RPA導入のメリットとは?デメリット・導入事例・導入ステップも合わせて解説!

近年、様々なメディアでRPA(Robotic Process Automation)という言葉が並んでいます。読者の方の中にも言葉は知っているが、その意味やさらに深いところまでは理解できていないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回はRPAとは?というところから始まり、日本におけるRPAの導入状況、RPAを実際導入することにより、企業はどのようなメリットを得ることができるのか、逆にデメリットはあるのかなど、RPAの基本的な情報を紹介していきたいと思います。

RPAとは?

RPAという言葉はRPAソフトウェアベンダーであるBluePrism社が初めて使ったと言われていますが、一体どのようなものなのでしょうか。RPAは「Robotic Process Automation」の略称です。Automationという名の通り、人間がPC上で行うエクセルやブラウザなどの定型操作を自動化するロボットです。

ロボットというと実際の物体を想像される方もいるかとは思いますが、RPAはPC内やサーバー内で動くソフトウェアだと考えてください。

日本におけるRPA導入の現状

参考: 「RPA国内利用動向調査2020 -企業のRPA導入率は38%、大手企業は51%」(リンク:https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=391)

RPAという概念はご理解いただけましたでしょうか。ここでは実際RPAが日本の企業においてどの程度導入されているのか数字をみていきながら探っていきたいと思います。日本国内企業全体では、2018年で22%導入されており、2019年では38%に上昇しています。また大企業のみでみてみると、2018年の段階では27%であったのが、2019年になると51%と2倍近くで導入が進んでいます。一方、中小企業のみをみてみると、2018年で17%、2019年だと25%という結果になっておりそれほど導入が進んでいるとは言えません。

これらの統計データから推察できるように、日本全体でみると、RPAに対する認知度が高まる中で導入が増えている中で、大企業と中小企業とでは、まだまだ導入に関して差があるということがわかります。

参考: 「RPA国内利用動向調査2020 -企業のRPA導入率は38%、大手企業は51%」

RPA導入のメリット

RPAの導入状況はご理解いただけましたでしょうか。RPAという言葉は日本全体に広まりつつあるもやはり大企業と中小企業とでは、資金力の違いなどで導入状況に差が出てしまっています。ここではRPAを導入することにより得られるデメリットを紹介していきたいと思います。

人材不足の解消

人が行なっていたデータ入力などのデスクワーク作業はRPAを導入することで人の力を使わずにロボットにそれらの業務を任せることができます。また人がデスクワーク作業を1日に行えるのはこれまでは限度がありました。ですが、RPAはロボットなので一度作業を覚えさせることで24時間稼働してくれます。

このような点からRPAを導入することでより会社全体の生産性は向上し、業務改革が自然と促進され、単純作業から解放された人々をより創造性をもとめられる仕事、対面のコミュニケーション等の人しかできない仕事にシフトすることが可能となります。ます。

仕事の精度向上

人が入力作業を行う場合、手作業であるが故に、データの読み間違えや疲れによる入力ミスが発生してしまいます。しかし、RPAはロボットですので、入力ミスなどの心配をする必要がなくなります。

このように365日24時間、人間よりも早いスピードで黙々と仕事をしてくれる特徴をもつ、RPAを活用することでよりよいパフォーマンスをすることが可能となります。

RPA導入のデメリット

RPAを導入することでたくさんのメリットが得られる一方でデメリットも存在します。ここではそんなRPAのマイナス面を紹介していきたいと思います。

セキュリティに関するリスク

RPAは人の代わりにあらゆる業務を担当してくれるというメリットがあります。その一方で、人が業務の際に使用するアプリやデータソースへログインするために、IDやパスワードが必要なように、RPAもそれらが必要になります。つまり、IDやパスワードをRPAに教えることになるのです。

RPAが持つパスワード等の機密情報が第三者へ漏洩するということになれば、結果的に不正アクセスが行われてしまいます。そのため、RPAのシステムに対する使用権限の管理や外部からの不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策に関して、信頼のできるRPAツールを選ぶことがツールの価格や使いやすさ以上に重要になってきます。

業務のブラックボックス化の恐れ

RPAは一度業務をロボットに置き換えるとそのまま作業をロボットに任せることになります。そのためRPAがある日突然止まったしまった場合、従業員が業務の仕方を把握していないと業務自体が止まってしまう恐れがあります。そうならないよう、ロボットの行う業務の概要図等ドキュメントを残しておくことが重要です。

RPA導入をスムーズにするために必要なこと

ここではRPA導入におけるステップを簡単に紹介します。まず第一にRPAをうまく導入していくためにはまずは、業務プロセスの可視化をしていきながら人がやる必要のない仕事・RPAに向いている仕事を探っていく必要があります。

そして、自動化できる業務が見つかったらRDA(パソコン一台あれば始められるデスクトップ型のRPA)をパソコンにインストールして簡単な転記・入力作業を自動化していきましょう。最後にそれができたあとは社内に広げていくというステップが必要になります。社内に広げていくためにはやはり会社の方たちに興味をもってもらう必要性があります。

この会社内でファンを見つけることは以下の記事に詳しくかいてありますのでご参照ください。

「RPA導入における失敗しないための5ステップ」↓

このようにまずはいきなり会社全体で始めようとはせずに、小さなところから地道に初めていくことが、RPA導入の第一歩と言えます。

RPA導入の成功事例

RPAのメリット・デメリットについてはご理解いただけましたでしょうか?ここでは実際、企業・自治体ではどのようにRPAが使われているのか紹介します!

