプレッドシートのデータ更新、Gmailの自動送信、カレンダーの予定作成など、さまざまな業務を自動化できるのが強みです。 スクリプトの実行結果をAppSheetのワークフロー内で活用できるため、複雑な処理の自動化が容易になります。

APIやWebhookの実行

外部サービスと連携するためのAPIやWebhookを活用できます。そのため、業務アプリとCRMを接続したり、他のクラウドツールとのデータ同期を行ったりすることが可能です。

特定の条件をトリガーしてAPIリクエストを送信し、データを取得・更新する仕組みを作れば、手作業を大幅に削減できるでしょう。

SMSの自動配信

予約確認や支払いリマインドなどの通知を、SMSで自動配信することも可能です。あらかじめ設定した条件に基づき、迅速かつ確実にメッセージを送信できるため、手動による送信ミスを防ぐ効果を期待できるでしょう。

フォーム入力データの整理

AppSheet Automationは、オンラインフォームからの各種データを自動で収集・分類できる機能があります。入力エラーの検出や重複データの排除、フォーマット変換などを実施し、整理されたデータを即時にシステムへ反映されるため迅速な意思決定を後押しします。

承認フローの自動化

経費申請や休暇申請などの承認フローを構築すれば、承認プロセスも自動化できます。申請が行われると即座に上司へ通知を送り、承認後は自動でデータが更新され、その情報が共有されるため、手動での確認作業が不要になります。業務の透明性が向上し、承認作業の遅延を防げるでしょう。ワークフローの柔軟なカスタマイズも可能で、企業の運用に応じた承認プロセスを簡単に構築できます。

Actionの実行

AppSheet Automationでは、特定の条件を設定し、自動的にアクションを実行できます。例えば、新規顧客情報が追加された際に担当者へ通知を送る、支払い状況に応じてリマインダーを送信するなどの処理が可能です。

データの変更や外部サービスとの連携もスムーズにでき、手作業の負担を大幅に削減できます。シンプルな操作で複雑な処理を自動化できるため、業務の効率化とミスの削減に貢献するでしょう。ノーコードで設定できるため、プログラミングの知識がなくても活用しやすいのが特徴です。

AppSheet Automationのメリット

GoogleのRPAツールAppSheet Automationを導入した場合、以下のようなメリットがあります。

• 無料プランがあり気軽に試せる
• ノーコードで使えるためプログラミング知識不要
• テンプレートを利用することで更なる効率化が期待できる

それぞれ解説します。

無料プランがあり気軽に試せる

GoogleのRPAツール「AppSheet Automation」は、無料プランを提供しており、誰でも気軽に試すことができます。導入時の費用負担がなく、実際の業務にどのように活用できるかを確認しながら検討できる点がメリットです。

たとえば、社内の申請業務を自動化する場合、まずは無料プランで基本的なワークフローを作成し、動作を確認することができます。その後、より高度な機能が必要になれば、有料プランに切り替えて運用を拡大できます。

このように、無料プランがあることで、コストをかけずに導入を検討できるのがAppSheet Automationのメリットです。まずは試して、業務の効率化につながるかを確かめるとよいでしょう。

ノーコードで使えるためプログラミング知識が不要

AppSheet Automationは、ノーコードで操作できるため、プログラミングの知識がなくても扱えます。専門的なスキルが不要なため、誰でも直感的に自動化を始められる点が特徴です。

例えば、営業報告の自動集計を行う場合、あらかじめ用意された機能を選ぶだけで簡単に設定できます。コードを書かなくても、条件に応じたデータの処理や通知の送信などを実行できるため、スムーズに導入できます。

このように、ノーコードで利用できることで、IT部門に依頼することなく業務の自動化が可能です。日々の作業を効率化しながら、社内の負担を減らすことができるでしょう。

テンプレートを利用することで更なる効率化が期待できる

AppSheet Automationには、あらかじめ用意されたテンプレートがあり、業務の自動化をスムーズに進められます。ゼロから作成する必要がなく、すぐに活用できる点が強みです。

例えば、経費精算のワークフローを構築する場合、既存のテンプレートを使えば、申請から承認、データ管理までを簡単に設定できます。複雑な作業を一から設計する手間を省けるため、短時間で運用を開始できるでしょう。

AppSheet Automationのデメリット

GoogleのRPAツールAppSheet Automationを導入した場合、以下のようなデメリットがあります。

• 既存のアプリケーション等と連携させて利用する必要がある
• UIが日本語に対応していない

以下でそれぞれ解説します。

既存のアプリケーション等と連携させて利用する必要がある

GoogleのRPAツール「AppSheet Automation」は、単体での業務効率化には適していません。他のRPAツールと比べ、独立した自動化機能が少なく、既存のアプリケーションと連携させることが前提となります。

例えば、業務のデータ管理を自動化する場合、GoogleスプレッドシートやGmailと組み合わせる必要があります。これにより、データの入力や通知の送信を自動化できますが、これらのツールがなければ機能を十分に活かせません。

そのため、AppSheet Automationを導入する際は、Googleの各種サービスと組み合わせることを前提に考える必要があります。自社の環境に適した連携方法を検討し、スムーズに活用できるかを確認しましょう。

UIが日本語に対応していない

AppSheet AutomationのUI（ユーザーインターフェース）は、2025年2月現在、日本語に対応していません。メニューや設定画面がすべて英語で表示されるため、操作に戸惑うことが考えられます。

ワークフローを作成する際に英語の専門用語が出てくるため、内容を正確に理解するには翻訳ツールを活用する必要があります。ただし、細かな設定やエラーメッセージなどは機械翻訳では分かりづらく、誤った設定をしてしまう可能性もあるため注意が必要です。

ただし、サポートページは2024年3月より日本語に対応しています。そのため、不明な点がある場合は、こちらを活用すると良いでしょう。

AppSheet Automationで開発可能なアプリの例

AppSheet Automationで開発可能なアプリを下記表にまとめました。

上記のように、AppSheet Automationを活用することで、さまざまな業務アプリを開発できます。特に、業務の自動化やデータ管理を効率化するアプリの作成に適しています。

顧客管理システムでは、顧客情報や取引履歴をデータベース化し、必要な情報をすぐに確認が可能です。また、日報管理システムを導入すれば、従業員がスマートフォンから業務報告を入力でき、リアルタイムでデータを集計が実現できます。

さらに、予約・受注管理システムを活用すれば、予約の受付や注文状況の把握がスムーズになります。在庫管理システムでは、商品のバーコードをスキャンすることで管理の手間を減らし、在庫が一定数を下回ると自動で通知を送ることも可能です。

このように、AppSheet Automationを活用することで、手作業で行っていた業務を効率化し、作業負担を減らすことができるでしょう。導入を検討する際は、自社の業務に合ったアプリを選びましょう。

まとめ

GoogleのRPAツール「AppSheet Automation」は、ノーコードで業務を自動化できる便利なサービスです。無料プランがあり、手軽に試せるため、初めてRPAを導入する企業にも適しています。

AppSheet Automationを活用すれば、メール送信やレポート作成、スケジュール管理など、さまざまな業務を効率化できます。ただし、既存のGoogleサービスと連携させて利用する必要がある点や、UIが日本語に対応していない点には注意が必要です。

業務の自動化を進めることで、作業負担を軽減し、生産性を向上させることが可能です。適切な機能を活用し、自社の業務に最適なワークフローを構築しましょう。

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