組織の中で働いていると「業務フロー図」という言葉を耳にすることがあると思います。
業務改善をしたり、業務の自動化ができるRPAを社内に導入する際も業務フロー図はとても役に立ちます。
業務を明確にし、効率化するためにとても重要な業務フロー図ですが「業務フローって聞いたことあるけど実際にどうやって作るの?」「何を意識して作ればいいの?」そんな疑問を持っている方もいらっしゃると思います。そんな方に向け、本記事では、業務フロー図を作成するにあたり注意すべき点や必須事項を紹介します。
目次
業務フローとは
業務フローとは、業務内容や業務の流れ、処理方法を可視化するためにつくる図のことを指します。標準化された記号や図形を使うことが一般的ですが、必ずしも図や記号を使う必要はありません。
業務フローを作成することで業務の開始から完了までのプロセス中で、誰が担当者で、どのような手順で業務を行うのかを可視化でき、従業員がそれぞれの役割や業務の順序を理解することを簡単にします。
業務フローを作成するメリットとして直観的な理解を助けるだけでなく、障害が発生した場合、発生箇所を特定しやすくなります。
業務フローチャートを書く前に明確にすべき3つのこと
実際に業務フロー図を作成するにあたりまずは業務内容、業務のプロセスを把握するために業務ヒアリングを行います。
ここでは業務ヒアリング時に押さえておきたい3つの重要なポイントを紹介します。
インプット・アウトプット・トリガーを明確にする
1つ目はインプット・アウトプット・トリガーを明確にすることです。
業務ヒアリングにおいてのインプットは材料、アウトプットは成果物、トリガーはきっかけのことを指します。
ヒアリングの対象業務において、何を材料に何を成果物をとして出さなければならないのか、また何をきっかけにしてその業務を行うことになるのかを明確にすることが必要です。
具体的には、「Aさんから〇〇というファイルが届いたら△△という作業を行う」「毎日10時になれば◇◇という作業を行う」といったように業務のインプット・アウトプット・トリガーを明確にする必要があります。
登場人物を明確にする
2つ目は登場人物を明確にすることです。誰からものを受け取って、誰に対して影響を与える業務を行うのかを明確にする必要があります。
基本的なことですが、業務ヒアリング時にここを曖昧にしてしまうと業務フロー図に担当者や業務の順序を明確に示すことができません。
求められるレベルを明確にする
3つ目は求められるレベルを明確にすることです。
求められるレベルとは主に時間・コスト・品質のことです。
例えば、10時に開始する業務があったとすると、開始したのはいいものの、その業務を午前中までに終わらさなければいけないのか、その日中に終わらせられればいいのかによって担当者の業務の優先順位が変わります。
そのため業務ヒアリング時には時間・コスト・品質の3つの項目を明確にする必要があります。
業務フロー図作成時の必要事項
業務ヒアリングを終えると、実際に業務フロー図を作成しますが、作成の際に必ず意識して欲しいことが大きく2つあります。
この2つを押さえることによって、より良い業務フロー図を作成することができます。
業務の可視化
業務ヒアリングの目的は業務の可視化です。
業務内容を可視化することはもちろんのこと、業務担当者のみでなく上司を含めて、なぜその業務があるのか、それを行う目的は何かといった背景も含め業務のすべてを可視化することがポイントになります。
業務ヒアリング担当者と業務担当者の双方が業務を理解できる形になっているか
業務フロー図を見て、業務ヒアリングの担当者、業務担当者の双方が業務内容を理解できるように表されているかがとても重要です。
例えば、RPAでロボットを開発する業務をフローチャートに落とし込みたい時にしっかりと作り込んで業務の抜け漏れなくフローチャートを完成させたとします。
しかし、その業務フロー図には開発者にしか分からない専門用語が多く使われており業務ヒアリング担当者は業務内容がわからない状態です。これでは成果物としてはいいものを作れたとは言えません。
いくらこだわりを持って作成しても、業務ヒアリングの担当者、業務担当者の双方が業務内容を理解できるように表されていなければ業務フロー図としては良いものとは言えないため、双方が理解できるということを意識して業務フロー図の作成をすることが必要です。
使用する図形・記号は意味を統一させる
業務フロー図を作成するにあたり、上記で紹介したポイントをおさえ、先ほど紹介した「いつ何をきっかけに」「どんな作業を」「どういう場合に」という3つの要素を含ませる必要があります。
ここで重要になるのが要素ごとに図や記号を統一することです。
同じ記号を使っているのに、この記号は「メール送信」という作業をするプロセス・処理を表している。一方、同じ記号を使っているがこちらの記号は「Yes/No」が答えとなる判断のプロセスを表している。このように記号ごとに要素を統一しなければ業務フロー図全体を見た時にとても見ずらくなり、業務の中でミスが起こる可能性があります。
見やすく、使いやすい業務フロー図を作成するためには使用する図形・記号の意味を統一し、なるべく少ない種類の図形・記号で作成することがポイントとなります。
実際の業務フロー図の例
では完成した業務フロー図がどのようなものになるのかを実際に使っていた業務フロー図を使って紹介します。
あくまで参考例なので必ずしもこの形にしなければならないということは決してありません。これまでに紹介した作成前に押さえておきたい3つのこと、業務フロー図の必須事項を意識して作れば、どんな形であれ問題はありせん。これらを踏まえ参考にしてください。
それでは業務フロー図を紹介します。
上記の画像は月初のレポーティングの業務フロー図です。
この業務は月初に前月末のお客様の残高情報のデータをとり、営業に伝えて、営業がお客様に情報を提供するという流れです。
今回は自分が残高情報のデータを取り、レポートにまとめる業務をする部署にいると仮定します。部署Aが営業部署、部署Bがレポートをつくるために必要なデータをもっている部署です。
皆さんにとって詳しい業務内容は重要でないため説明は省略します。
重要となるポイントは主に2つです。
1つ目は「なにをきっかけにその業務を始めるのか、求められるレベル、登場人物が明確にされているのか」
2つ目は「業務フロー図を見て、業務内容を理解できるのか」
です。
今回のフローチャートでは、ポイントであるトリガーは左側にある想定日、想定時間で、月初営業日に出社するのをきっかけに業務フロー図にそって業務を行います。
登場人物は自部署に所属している人に向けたフローチャートなので明確です。
求められるレベルは業務説明に詳しく記載されています。
また記号だけでは分からない所は右側にある業務説明、備考の部分で詳しく解説しています。
このようにポイントを抑えることによって業務内容が可視化され、スムーズに業務を行えるフローチャートを作成することができます。
実際に業務フロー図を作成しよう
業務フロー図を作成することによって普段行っている業務が整理され、ミスも起こりづらくなります。皆さんも実際に業務フロー図を本記事で紹介したことを意識して作成してみてください。
またRPAHACKでは業務の効率化をテーマにさまざまな記事を掲載しているので是非ご覧ください。
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