導入事例①(金融):東急カード株式会社

直感的な操作が可能なRPAは業務効率化だけでなく、IT教育の題材としても利用できます。鉄道を中心に様々な「街づくり」に関する事業を行う東急グループのなかで、クレジットカード関連業務や、広告・保険代理業務、計算・集金代行業務を扱う東急カード株式会社では、紙の書類を使った業務プロセス・膨大な作業を自動化するためにRPAツール・WinActorが導入されました。

業務の自動化に際しては、OCR(光学文字認識)という「紙に書かれた手書き文字や印字をデジタル化する技術」がRPAと連携して利用され、OCRを利用した紙書類のデジタルデータ化とWinActorによるデータの加工・集計、照合、システムなどへの転記の自動化により、これまでに累計約7,800時間もの効率化に成功しました。(2020/10/01時点)

また同社では、RPAを業務効率化のために導入すると同時に、従業員のITリテラシー向上のための教材としても活用しています。自らの業務を簡単に自動化できるRPA・WinActorは、ITの利便性をみじかで体験するのに適したツールであると言えます。

出典:『WinActor®導入事例【東急カード株式会社】

OCRについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください↓

導入事例②(教育):立命館大学

続いて、教育の場でのRPAの活用事例についてご紹介します。関西屈指の大規模総合大学である立命館大学では、「単純ながらも定期的に生じる大量の定型業務」を人の手で処理しなければならず、職員の業務の大半が「作業」であるという課題を抱えていました。そうした業務の軸足を「作業」から「創造的業務」へと移行するための取り組みとして「WinActor」の導入が検討されました。

導入に際しては「定型」「定期的」「大量」というRPAの強みを生かせる業務の自動化が進められ、具体的には「画面をクリックして確認する」という週に約3,000回、人の手により繰り返されていた支払い手続きの確定操作がWinActorに置き換えられました。年間約25万件に及ぶこの操作の自動化により業務効率は大幅に改善されました。同大学ではそのほかにも「定型」「定期的」「大量」の条件に当てはまる作業の自動化が進められ、情報の検討や判断といった人間にしかできない仕事に職員が集中できる環境の整備が進められています。

出典:『WinActor®導入事例【立命館大学】

WinActorについて詳しく知りたい方はこちらをご覧ください↓

導入事例③(自治体):別府市

日本有数の温泉都市である別府市は、観光業で栄える反面、少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少という問題を抱えており、行政サービスの提供に際して限りあるマンパワーを適切に運用するための施策が必要とされていました。同市は2019年6月にデジタルの革新技術を活用する『BEPPU×デジタルファースト宣言』を行い、その施策の一つである「行政運営のデジタルファースト」の一環として、RPAを用いた業務効率化が実施されました。

「開発ノウハウの蓄積」、「投資対効果の明確化」という二つの観点から、別府市では内製でのRPA開発が行われ、『UiPathアカデミー』や『UiPathフォーラム』などセルフスタディに有用な情報量が豊富な「UiPath」がRPAツールとして選択されました。別府市の試算によると、保険年金課の15の業務を対象に行われたRPAによる業務自動化は、15業務での年間作業時間を1,265.3時間から187.1時間に短縮し、1,078.2時間(削減率85.2%)の時間削減効果をもたらしました。RPAの活用により時間削減という定量的効果だけでなく、膨大な単純作業に追われていた職員の心理的負担の軽減などの定性的な効果も見られました。

出典:『導入事例:別府市

RPA導入の失敗事例

RPA導入に成功した事例も多くあるように失敗してしまった事例も中にはあります。ある会社では業務のプロセスの可視化を行わずにRPAの導入をし、結果としてその会社は期待した投資対効果を得ることができませんでした。

このように業務プロセス可視化せず、どのような業務にどのようなムダや課題があるのかを洗い出さずに導入してしまうと逆にRPA導入が従業員の負担になってしまったり人が手作業で業務を進めていった方が早いというケースにもなりかねません。RPAはすべての業務の自動化に向いているわけではないということを初めに理解し、業務プロセス全体を把握しましょう。そしてこの仕事であれば人ではなくRPAの方が高いパフォーマンスをだせるであろうということを見極めましょう。

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ここまで説明をしてきてRPAがどのようなものか理解していただけましたでしょうか。これから実際にRPAを導入してみたいと思う方やRPAスキルを身につけたいと思う方がいらっしゃいましたら、当社が紹介している「Robo Runner」というオンライン定着支援サービスがおすすめです。

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RPAを今後導入するか悩んでいる方へ

今回はRPAのメリット・デメリットを中心に紹介してきました。RPAを導入することによるメリットには、人材不足の解消や業務効率化など現在、多くの企業や自治体が必要とする課題とマッチしていることがわかりました。

しかし、その一方で、RPAを導入することはその分だけデメリットが存在します。なかなか導入に踏み込めないという導入担当者の方それらのことを正しく理解した上で一人で抱え込まず、業者などに相談などをしながらぜひRPA導入を進めて欲しいです。

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